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¿ESTÁS CREANDO TU FUTURO?

Creo que no es una pregunta fácil de responder, ya que, no son muchas las personas que tienen – visualizado el futuro que quieren –. Es normal que con el ajetreo diario, la sobrecarga laboral, las variadas responsabilidades, se nos pase la vida sin detenernos un momento a pensar en “el futuro que queremos”.

“Somos arquitectos de nuestro propio destino.” — Albert Einstein

Todas las cosas se crean dos veces, una creación mental y otra creación física. Cuando quieres construir una casa, imaginas la cantidad de habitaciones para tu familia, si necesitas un gran patio para realizar asados con tus amigos, o para tu mascota, etc. y luego creas un plano con el diseño. Cuando tienes listo esto compras los materiales y contratas mano de obra, para comenzar la construcción. Cualquier error en la visualización (planificación)  en este momento es bastante más costoso.

Es común que construyamos nuestra vida ligeramente, sin mucha planificación, en la cual luchamos y trabajamos eficientemente, con el fin de subir en la escalera del éxito, pero al llegar al último peldaño, nos damos cuenta que nos estábamos apoyando en la muralla equivocada.

 La administración te conduce a realizar las cosas bien; en cambio el liderazgo te conduce a realizar las cosas correctas

Hace ya varios años, llevo una buena administración de mis tareas, utilizando el método GTD, lo cual me tiene bastante satisfecho. Pero había dejado un poco de lado, el liderazgo de mi vida, ya sea por decisión propia u omisión; seguía avanzando para alguna parte ;-). Mi objetivo es averiguar, si en todo ámbito estoy en la muralla correcta, y redefinir detalladamente mis áreas de responsabilidad, aunque, hace un tiempo ya las había definido, me faltaba crear los objetivos para cada una de ellas, y lo más importante, cuales son las próximas acciones para conseguir estas metas correctas.

Creando la constitución de mi vida

Imagina que estás asistiendo a un funeral, vas llegando a la iglesia, escuchas una linda melodía armoniosa, miras a tu alrededor, la mayoría de las personas que están ahí, son conocidos tuyos,  amigos, vecinos y compañeros del trabajo. Caminas al ataúd, y cuando miras por el vidrio de éste, te encuentras contigo cara a cara. Es tu propio funeral. ¿Qué te gustaría que digieran de ti? ¿Qué éxitos realizados te gustaría escuchar?

Creo que la mejor forma de visualizar nuestros deseos más profundos, es imaginarnos esta situación. Luego de varias lágrimas, incomodidad, estrés y otras sensaciones, realmente uno – saca a flote – los deseos más profundos de nuestro ser.

Luego de esta introspección, es enriquecedor escribir estos deseos, ya que, se transformaran en los valores y objetivos de vida, por lo tanto, todas las demás metas serán alineadas por esta “constitución”, ya que, cualquier otro objetivo no tendrá la supremacía para desviar estos profundos valores.

Ahora claramente los siguientes pasos, son definir las áreas de responsabilidad, y las metas de cada uno de estas áreas, basándose en la constitución.

Esta entrada, se basa en el segundo hábito del libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. En una entrada anterior, “Piensa por ti, no dejes que los demás lo hagan… “, comento sobre el primer hábito.

Ahora cuéntame de ti… ¿Tienes clara todas tus murallas del éxito? ¿Sientes que tienes liderazgo en tu vida? ¿Crees que la administración es más importante que el liderazgo?

 
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Publicado por en 25/02/2012 en Productividad

 

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¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

Todos los que llevamos un tiempo utilizando GTD, sabemos y reconocemos que el engranaje principal de este sistema es la revisión semanal. Pero como  uno propone y Dios dispone, más de algunas vez me ha pasado que algo excepcional ocurre, no permitiéndome mantener el sistema, y luego de días o semanas, vuelvo a ver esas largas listas con cosas que no he marcado como finalizado, o que nunca he hecho, que están hace mucho tiempo en algún día quizás, además con una bandeja de entrada  que ya está con barandas, para aguantar todo el flujo nuevo.

¿Qué se hace cuando te da pereza mirar tu sistema, porque es un completo desorden?

Cuando estoy en esa situación, dan ganas de no utilizar GTD, ya que ver el sistema en desorden me produce un gran estrés. Como no me permito deshacerme del sistema, ya que me ha traído tantos beneficios. Mi gran próxima acción es –  salvar mi sistema –, y la siguiente a realizar, –volcar todas las listas a la bandeja de entrada y nuevamente decidir una a una, que se tiene que realizar –.

“Cuando ocurre un desorden que no te permite ver tu sistema como un respaldo válido de tus tareas y compromisos, si no lo revisas completamente y lo vuelves a organizar, nunca confiarás nuevamente en el sistema.”

¿Por dónde comenzar?

Igual como todo comienzo, por el principio del flujo de GTD. Revisa tu bandeja de entrada tal como llevaste todas las cosas a ella, y revisar desde arriba abajo, y comienza a procesar toda la bandeja hasta que esté completamente vacía. Lo ideal es realizar esto un fin de semana, así tienes menos interrupciones…

¿Qué hacer si no dispongo del tiempo disponible?

Apaga los incendios actuales, y luego cuando tengas un espacio durante un día para hacer la limpieza, ¡hazla!, porque mientras más tiempo pase, más grande se hace la bola de nieve. Es importante que no tengas interrupciones cuando realices esta tarea, ya que, necesitas de mucha concentración para estabilizar un sistema que habías dejado sin control.

