GTD no es para todos… solo es para los …

Berta, una de mis lectoras más concurrentes, y con más comentarios, además paso el dato que tiene un excelente blog, http://www.aporlasfaltas.blogspot.com/, que recomiendo de sobremanera leer, dirigido para todos nosotros que nos gusta escribir, pero que no lo hacemos tan bien como ella. En la entrada “SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.”, puso el siguiente comentario:

“Yo estoy en plena crisis con GTD, estoy tan liada que no consigo motivación ni ganas para invertir los pocos ratos que me quedan libres en leer el libro e implementar el sistema. Leo tus entradas anteriores y me asustan, me agobio con todas las listas que hay que hacer y ese enorme trabajo de ordenar mis bandejas de entradas… En fin, lo que yo te diga, ¡crisis total!, ¿tienes una entrada por ahí para alguien como yo? “

Berta

Tener las ganas de ordenar tu vida.

Creo que para poder implementar GTD a tu vida, debes estar en la búsqueda de organizar tu vida, optimizar tu tiempo para que te rinda al máximo, sentirte mal con tu desorden actual y ganas de mejorar todo esto. Si piensas que es la nueva moda, o es – lo que la lleva – como decimos en Chile, no conseguirás nada, ya que este sistema no es para ti, o debes esperar para implementarlo a futuro.

“GTD no es para todos… solo es para los que tienen ganas de ordenar sus vidas, teniendo menos estrés”

 Tomarse el océano pacífico en un día.

Berta, como te respondí el comentario, no intentes  tomarte el océano pacífico en un día — Da el primer paso—. Cambiar hábitos, no se realiza de un día para otro, y para poder vencer los hábitos malos, lo mejor es reemplazarlo por uno nuevo, GTD.  A continuación les comento, cuales son los tres pasos básicos para implementar el sistema.

Primer Paso – Recopilar

Creo que la mejor forma de comenzar con GTD, es implementando el  proceso de recopilación,  que no es más que anotar en una lista todas las cosas que después tienes o quieres  hacer algo con ellas.  Y lo mejor que para hacer esto, solo necesitas una libreta de papel y un lápiz.

Relato de un día Normal – Recopilando.

Hoy me levanté a las 8:00 AM, mi madre está de visita en mi hogar, y me indica que le compre un remedio, — lo anoto en la libreta, ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!. (Como ahora estoy más tecnológico, le tomé una foto desde mi SmartPhone al remedio y puse el nombre en Catch en la bandeja de entrada. ). Luego me puse a tomar desayuno y después fui al refrigerador a buscar un Yogurt, y quedaban dos, por lo que anoté,  “Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador”.  Luego me dirigí a mi trabajo, y mientras iba viajando dentro del Metro, vi en cartelera  “Los Muppets”, película que me gustaría ver ya que tengo buenos recuerdos con los muppets, cuando era niño. En ese momento, no iba muy cómodo por lo que no podía escribir, por lo que utilicé la grabación de voz, y disimuladamente, grabé “ver cartelera en cines hasta cuándo estará la película Los Muppets” …

La lista que tendría en la bandeja de entrada quedó así:

•         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
•         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
•         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

 

Segundo Paso – Definir listas mínimas para utilizar GTD.

Si no sabes por dónde empezar con tanta listas, y clasificadas por contextos, energía, tiempo, etc. las básicas son:

1)      Bandejas de entradas: Todo lo recopilado, y que no se ha tomado una decisión de que es lo que hay que hacer.

2)      Próximas acciones: Todas las próximas acciones que puedes hacer lo antes posible. Recuerda no poner toda las acciones futuras, solo la que puedes hacer al momento de leer la lista.

3)      Esperando Por: tareas delegadas a otras personas, las cuales les debes hacer seguimiento.

4)      Calendario: Debes tener una agenda para las cosas que debes hacer en un horario o día específico.

 

Tercer Paso – Procesando tu bandeja de entrada – Próximas acciones.

Como ya tienes fuera de tu cabeza, las cosas que ocurrieron hoy, ahora te toca procesar las bandejas, lo antes posible ya que mientras sepas que existen cosas ahí sin procesar tendrás estrés. Para esto, busca un lugar tranquilo, o escucha música, y ponte a procesar tu bandeja de entrada, toda de una vez.Tiene que quedar todas tachadas diariamente,  para que tu lista se vea así:

• ·         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
• ·         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
• ·         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

Después de procesarlas, mi lista de próximas acciones/Esperando Por/Calendario quedó así.

 Próximas acciones:

• Navegar en iexplorer www.xxxxx.cl o www.yyyy.xl ,  película Los Muppets para revisar si está en cartelera y anotar fecha máxima que estará para ser vista en el cine. Fecha límite 05-Enero-2012.
• Comprar remedio XXX en Farmacia XXXX. Fecha límite 29-Diciembre-2011. Guardarlo en el bolsillo de pantalón, para asegurar que llegue a casa y no lo olvide en el trabajo.

Esperando Por

• María José Comprar en supermercado Jumbo de Bilbao u otro cercano, 10 yogurt de Mora, marca XXXX . Mañana 31-12-2012. Recordarle en casa o llamarla el 30-12-2012.

Calendario

• En la agenda en el día 30-12-2012: llamar a María José al fono XXXXXX.Recordar compra de 10 yogurt’s de Mora.

Y mi mente quedó libre de estrés, ya que sé, que tengo en este sistema todos los compromisos procesados, y tengo claro cuando tengo que ir ejecutando las acciones que corresponde y cuando corresponden.

