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¿ESTÁS CREANDO TU FUTURO?

Creo que no es una pregunta fácil de responder, ya que, no son muchas las personas que tienen – visualizado el futuro que quieren –. Es normal que con el ajetreo diario, la sobrecarga laboral, las variadas responsabilidades, se nos pase la vida sin detenernos un momento a pensar en “el futuro que queremos”.

“Somos arquitectos de nuestro propio destino.” — Albert Einstein

Todas las cosas se crean dos veces, una creación mental y otra creación física. Cuando quieres construir una casa, imaginas la cantidad de habitaciones para tu familia, si necesitas un gran patio para realizar asados con tus amigos, o para tu mascota, etc. y luego creas un plano con el diseño. Cuando tienes listo esto compras los materiales y contratas mano de obra, para comenzar la construcción. Cualquier error en la visualización (planificación)  en este momento es bastante más costoso.

Es común que construyamos nuestra vida ligeramente, sin mucha planificación, en la cual luchamos y trabajamos eficientemente, con el fin de subir en la escalera del éxito, pero al llegar al último peldaño, nos damos cuenta que nos estábamos apoyando en la muralla equivocada.

 La administración te conduce a realizar las cosas bien; en cambio el liderazgo te conduce a realizar las cosas correctas

Hace ya varios años, llevo una buena administración de mis tareas, utilizando el método GTD, lo cual me tiene bastante satisfecho. Pero había dejado un poco de lado, el liderazgo de mi vida, ya sea por decisión propia u omisión; seguía avanzando para alguna parte ;-). Mi objetivo es averiguar, si en todo ámbito estoy en la muralla correcta, y redefinir detalladamente mis áreas de responsabilidad, aunque, hace un tiempo ya las había definido, me faltaba crear los objetivos para cada una de ellas, y lo más importante, cuales son las próximas acciones para conseguir estas metas correctas.

Creando la constitución de mi vida

Imagina que estás asistiendo a un funeral, vas llegando a la iglesia, escuchas una linda melodía armoniosa, miras a tu alrededor, la mayoría de las personas que están ahí, son conocidos tuyos,  amigos, vecinos y compañeros del trabajo. Caminas al ataúd, y cuando miras por el vidrio de éste, te encuentras contigo cara a cara. Es tu propio funeral. ¿Qué te gustaría que digieran de ti? ¿Qué éxitos realizados te gustaría escuchar?

Creo que la mejor forma de visualizar nuestros deseos más profundos, es imaginarnos esta situación. Luego de varias lágrimas, incomodidad, estrés y otras sensaciones, realmente uno – saca a flote – los deseos más profundos de nuestro ser.

Luego de esta introspección, es enriquecedor escribir estos deseos, ya que, se transformaran en los valores y objetivos de vida, por lo tanto, todas las demás metas serán alineadas por esta “constitución”, ya que, cualquier otro objetivo no tendrá la supremacía para desviar estos profundos valores.

Ahora claramente los siguientes pasos, son definir las áreas de responsabilidad, y las metas de cada uno de estas áreas, basándose en la constitución.

Esta entrada, se basa en el segundo hábito del libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. En una entrada anterior, “Piensa por ti, no dejes que los demás lo hagan… “, comento sobre el primer hábito.

Ahora cuéntame de ti… ¿Tienes clara todas tus murallas del éxito? ¿Sientes que tienes liderazgo en tu vida? ¿Crees que la administración es más importante que el liderazgo?

 
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Publicado por en 25/02/2012 en Productividad

 

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¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

 
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Publicado por en 16/02/2012 en Productividad

 

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¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

Todos los que llevamos un tiempo utilizando GTD, sabemos y reconocemos que el engranaje principal de este sistema es la revisión semanal. Pero como  uno propone y Dios dispone, más de algunas vez me ha pasado que algo excepcional ocurre, no permitiéndome mantener el sistema, y luego de días o semanas, vuelvo a ver esas largas listas con cosas que no he marcado como finalizado, o que nunca he hecho, que están hace mucho tiempo en algún día quizás, además con una bandeja de entrada  que ya está con barandas, para aguantar todo el flujo nuevo.

¿Qué se hace cuando te da pereza mirar tu sistema, porque es un completo desorden?

Cuando estoy en esa situación, dan ganas de no utilizar GTD, ya que ver el sistema en desorden me produce un gran estrés. Como no me permito deshacerme del sistema, ya que me ha traído tantos beneficios. Mi gran próxima acción es –  salvar mi sistema –, y la siguiente a realizar, –volcar todas las listas a la bandeja de entrada y nuevamente decidir una a una, que se tiene que realizar –.

