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La sagrada agenda.

28 Ene

Quise tomar este tema, dada la discusión realizada en mi anterior entrada. Quiero ser breve y conciso con los temas que recomiendo agregar a una agenda y cuáles no. Comenzando con la definición de agenda que yo considero como válida, a una lista de tareas ordenadas por un día y horas, en el cual se tiene que recordar hacer un día y/u hora específica. Según RAE, es:

Agenda.
(Del lat. agenda, cosas que se han de hacer).
1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.

Desde que utilizo GTD, tengo un culto a la Agenda ;-), y  los 5 mandamientos para mí son:

1)    No reservar tiempo para ejecutar una tarea en una hora determinada: Les recomiendo que no reserven tiempo para realizar una supuesta tarea en su agenda, ya que, es bastante probable que las prioridades vayan cambiando en el momento, y producto de esto no realices esa tarea, posponiéndola para siempre. Es mejor realizar una lista de tareas, en el cual cada vez que tengas tiempo elijas una de ellas y la ejecutes dependiendo el contexto que estés.

2)     No agregar a las listas de @cción, aquellas tareas que solo puedes realizar un día específico: Después de varios ajustes a mi sistema, confieso que lo mejor es agregar a la agenda las tareas que solo puedes realizar un día específico, como por ejemplo, llamar a tu amiga que está de cumpleaños. Si dejas esas tareas en la listas, solo te generarán pérdida de tiempo cuando estés en modo ejecución de acciones, leyendo tus listas de tareas, y cuando leas este tipo de tareas, no podrás hacerlas, ya que, — no son una próxima acción ejecutable en cualquier momento, solo ese día especifico—.

3)    No agregar todas las tareas al calendario: para mí juicio, esta es la peor y más común práctica, que se utiliza para recordar las responsabilidades. Es frecuente que la lista de recordatorios que se va dejando en Outlook, Lottus, etc. se utiliza para revisar las tareas que se tiene por realizar. El problema que prácticamente es una bandeja de entrada, sin acciones físicas concretas para realizar, sin pensar en la “cosa” por lo cual no va motivar a ejecutarla, posponiendo constantemente aquellas que no está clara la próxima acción.

4)    No agregar todas citas, reuniones o compromisos que se pueden realizar a una hora determinada: La mayoría de las reuniones se tienen que realizar a una hora determinada, por lo tanto es obligación agregarla a la agenda. No dejes esa preocupación en tu mente y que no te dé flojera agregarla en el calendario, ya que puedes olvidar asistir a ella, y si te ocurre esto, quedarías como una persona irresponsable, ya que no avisaste que no asistirías a ella.

5)    No utilizar la agenda como listas de @lgún día quizás: No anotes las tareas que crees que te gustaría realizar un mes después, para esto, utiliza la lista algún día quizás en la cual revisarás en cada revisión semanal. Recuerda que si anotas esto en la agenda, puede pasar ese día olvidar posponer la tarea un tiempo, por ejemplo otro mes, y después no volverás a recordarla más.

Si pones en práctica estos simples consejos, que ya han sido testeados bastante tiempo por mí ;-),  pienso que mejorarás considerablemente el orden de tu agenda.

Mis agradecimientos a Angélique ~, por la foto compartida.
Ahora cuéntame de ti. ¿Tienes tus propios mandamientos para utilizar la agenda? ¿Coincides con los míos? Espero tus comentarios…

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12 comentarios

Publicado por en 28/01/2012 en Productividad

 

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12 Respuestas a “La sagrada agenda.

  1. Lucía

    28/01/2012 at 12:11

    En “3) Agregar todas las tareas al calendario:” debió decir “3) NO agregar todas las tareas al calendario:”

    o estoy equivocada?

     
  2. Lucía

    28/01/2012 at 12:12

    Y la quinta también debió decir NO.

    Mal redactados los títulos me parece.

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      30/01/2012 at 9:45

      Parece que tuvo problemas la editorial con los títulos esta vez 😉
      Gracias por corregir @Lucía

       
      • Lucía

        30/01/2012 at 10:06

        Todo bien, lo que pasa es que ausencia del NO cambia todo el sentido del acertado consejo!

        Un beso

         
      • Julio Ortiz Gonzalez

        30/01/2012 at 10:11

        gracias @Lucia, siempre son bienvenidos los comentarios con el fin de ayudar ;-).

