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¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

18 Ene

Todos los que llevamos un tiempo utilizando GTD, sabemos y reconocemos que el engranaje principal de este sistema es la revisión semanal. Pero como  uno propone y Dios dispone, más de algunas vez me ha pasado que algo excepcional ocurre, no permitiéndome mantener el sistema, y luego de días o semanas, vuelvo a ver esas largas listas con cosas que no he marcado como finalizado, o que nunca he hecho, que están hace mucho tiempo en algún día quizás, además con una bandeja de entrada  que ya está con barandas, para aguantar todo el flujo nuevo.

¿Qué se hace cuando te da pereza mirar tu sistema, porque es un completo desorden?

Cuando estoy en esa situación, dan ganas de no utilizar GTD, ya que ver el sistema en desorden me produce un gran estrés. Como no me permito deshacerme del sistema, ya que me ha traído tantos beneficios. Mi gran próxima acción es –  salvar mi sistema –, y la siguiente a realizar, –volcar todas las listas a la bandeja de entrada y nuevamente decidir una a una, que se tiene que realizar –.

“Cuando ocurre un desorden que no te permite ver tu sistema como un respaldo válido de tus tareas y compromisos, si no lo revisas completamente y lo vuelves a organizar, nunca confiarás nuevamente en el sistema.”

¿Por dónde comenzar?

Igual como todo comienzo, por el principio del flujo de GTD. Revisa tu bandeja de entrada tal como llevaste todas las cosas a ella, y revisar desde arriba abajo, y comienza a procesar toda la bandeja hasta que esté completamente vacía. Lo ideal es realizar esto un fin de semana, así tienes menos interrupciones…

¿Qué hacer si no dispongo del tiempo disponible?

Apaga los incendios actuales, y luego cuando tengas un espacio durante un día para hacer la limpieza, ¡hazla!, porque mientras más tiempo pase, más grande se hace la bola de nieve. Es importante que no tengas interrupciones cuando realices esta tarea, ya que, necesitas de mucha concentración para estabilizar un sistema que habías dejado sin control.

“No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.”

Mis agreadecimientos a alvaroramone82 , por la fotografía compartida.

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14 comentarios

Publicado por en 18/01/2012 en Productividad

 

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14 Respuestas a “¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

  1. Berta

    18/01/2012 at 17:04

    Genial esta entrada, Julio. No quiero ser negativa pero voy a tener que recurrir a ella más de una vez, ya que mi sistema tiende a caer en el caos. Muy útil, sencilla y clara. ¡Gracias!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      23/01/2012 at 15:14

      Hola Berta, no te des por vencida!! No te preocupes en caer, solo ocúpate de levantarte todas las veces hasta que te convenzas que GTD es el mejor sistema que existe para la gestión personal!

      ¿Algún tema en particular que falles recurrentemente?

       
  2. paco_deEspaña

    19/01/2012 at 14:31

    Justito ahora estoy en esa situación: bloqueado con la bandejadeentrada a rebosar.
    Además es un estrés de sardinaquesecomelacola: no hago hasta que vacíe la inbox y no vació la inbox porque tengo “otras cosas más urgentes que hacer”. Total: no hago nada, jaja.

    Me ha encantado tu comentario: 1º porque uno al leerle identifica el problema, la solución y 2º porque ya no me siento como un bicho raro o un “traidor” (no sé exactamente a quién).
    Un abrazo Julio; te sigo con interés.

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      23/01/2012 at 15:19

      Hola Paco! Es normal que la rutina se pierda de vez en cuando, somos humanos y tomamos decisiones cada vez que hacemos cosas, no estamos programados. GTD es un sistema en el cual debes ser metódico y te obliga a tener una rutina – sinónimo de aburrido – jejeje, pero en realidad no es así. Todo hábito nuevo es “doloroso” al comienzo, luego es habitual esa nueva conducta..
      Qué bueno que después de leer esta entrada, no te sientas bicho raro, yo al principio sentía lo mismo, ahora GTD para mí, es como vestirme. ¿Tienes que volver desde cero todo, muy seguido?

       
  3. JC

    20/01/2012 at 10:12

    Estimado, me tomo la libertad de hacerte una sugerencia para que esa situación no te “genere stress nunca más”:

    Todo elemento/cosa “accionable” que no puedas darte el lujo de olvidar en la Bandeja de Entrada, mándala DERECHO Y SIN TITUBEAR a tu Agenda (derecho al Sistema), como decimos con Jero Sanchez).

