¿Tus reuniones son una pérdida de tiempo? Aquí están las claves…

Durante muchos años he asistido a innumerables reuniones, de todas clases, pero analizando me di cuenta que algunas me entusiasmaban mucho, pero otras reuniones que mi stmarphone era mi mejor compañía. Entonces me pregunté, ¿Cuál era el factor que me hacía pensar, que una reunión era buena o no?. Dada esta interrogante que no me pude responder, comencé a buscar por internet y leer muchos blogs.

Proyecto GTD: #ConseguirReunionesProductivas

Tuve la suerte de encontrar un buenísimo libro – Reuniones que matan –  del autor Patric Lencioni un libro tan entretenido, que lo leí en un fin de semana. Trata de cómo organizar las reuniones, y que elementos son necesarias para hacerlas productivas. Esta fue mi primera acción formal del proyecto ;-).

Luego comencé aplicar las recomendaciones del libro, una a una, y ver como las adaptaba a mi situación. Para que tengan contexto de mi realidad, yo soy Líder de proyectos informáticos, la mayor parte de mi tiempo, lo utilizo gestionando proyectos grandes y pequeños, ya sea utilizando gestión formal (carta Gantt, EDT, etc.) o planificación natural. Además tengo a cargo unos cuantos sistemas, en los cuales soy responsable del soporte a nivel regional/internacional. Tengo un equipo pequeño de analistas, ya que la mayoría de los proyectos se desarrollan e implementan con proveedores y proyectos llave en mano.

Así después prueba y error, durante varios meses, de aplicar lo aprendido en las reuniones, mi conclusión es la siguiente:

• Reuniones de Estofado de temas: creo que no se necesita explicación para esto, ¿Cierto? Es común que ocurra en las reuniones de seguimiento semanales que se hablen de todos los temas. Con una minuta de reunión anterior o con temas de contingencia mezclando temas estratégicos con tácticos.
  
  • ¿Qué es un tema estratégico? Son temas que nos incidirán en el largo plazo. Lo ideal que se tenga una reunión específica para estos temas. 
  • ¿Qué es un tema táctico? Son cosas que nos están ocurriendo actualmente, y que se necesitan una solución rápida ya que impide continuidad.
  • Por lo tanto, se debe definir claramente el objetivo de la reunión, aunque generalmente las tácticas son semanales y las estratégicas mensuales.

• Carencia de Drama: Las reuniones efectivamente carecen de “entretención”, ya que cuando se trata de – no hacer sentir mal a nadie — no se produce el debate necesario, que hace, como se dice en chile, –  sacar los trapitos al sol – , es decir, salir a flote la verdad, para que con esta verdad, se tomen decisiones sobre lo que está ocurriendo. Uno como líder de proyecto, si ve que su grupo, no se dicen las cosas para no ofender al compañero, debe forzar para que esto ocurra. En el libro se relacionan las reuniones, con las películas de cine. ¿Por qué una película es más entretenida que una reunión? Para pensar…Ahora la tarea es generar drama productivo, ¿Cómo se consigue el drama?, produciendo conflicto, no estando de acuerdo con la otra persona, y el camino al éxito de la reunión se construye solo. Si no ocurre, como mencioné el líder, debe forzar que ocurra.

•  Tipos de reuniones:Lo ideal es planificar las reuniones clasificándolas en diarias, táctica semanal, estrategia mensual y repaso trimestral. Definiendo brevemente cada una de ellas:
  • Reunión Diaria: la idea es juntarse con el equipo y alinearse con las metas del día. En el libro recomiendan que sea de pie y que no se cancele cuando falta algún integrante. Tiempo 5 minutos. La idea es eliminar la cantidad de emails preguntando las dudas.
  • Táctica semanal: Se revisan las actividades de la semana y se resuelven los obstáculos que no permiten avanzar. Se recomienda no crea agenda hasta después de la exposición inicial. Y posponer los debates estratégicos. Anotarlos en la bandeja de entrada ;-). Tiempo 45 minutos a 90 minutos.
  • Estrategia mensual: Debatir y decidir cuestiones críticas que afecten en el largo plazo. Se recomienda limitar los temas a uno o dos, e ir preparado de antemano con investigación, y que se consiga un conflicto positivo. Tiempo 2 a 4 horas.
  • Estrategia trimestral: Analizar la estrategia, viendo las tendencias del sector, cuales son las personas clave en los equipos y ver el desarrollo de equipo. Se recomienda salir de la oficina, y centrarse en el trabajo; limitando las actividades sociales, también no sobrecargar el horario en exceso. Tiempo 1 día.

 

Me confieso que no he sido todo lo metódico con estas reuniones, ya que aún considero que estoy en fase de descubrimiento, pero ya he utilizado estas prácticas, con resultados excepcionales.

Si quieren que detalle aún más cada uno de estos tipos de reuniones, comenten para ver el interés de ustedes en este tema.

Mis agradecimientos a Patric Lencioni, por escribir el libro “Reuniones que matan”. También agradezco a YoungKimStudio por compartir fotografía.