“Cuando ocurre un desorden que no te permite ver tu sistema como un respaldo válido de tus tareas y compromisos, si no lo revisas completamente y lo vuelves a organizar, nunca confiarás nuevamente en el sistema.”

¿Por dónde comenzar?

Igual como todo comienzo, por el principio del flujo de GTD. Revisa tu bandeja de entrada tal como llevaste todas las cosas a ella, y revisar desde arriba abajo, y comienza a procesar toda la bandeja hasta que esté completamente vacía. Lo ideal es realizar esto un fin de semana, así tienes menos interrupciones…

¿Qué hacer si no dispongo del tiempo disponible?

Apaga los incendios actuales, y luego cuando tengas un espacio durante un día para hacer la limpieza, ¡hazla!, porque mientras más tiempo pase, más grande se hace la bola de nieve. Es importante que no tengas interrupciones cuando realices esta tarea, ya que, necesitas de mucha concentración para estabilizar un sistema que habías dejado sin control.

“No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.”

Mis agreadecimientos a alvaroramone82 , por la fotografía compartida.

 
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Publicado por en 18/01/2012 en Productividad

 

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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?
Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.
Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.
Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:
#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet
Bitácora de Sucesos Dudas y Preguntas Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez.
20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX”
19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…
Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet… —– Acciones en Curso —-

  • RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx
  • RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación
  • Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011

—–  Acciones en Espera —–

  • Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez

—  Acciones terminadas

  • Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión
Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:
  • Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.
  • Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.
  • Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.
Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.
Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.
Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.
Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…
 
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Publicado por en 02/12/2011 en Productividad

 

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(II) Procesando mis bandejas – Notas de voz, texto, capturas de fotos en CATCH.

Hoy les comentaré sobre como realizo el procesamiento de CATCH, que es mi bandeja de entrada que contiene todas las cosas que generalmente no son textos, tales como, grabaciones en notas de voz y fotografías. Excluyo texto, ya que recuerden que utilizo las tareas de Outlook 2010, que comenté en la entrada (I) Procesando mis bandejas – el email.

Si no entiendes absolutamente nada de lo que escribo, entonces comienza por la entrada “Mis Bandejas de entrada al desnudo”, en la cual, resumo todas las bandejas que utilizo y comento de cómo organizo las listas GTD.

Durante mucho tiempo utilicé varias aplicaciones para recopilar las cosas que era mejor “escanear” o grabar,  por ejemplo, un documento que tenía que escanear o recordar una tarea, idea o cosa pero que en ese momento no podía escribirla. El gran problema que me ocurría al tener un programa para escanear fotos otros para las notas de voz, algunas veces se me olvidaba procesar una de esos programas y las cosas quedaban ahí por siempre.

Como diríamos en Chile,  ¿Cuál es la gracia de CATCH?, que centraliza todas tus notas y te permite realizarlas desde tu SmartPhone , sincronizándose automáticamente a un servidor central. Después se pueden ver tus notas desde tu computador conectado a internet, el cual facilita posteriormente realizar el procesamiento desde solo un medio.

Utilidad de tomar notas de voz.

Las ideas – aparecen – en cualquier parte de nuestras vidas, no discriminan lugar, ni nuestro cerebro se pone en modo generación de ideas, motivo el cual, las notas de voz, permiten tener la flexibilidad de no necesitar, ni un escritorio para escribirla ni detenerse en lo que estas realizando, solo mover tu boca y ponerte a hablar. De esta forma no pierdes ninguna buena idea que ocurra en los contextos más complejos.

Utilidad de tomar notas capturando fotografías.

No es mejor recordatorio que guardar el objeto que se acabó, un desodorante por ejemplo, que para mi caso, es una tarea urgente ;-). Utilizó las fotografías cuando tengo que escanear un documento de pocas páginas, una boleta que quiero guardar el detalle, un estilo de zapatos que me quiero comprar que veo en una tienda, etc. Una imagen vale más que mil palabras.

Las opciones que utilizo de esta aplicación son:

Notas de texto: permite escribir texto y lo deja automáticamente en el flujo inicio.

Notas de cámara: activa la cámara de tu móvil, tomas la foto y genera una nota con foto adjunta. Luego la puedes editar y agregarle descripciones adicionales.

Nota de voz: Activa una grabadora de voz , sin límite de tiempo.

Tags o etiquetas: una de las funcionalidades que más utilizo son los tags, ya que, permite clasificar y generar listas solo escribiendo #tag dentro del texto en las notas, luego en modo de búsqueda por tag, te aparecen todos los tags que has ingresado en las notas.

