(II) Procesando mis bandejas – Notas de voz, texto, capturas de fotos en CATCH.

Hoy les comentaré sobre como realizo el procesamiento de CATCH, que es mi bandeja de entrada que contiene todas las cosas que generalmente no son textos, tales como, grabaciones en notas de voz y fotografías. Excluyo texto, ya que recuerden que utilizo las tareas de Outlook 2010, que comenté en la entrada (I) Procesando mis bandejas – el email.

Si no entiendes absolutamente nada de lo que escribo, entonces comienza por la entrada “Mis Bandejas de entrada al desnudo”, en la cual, resumo todas las bandejas que utilizo y comento de cómo organizo las listas GTD.

Durante mucho tiempo utilicé varias aplicaciones para recopilar las cosas que era mejor “escanear” o grabar,  por ejemplo, un documento que tenía que escanear o recordar una tarea, idea o cosa pero que en ese momento no podía escribirla. El gran problema que me ocurría al tener un programa para escanear fotos otros para las notas de voz, algunas veces se me olvidaba procesar una de esos programas y las cosas quedaban ahí por siempre.

Como diríamos en Chile,  ¿Cuál es la gracia de CATCH?, que centraliza todas tus notas y te permite realizarlas desde tu SmartPhone , sincronizándose automáticamente a un servidor central. Después se pueden ver tus notas desde tu computador conectado a internet, el cual facilita posteriormente realizar el procesamiento desde solo un medio.

Utilidad de tomar notas de voz.

Las ideas – aparecen – en cualquier parte de nuestras vidas, no discriminan lugar, ni nuestro cerebro se pone en modo generación de ideas, motivo el cual, las notas de voz, permiten tener la flexibilidad de no necesitar, ni un escritorio para escribirla ni detenerse en lo que estas realizando, solo mover tu boca y ponerte a hablar. De esta forma no pierdes ninguna buena idea que ocurra en los contextos más complejos.

Utilidad de tomar notas capturando fotografías.

No es mejor recordatorio que guardar el objeto que se acabó, un desodorante por ejemplo, que para mi caso, es una tarea urgente ;-). Utilizó las fotografías cuando tengo que escanear un documento de pocas páginas, una boleta que quiero guardar el detalle, un estilo de zapatos que me quiero comprar que veo en una tienda, etc. Una imagen vale más que mil palabras.

Las opciones que utilizo de esta aplicación son:

Notas de texto: permite escribir texto y lo deja automáticamente en el flujo inicio.

Notas de cámara: activa la cámara de tu móvil, tomas la foto y genera una nota con foto adjunta. Luego la puedes editar y agregarle descripciones adicionales.

Nota de voz: Activa una grabadora de voz , sin límite de tiempo.

Tags o etiquetas: una de las funcionalidades que más utilizo son los tags, ya que, permite clasificar y generar listas solo escribiendo #tag dentro del texto en las notas, luego en modo de búsqueda por tag, te aparecen todos los tags que has ingresado en las notas.

Cuando comienzo el procesamiento de las notas, y genero la lista de próximas acciones (que puedes ver en la entrada Mis listas de GTD.), comienzo a borrar las notas de catch,  hasta dejarla el INBOX vacío.

Catch tiene una versión free que limita almacenamiento  hasta 70MB mensual. Si quieres tener más espacio tienes que comprar la versión de suscripción PRO, que permite hasta 1GB mensual, documentos DOCs, PDF y otras funcionalidades por U$45 anuales.

Yo estoy utilizando la versión free hasta el momento, ya que no necesito más de 50MB mensuales en mis recopilaciones.

Y ahora cuéntame de ti. ¿Qué herramientas utilizas para realizar tus recopilaciones de voz y Capturas de fotos? ¿Te parecen útiles estos medios?…

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Mis Bandejas de entrada al desnudo.

Sobre como elegí mis bandejas, se los comenté en la entrada “Las bandejas de entrada de mi vida”, ahora les contaré que herramientas papel y tecnológicas utilizo para recopilar.

Para los que tuvieron flojera de leer la anterior entrada 🙂 ,les recuerdo que identifiqué, que en mi vida principalmente tengo tres lugares en los cuales estoy la mayoría de mi tiempo,que son en mi casa, en trabajo y en transito. En base a esto, estuve mucho tiempo buscando poder centralizar mis bandejas de entrada, y después de un año de búsqueda, he encontrado las herramientas que me permiten recopilar las cosas en todo ámbito.