    De esa forma nada (pero absolutamente nada) que pueda complicar tu día corre el riesgo de quedar “encolado” más tiempo del necesario. Eso sólo toma a lo más 1 minuto, y podrás seguir adelante con lo que quieras o decidas.

    Luego si por algún motivo no puedes hacer tu revisión semanal, podrás lidiar con ello porque sabrás que no hay conflictos potenciales allí. Si puedes liquidarlo en tu revisión semanal bien, y si no, no será un problema demorarlo hasta la siguiente oportunidad.

    Haciendo esto sí podras seguir las palabras de David Allen: “Saber porque hago lo que hago, y también lo que no hago.

    Te mando un gran saludo

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Planificación – Planes vs Realidades

     
    • paco_deEspaña

      20/01/2012 at 16:32

      Pero, pregunto: ¿cuando se trate de un proyecto (que es casi todo) también lo envío a la agenda?
      Tal vez no acabo de pillar del todo tu consejo.
      Veamos: si en la agenda sólo van acciones-temporalizadas, entonces, ¿cómo puedo pues volcar mi bandeja de entrada en la agenda? (esa “masa amorfa”, que vendría a decir el Allen).
      Gracias por tu interés JC.

      (Me ha gustado el adjetivo de “encolado”, jaja, muy oportuno…)

       
      • Julio Ortiz Gonzalez

        23/01/2012 at 15:41

        Me complicó tener tareas importantes en la agenda, como mencioné en el otro comentario a JC, yo no lo recomiendo, pero creo que cada uno tiene sus sistema y si le funciona!! Que nos cuente con más detalle 😉
        Paco, en la agenda pongo las tareas que solo puedo hacer un día particular los pongo bien temprano a las 6:00 AM, por ejemplo llamar a un amigo que está de cumpleaños!.. o desearle suerte a un amigo que va hacer un viaje el día siguiente!!

         
    • Quijote

      22/01/2012 at 7:25

      Creo que el problema que Julio plantea es diferente, no se trata de una tarea que hay que aplazar,o una revisión semanal que no puedes hacer por la causa que sea y debes posponer, sino de un sistema que por las causas que sean no se ha mantenido adecuadamente y ya no es confiable por lo que prácticamente hay que reimplantar.
      Creo que esa diferencia aclara la duda de paco, si no voy a poder hacer una tarea o revisi semanal la pospongo en la agenda, si he dejado que mi sistema se desvirtué hasta ser confiable debo volver a ponerlo en marcha, para lo que el planteamiento de Julio me parece perfecto.

       
      • Julio Ortiz Gonzalez

        23/01/2012 at 16:39

        Quijote, justamente se debe reiniciar el sistema cuando ya no lo haz mantenido correctamente, sea cual sea la situación, para que se vuelva confiable.

        Sobre las tareas de la agenda, pondré una entrada relacionado a esto, para que vean mi punto de vista…

        gracias por comentar!!!

         
    • Julio Ortiz Gonzalez

      23/01/2012 at 15:34

      Hola JC, y como siempre bienvenido!! Agradezco tu comentario!!
      Siento que alguna vez utilicé la agenda para esto, pero no me resultó muy organizado, terminaba solo mirando la agenda, como si tuviera tareas “importantes” y otras “menos importantes” sobre todo cuando mi nivel de energía era bajo.
      Estoy completamente de acuerdo sobre “derecho al sistema”, pero donde corresponda. Generalmente me salto la bandeja de entrada, si es una tarea que no debo pensar, o está clarísimo el contexto y a que lista va, lo apunto directo.
      Para apalear que las cosas importantes no se me escapen de las manos, uso las TMI’s. Tambien a cada proyecto comprometido le pongo la fecha de entrega y los entregables que esperan de mí.. ( Pero esto lo explicaré más adelante) porque cuando tengo problemas para cumplir, me comunico con cada uno de los afectados a negociar o a informar. Esto lo hago, inclusive en cuando estoy en caos!!

       
  4. Quijote

    22/01/2012 at 7:06

    Esta entrada me ha hecho reflexionar seriamente sobre mis hábitos de lectura y porque mi read it acaba siempre convirtiéndose en una locura.
    Ya que estoy en este momento de relanzadas mi GTD muchas gracias por la ayuda y nos seguiremos leyendo

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      23/01/2012 at 15:44

      Felicitaciones!! Esta vez no lo dejes de lado a GTD!!
      Me alegro que hayas reflexionado con esta entrada!!.

      Yo le llamo dieta de información, lees todos los Tweets?.. Entonces no es necesario leer todo las entradas de los blogs, aunque esto no lo debería decir jejejej.. no me leerás mas..

      Primero lo importante, no procrastines..

       

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