Cuando comienzo el procesamiento de las notas, y genero la lista de próximas acciones (que puedes ver en la entrada Mis listas de GTD.), comienzo a borrar las notas de catch,  hasta dejarla el INBOX vacío.

Catch tiene una versión free que limita almacenamiento  hasta 70MB mensual. Si quieres tener más espacio tienes que comprar la versión de suscripción PRO, que permite hasta 1GB mensual, documentos DOCs, PDF y otras funcionalidades por U$45 anuales.

Yo estoy utilizando la versión free hasta el momento, ya que no necesito más de 50MB mensuales en mis recopilaciones.

Y ahora cuéntame de ti. ¿Qué herramientas utilizas para realizar tus recopilaciones de voz y Capturas de fotos? ¿Te parecen útiles estos medios?…

 
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Publicado por en 28/11/2011 en Productividad

 

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Para ser productivo, debes ser confiable. ¿Eres productivo?

Hace algunos días estuve en una reunión, donde varios participantes comentaban, que no tenían tiempo para avanzar sus proyectos importantes debido a la cantidad de — solicitudes pequeñas — que constantemente los agobiaban. La mayoría de las veces se justificaban sus atrasos de proyectos estratégicos debido a estas solicitudes. En ese momento me puse a pensar – y sí que me cuesta!! 😉  –, que si tuviera que delegar en ellos, pensaría inmediatamente en atarlos con sus jefes y dejando la tarea por escrita, con el fin de presionar  — por compromiso adquirido, ya que, con lo visto, no confiaría en sus palabras.

Esto me hizo recordar, que hace mucho tiempo, comencé a potenciar uno de los valores más importantes, que diariamente requieren de mucho trabajo, la confianza. Durante mucho años, respondía automáticamente SÍ a todo el mundo, tanto en ámbito laboral como personal, justificándome, en que se era más “simple” la respuesta ante las otras personas, para que no me insistieran, ya que, no necesariamente realizaría lo que en ese momento me estaba comprometiendo, por lo que “fácilmente” podía evadir ese compromiso. Siempre tenía una justificación por todas mis irresponsabilidades, ya que, coincidentemente — algo externo — me provocaba no asistir a una reunión, o a atrasarme con algo comprometido.

Sin embargo, con esta actitud, lo único que estaba consiguiendo, era que las demás personas no confiaran en mí, excluyéndome de invitaciones o no delegándome cosas, ya que, no sabían si las realizaría.

Por esas cosas de la vida, leer sobre productividad e implementar GTD, me hizo darme cuenta, el daño que me estaba haciendo, y por otra parte, los grandes beneficios que lleva ser una persona “confiable” ante las demás. Uno nunca se debe olvidar que construir confianza es un proyecto de largo plazo, la cual siempre pende de un delgado hilo, — y si este se rompe —, es muy difícil de enmendarlo.

La confianza es una parte fundamental de la vida, uno confía en que la tierra seguirá sus movimientos de translación y rotación, que el TranSantiago ( transporte público de Micro-Buses en Chile) tendrá frecuencia con cierta regularidad, que los estados financieros de las empresas publicado a las superintendencias correspondientes, son reales y válidos, que los diarios publican noticias con una investigación previa y confirmada, y podría seguir escribiendo un largo listado de cosas que no nos cuestionamos y solo confiamos en que son así.

Cuando nos olvidamos de la importancia de la confianza, comienzan las especulaciones, que más que aportar producen confusión, y empiezan a deteriorar las relaciones interpersonales, conduciendo directamente a la desconfianza. ¿Que provoca la especulación sobre tí? que tu marca como persona es menos “creíble”, motivo el cual comienzan a cerrarse las puertas que tanto trabajo te ha costado abrir.

Las especulaciones, las podemos resumir como las dudas que se crean sobre algo o alguien, estas sean verdaderas o falsas, comienzan a producir desconfianza, preocupación y exceso de control. Por ejemplo, si estás casado, y más de alguna día quieres salir solo con tus amigos, pero cada vez que lo haces, le dices a tu esposa que vas al trabajo, evidentemente que cuando descubra esto, aparte de dormir en la pieza de alojados ;-), cada vez que salgas después de este “descubrimiento”, tendrá dudas si lo que estás diciendo es verdad y comenzará a especular de dónde realmente vas, quizás te siga en un taxi, comience a revisar tu celular, etc. Hubiera sido más fácil desde un comienzo decirle la verdad, confiaría más en ti, aunque puedes ser que hacer eso, te cueste más trabajo hacerlo.