Tareas Outlook 20120

Outlook 2010: En el trabajo usamos servidor Exchange, el cual utilizo para recepción de correos, citas y registro mis tareas gtd.

TouchDown

TouchDown de NitroDesk: Para acceder desde mi móvil al correo exchange, utilizo OWA (Outlook Web Access), y accedo desde la aplicación TouchDown, y gracias a este software todo lo que tengo en correo en mi laptop, esta sincronizado en mi SmartPhone que tiene sistema operativo Android. La virtud de este software que sincroniza contactos, email, calendario y tareas, que esto último pocos softwares lo realizan. TouchDown es de pago, y lo puedes descargar desde el market.

OneNote 2010: Utilizo para materiales de referencia y escribir minutas de reunión, y recortes o archivos que rescato desde la web, y los dejo en la lista sin clasificar.

Catch

Catch: Utilizo para grabar notas de voz y notas desde fotografías. La ventaja que todo lo que ingreses queda en una gran lista de entradas, en el cual queda fácil de procesar, mezclando notas de voz, imágenes y texto. Además que puedes acceder a las notas desde Internet. Esta aplicación es gratis, hasta 70 mb de espacio mensual y está disponible para Android y Iphone.

Libreta de Papel: libreta de papel pequeña, que cabe en un bolsillo del pantalón, que es fácil de llevar a cualquier parte.

Bandeja de Papel

Bandeja del Papel: Intento fotografiar todo los papeles o documentos que pueda con el fin de tener solo los papeles realmente necesarios, como facturas, boletas, garantías de productos, etc. Todo los papeles los dejo en la bandeja móvil — que es un sobre que transporto del trabajo a la casa o viceversa — para llegar a mi bandeja física que tengo en el trabajo, para luego ser procesado y o archivado.

Con estas herramienta cubro todas mis necesidades de almacenamiento de cosas en mi vida, y las utilizo de la siguiente manera dependido de la situación.

CUANDO PUEDO ESCRIBIR

• Uso las tareas de Outlook 2010, asignándoles la categoría inbox para todas las cosas que en el momento que — llegan a mi vida — y en ese momento las puedo escribir.

• Utilizo catch, cuando necesito escribir aún mas rápido, ya que acá no tengo que marcar categorías, solo tengo que escribir. Lo bueno que después para procesar puedo ver todo el material desde mi laptop.

• Cuando estoy en reuniones, y necesito escribir mas rápido o mas texto que loque puedo hacerlo en mi smartphone, utilizo mi libreta de papel.

• En el trabajo cuando organizo reuniones y puedo utilizar mi laptop,uso Microsoft OneNote 2010, ya que, me permite escribir, recortar cosas de Internet, y además desde la citas de outlook automáticamente se traspasan los participantes de la reunión, y se ganaun poco de tiempo.

CUANDO NO PUEDO ESCRIBIR, O NECESITO EL REGISTRO VISUAL

• Cuando voy conduciendo, caminado en la calle, y necesito recordar algo que se me ocurrió, utilizo las notas de voz de catch.

• Cuando leo algún articulo en el diario o en revistas, o voy caminado en la calle y quiero recordar algún anuncio de una película o restaurante, tomo una fotografía utilizando catch con localización con GPS.

• Como registro mis pagos de cuentas y cuando esto lo realizo en efectivo, grabo una nota de voz indicando el monto y la descripción de lo que compré para después procesarlo.

• Cuando me llegan facturas, o documentos legales, que no puedo fotografíar y debo guardar el documento físico, los dejo en mi bandeja de entrada de papel de la casa o del trabajo.

Así prácticamente voy recopilando todas las cosas, que resumiendo, termino con cinco bandejas de entradas, las tareas de outlook, Catch, Libreta de Papel, Bandeja de Papel y OneNote. Adicional al sistema, tengo mi bandeja móvil, que es un sobre que me permite transportar desde la casa al trabajo, y tengo una bandeja de papel que es idéntica en casa.

Posteriormente comentaré como proceso lo recopilado…

Ahora cuéntame sobre tí. ¿Cuáles son tus bandejas de entrada? ¿Que herramientas de recopilación utilizas?. ¿Crees que 5 bandejas son excesivas?