        Muchas gracias por pasar …

         
  3. Berta

    31/01/2012 at 6:47

    Hola, Julio. Mi caos actual hace que no consiga terminar el libro de Alllen ni llegar a implementar un sistema serio de GTD, pero gracias a tu blog y otras cosillas que leo en la red me estoy configurando mi propio sistema, en el que pongo en práctica lo que comentas en el primer punto. Ya no relleno mi agenda con cosas que la mayoría de las veces no consigo hacer, prefiero tener una lista semanal de tarea e irlas eligiendo según los momentos más convenientes… No sé si iré por el buen camino… ¡Saludos!

     
  4. Julio Ortiz Gonzalez

    16/02/2012 at 13:01

    Hola Berta, vas excelente, pero que la lista no sea semanal!!, que sea de por vida. Que te pongas metas semanales está perfecto, pero si no alcanzas a realizarlas, ve tus prioridades por importancia y área de responsabilidad, y vuelve a ponerte metas… No te canses nunca!!

    Suerte!!

     
  5. Pedro Miguel

    20/02/2012 at 11:08

    Hola Julio Yo Utlizo el GTD lo uso con One Note de Office y me va muy bien en la parte organizativa me ha tomado mas de 8 meses crear un esqueleto comodo para mi y estoy Contento. Pero tengo un problema a la hora de organizar los contextos para luego trabajar en mi lista de acciones. no se si me puedes dar un consejo.
    En resumen me gusta mi sistema de organización, no se me olvida nada, pero tengo problema a la hora de colocarme yo en algun contexto para realizar las acciones correspondientes!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      20/02/2012 at 11:50

      Hola @Pedro Miguel, si me das más contexto, quizás te pueda ayudar un poco más, pero lo que entiendo tu problema, es poder clasificar tus tareas por contexto a la hora de ejecutar…

      Yo igual utilicé en mis inicios OneNote para el sistema GTD, pero me acomoda utilizar Outlook para esto, debido a la facilidad de poner Categorías a las listas, lo que te permite filtrar rápidamente.

      Vamos a tu pregunta, te aconsejo que en OneNote crees una libreta GTD y cada sección sea una Lista,

      Por ejemplo
      Libreta GTD
      Sección 1: @Inbox
      Sección 2: @Esperando Por
      Sección 3: @acción_Contexto 1
      Sección 4: @acción_Contexto 2
      Sección 5: @acción_Contexto 3

      Sección 6: @lgún_dia_quizas
      ……………………………………….
      ……………………………………….
      ……………………………………….

      si te fijas, puedes separar la gran lista de acciones en una lista Accion/Contexto..

      Espero que te sirva 😉

      saludos,
      y espero verte por acá nuevamente..

       
      • Luis Angel

        15/05/2012 at 14:20

        Hace días que empecé mi organización de tareas usando el método GTD, sin embargo a la hora de llevarlo a la práctica, he visto que existen miles de maneras, sobre todo en cuanto al soporte.
        Unos usan Evernote, otros Onenote, etc. Buscando descubrí que existe una aplicación propia para el método GTD que es: http://www.nubbus.com/ que además tiene versión para android.
        Quería saber vuestra opinión respecto a esta aplicación, que os parece, y que otras recomendáis abiertamente, sobre todo de cara a poder interactuar tanto en pc (windows) como en android (para Smartphone o tablet).

        Gracias, y felicidades por tu blog,
        Saludos!!

         
      • Julio Ortiz Gonzalez

        28/05/2012 at 17:17

        Hola Luis Angel, me había dado vacaciones blogueras durante un mes, pero ahora estoy de regreso..
        Estuve probando Nubus y se vé bastante buena, sobre todo que puedes trabajar con ella sin estar conectado a inet al igual que evernote. Yo también tengo smartphone con android, y creo que la gran falla de la aplicación de android es que no tiene manejo de proyectos, pero sí lo tiene en la web. Además le falta calendario. Pero tiene buena pinta..

        Si revisas yo uso las tareas de Outlook con exchange, que me sirve bastante.

        Te aconsejo primero olvidarte del software y construir tu proceso, aunque sea en papel, ya que es mas importante que la herramienta. luego que tengas claro como organizarte vas probando un software e intentas adaptarlo a tu realidad…

        suerte y binenvenido a notefaltatiempo.cl

         

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