“No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.”

Mis agreadecimientos a alvaroramone82 , por la fotografía compartida.

 
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Publicado por en 18/01/2012 en Productividad

 

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¿Tus reuniones son una pérdida de tiempo? Aquí están las claves…

Durante muchos años he asistido a innumerables reuniones, de todas clases, pero analizando me di cuenta que algunas me entusiasmaban mucho, pero otras reuniones que mi stmarphone era mi mejor compañía. Entonces me pregunté, ¿Cuál era el factor que me hacía pensar, que una reunión era buena o no?. Dada esta interrogante que no me pude responder, comencé a buscar por internet y leer muchos blogs.

Proyecto GTD: #ConseguirReunionesProductivas

Tuve la suerte de encontrar un buenísimo libro Reuniones que matan –  del autor Patric Lencioni un libro tan entretenido, que lo leí en un fin de semana. Trata de cómo organizar las reuniones, y que elementos son necesarias para hacerlas productivas. Esta fue mi primera acción formal del proyecto ;-).

Luego comencé aplicar las recomendaciones del libro, una a una, y ver como las adaptaba a mi situación. Para que tengan contexto de mi realidad, yo soy Líder de proyectos informáticos, la mayor parte de mi tiempo, lo utilizo gestionando proyectos grandes y pequeños, ya sea utilizando gestión formal (carta Gantt, EDT, etc.) o planificación natural. Además tengo a cargo unos cuantos sistemas, en los cuales soy responsable del soporte a nivel regional/internacional. Tengo un equipo pequeño de analistas, ya que la mayoría de los proyectos se desarrollan e implementan con proveedores y proyectos llave en mano.

Así después prueba y error, durante varios meses, de aplicar lo aprendido en las reuniones, mi conclusión es la siguiente:

  • Reuniones de Estofado de temas: creo que no se necesita explicación para esto, ¿Cierto? Es común que ocurra en las reuniones de seguimiento semanales que se hablen de todos los temas. Con una minuta de reunión anterior o con temas de contingencia mezclando temas estratégicos con tácticos.

    • ¿Qué es un tema estratégico? Son temas que nos incidirán en el largo plazo. Lo ideal que se tenga una reunión específica para estos temas. 
    • ¿Qué es un tema táctico? Son cosas que nos están ocurriendo actualmente, y que se necesitan una solución rápida ya que impide continuidad.
    • Por lo tanto, se debe definir claramente el objetivo de la reunión, aunque generalmente las tácticas son semanales y las estratégicas mensuales.
  • Carencia de Drama: Las reuniones efectivamente carecen de “entretención”, ya que cuando se trata de – no hacer sentir mal a nadie — no se produce el debate necesario, que hace, como se dice en chile, –  sacar los trapitos al sol – , es decir, salir a flote la verdad, para que con esta verdad, se tomen decisiones sobre lo que está ocurriendo. Uno como líder de proyecto, si ve que su grupo, no se dicen las cosas para no ofender al compañero, debe forzar para que esto ocurra. En el libro se relacionan las reuniones, con las películas de cine. ¿Por qué una película es más entretenida que una reunión? Para pensar…Ahora la tarea es generar drama productivo, ¿Cómo se consigue el drama?, produciendo conflicto, no estando de acuerdo con la otra persona, y el camino al éxito de la reunión se construye solo. Si no ocurre, como mencioné el líder, debe forzar que ocurra.
  •  Tipos de reuniones:Lo ideal es planificar las reuniones clasificándolas en diarias, táctica semanal, estrategia mensual y repaso trimestral. Definiendo brevemente cada una de ellas:
    • Reunión Diaria: la idea es juntarse con el equipo y alinearse con las metas del día. En el libro recomiendan que sea de pie y que no se cancele cuando falta algún integrante. Tiempo 5 minutos. La idea es eliminar la cantidad de emails preguntando las dudas.
    • Táctica semanal: Se revisan las actividades de la semana y se resuelven los obstáculos que no permiten avanzar. Se recomienda no crea agenda hasta después de la exposición inicial. Y posponer los debates estratégicos. Anotarlos en la bandeja de entrada ;-). Tiempo 45 minutos a 90 minutos.
    • Estrategia mensual: Debatir y decidir cuestiones críticas que afecten en el largo plazo. Se recomienda limitar los temas a uno o dos, e ir preparado de antemano con investigación, y que se consiga un conflicto positivo. Tiempo 2 a 4 horas.
    • Estrategia trimestral: Analizar la estrategia, viendo las tendencias del sector, cuales son las personas clave en los equipos y ver el desarrollo de equipo. Se recomienda salir de la oficina, y centrarse en el trabajo; limitando las actividades sociales, también no sobrecargar el horario en exceso. Tiempo 1 día.

 

Me confieso que no he sido todo lo metódico con estas reuniones, ya que aún considero que estoy en fase de descubrimiento, pero ya he utilizado estas prácticas, con resultados excepcionales.

Si quieren que detalle aún más cada uno de estos tipos de reuniones, comenten para ver el interés de ustedes en este tema.

Mis agradecimientos a Patric Lencioni, por escribir el libro “Reuniones que matan”. También agradezco a YoungKimStudio por compartir fotografía.

 
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Publicado por en 09/01/2012 en Productividad

 

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