Solo quería agregar la definición de las palabras, confianza y especular, obtenidos desde la R.A.E.

Confianza. (De confiar).

1. f. Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.

2. f. Seguridad que alguien tiene en sí mismo.

3. f. Presunción y vana opinión de sí mismo.

4. f. Ánimo, aliento, vigor para obrar.

5. f. familiaridad (‖ en el trato).

6. f. Familiaridad o libertad excesiva. U. m. en pl.

7. f. desus. Pacto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.

Especular (Del lat. speculâris).

1. adj. Perteneciente o relativo a un espejo.

2. adj. Semejante a un espejo.

3. adj. Dicho de dos cosas simétricas: Que guardan la misma relación que la que tiene un objeto con su imagen en un espejo.

4. adj. Ópt. Dicho de una cosa: Reflejada en un espejo.

5. adj. ant. Transparente, diáfano.

Me gustaría que meditaras sobre lo que he escrito, y que revisaras tu vida tu conducta, y evaluaras que tan confiable crees que eres para los demás, y algo más importante, confiable contigo mismo. Si sientes que no eres muy confiable, bueno, hoy será tu punto de partida, donde construirás los pilares de tu marca como persona.

En una siguiente entrada, les comentaré cuales son los — trucos — que uso para ser un poco mas confiable 😉 .

Mis agradecimientos por la foto a libretadeapuntes.

Ahora cuéntame de ti… ¿Sirve ser productivo y no confiable? ¿Crees que no se puede construir la confianza? ¿Tienes alguna historia en donde ser confiable era la mejor alternativa?…

 
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Publicado por en 16/11/2011 en Productividad

 

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(I) Procesando mis bandejas – el email.

En la entrada mis listas de gtd, les comenté sobre las listas que utilizo para mantener el sistema operativo. Comenzaré a explicar cómo proceso el email, y en las entradas posteriores continuaré con las demás bandejas, que les comenté en la entrada, Mis bandejas de entrada al desnudo.

Un gran porcentaje de cosas de mi vida, me llegan por email, ya sean del ámbito laboral o personal. Tengo un correo de mi empresa, y dos personales; uno formal, para buscar empleo, compras importantes, etc. y otro para las suscripciones de blogs, foros, etc. y los leo todos los días, reenviando al correo de la empresa, todas las cosas que tengo que accionar, archivar, delegar más tarde. ¿Por qué centralizo todo?, porque generalmente los correos personales los leo en mi teléfono móvil, y todo el procesamiento lo realizo en el email de mi empresa.

Cuando comienzo a procesar, tomo todos los correos que tengo en la bandeja de entrada de outlook y los que están en la carpeta elementos enviados, los traslado a una carpeta común llamada procesamiento correos. De esta forma realizo un corte en la entrada, y solo proceso los que tengo en la carpeta Procesamiento Correos. Quiero destacar que procesar los elementos enviados me ayudó a tener controlado mis emails, ya que, más de alguna tarea se me puede haber quedando rezagada en los elementos enviados, o me ha simplificado el control, cuando he solicitado a alguien una tarea, que pienso que me la entregará rápido, me quedo tranquilo, ya que está en los emails enviados, por lo que evito generar una tarea Outlook marcándola con la categoría esperando por, disminuyendo la burocracia.

Después de tener todo centralizado en la carpeta procesamiento de correos, voy aplicando el flujo GTD, generando tareas asignándoles las categorías según corresponda. Cuando quiero mantener el hilo del correo en la tarea outlook, arrastro el correo hacia el menú tarea y automáticamente se copia el contenido del correo a la tarea, y en el asunto indico si es parte de un proyecto marcándola con un tag #ProyectoX, o si es una acción normal la asigno a lo mencionado en la entrada anterior. No recomiendo utilizar los botones de seguimiento de Outlook, ya que la tarea no se traspasa a la carpeta de tareas Outlook, y además de esta forma no se transfiere a los equipos móviles sincronizados con Outlook Web Access.

Cada email que proceso, lo traspaso a una subcarpeta Correos Procesados — que son los que quiero mantener para una posible referencia —, o a correos para Eliminar, que traspaso los emails que no necesitaré a futuro, y en esta carpeta, voy borrando los emails que superan los tres meses. De esta forma solo mantengo lo que realmente necesito y voy borrando la — basura — que va llegando.

Ahora cuentame de tí … ¿Cómo procesas los email’s? ¿Revisas los elementos enviados para realizar seguimiento? ¿Me recomiendas algo para mejorar?…

Mis agradecimientos a RambergMediaImages por fotografía.

 
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Publicado por en 13/11/2011 en Productividad

 

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