Espero poder influir en ustedes y que vean la facilidad del sistema…

 Mis agradecimientos a Manuel.Lopez por la fotografía compartida.

PD: María José es mi querida esposa.

 

¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?

Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.

Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.

Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:

#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet

Bitácora de Sucesos	Dudas y Preguntas	Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez. 20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX” 19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…	Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet…	—– Acciones en Curso —- RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011 —–  Acciones en Espera —– Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez —  Acciones terminadas — Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión

Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:

• Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.

• Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.

• Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.

Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.

Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.

Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.

Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…

 

Para ser productivo, debes ser confiable. ¿Eres productivo?

Hace algunos días estuve en una reunión, donde varios participantes comentaban, que no tenían tiempo para avanzar sus proyectos importantes debido a la cantidad de — solicitudes pequeñas — que constantemente los agobiaban. La mayoría de las veces se justificaban sus atrasos de proyectos estratégicos debido a estas solicitudes. En ese momento me puse a pensar – y sí que me cuesta!! 😉  –, que si tuviera que delegar en ellos, pensaría inmediatamente en atarlos con sus jefes y dejando la tarea por escrita, con el fin de presionar  — por compromiso adquirido, ya que, con lo visto, no confiaría en sus palabras.

Esto me hizo recordar, que hace mucho tiempo, comencé a potenciar uno de los valores más importantes, que diariamente requieren de mucho trabajo, la confianza. Durante mucho años, respondía automáticamente SÍ a todo el mundo, tanto en ámbito laboral como personal, justificándome, en que se era más “simple” la respuesta ante las otras personas, para que no me insistieran, ya que, no necesariamente realizaría lo que en ese momento me estaba comprometiendo, por lo que “fácilmente” podía evadir ese compromiso. Siempre tenía una justificación por todas mis irresponsabilidades, ya que, coincidentemente — algo externo — me provocaba no asistir a una reunión, o a atrasarme con algo comprometido.

Sin embargo, con esta actitud, lo único que estaba consiguiendo, era que las demás personas no confiaran en mí, excluyéndome de invitaciones o no delegándome cosas, ya que, no sabían si las realizaría.

Por esas cosas de la vida, leer sobre productividad e implementar GTD, me hizo darme cuenta, el daño que me estaba haciendo, y por otra parte, los grandes beneficios que lleva ser una persona “confiable” ante las demás. Uno nunca se debe olvidar que construir confianza es un proyecto de largo plazo, la cual siempre pende de un delgado hilo, — y si este se rompe —, es muy difícil de enmendarlo.

La confianza es una parte fundamental de la vida, uno confía en que la tierra seguirá sus movimientos de translación y rotación, que el TranSantiago ( transporte público de Micro-Buses en Chile) tendrá frecuencia con cierta regularidad, que los estados financieros de las empresas publicado a las superintendencias correspondientes, son reales y válidos, que los diarios publican noticias con una investigación previa y confirmada, y podría seguir escribiendo un largo listado de cosas que no nos cuestionamos y solo confiamos en que son así.

Cuando nos olvidamos de la importancia de la confianza, comienzan las especulaciones, que más que aportar producen confusión, y empiezan a deteriorar las relaciones interpersonales, conduciendo directamente a la desconfianza. ¿Que provoca la especulación sobre tí? que tu marca como persona es menos “creíble”, motivo el cual comienzan a cerrarse las puertas que tanto trabajo te ha costado abrir.

Las especulaciones, las podemos resumir como las dudas que se crean sobre algo o alguien, estas sean verdaderas o falsas, comienzan a producir desconfianza, preocupación y exceso de control. Por ejemplo, si estás casado, y más de alguna día quieres salir solo con tus amigos, pero cada vez que lo haces, le dices a tu esposa que vas al trabajo, evidentemente que cuando descubra esto, aparte de dormir en la pieza de alojados ;-), cada vez que salgas después de este “descubrimiento”, tendrá dudas si lo que estás diciendo es verdad y comenzará a especular de dónde realmente vas, quizás te siga en un taxi, comience a revisar tu celular, etc. Hubiera sido más fácil desde un comienzo decirle la verdad, confiaría más en ti, aunque puedes ser que hacer eso, te cueste más trabajo hacerlo.

Solo quería agregar la definición de las palabras, confianza y especular, obtenidos desde la R.A.E.

Confianza. (De confiar).

1. f. Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.

2. f. Seguridad que alguien tiene en sí mismo.

3. f. Presunción y vana opinión de sí mismo.

4. f. Ánimo, aliento, vigor para obrar.

5. f. familiaridad (‖ en el trato).

6. f. Familiaridad o libertad excesiva. U. m. en pl.

7. f. desus. Pacto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.

Especular (Del lat. speculâris).

1. adj. Perteneciente o relativo a un espejo.

2. adj. Semejante a un espejo.

3. adj. Dicho de dos cosas simétricas: Que guardan la misma relación que la que tiene un objeto con su imagen en un espejo.

4. adj. Ópt. Dicho de una cosa: Reflejada en un espejo.

5. adj. ant. Transparente, diáfano.

Me gustaría que meditaras sobre lo que he escrito, y que revisaras tu vida tu conducta, y evaluaras que tan confiable crees que eres para los demás, y algo más importante, confiable contigo mismo. Si sientes que no eres muy confiable, bueno, hoy será tu punto de partida, donde construirás los pilares de tu marca como persona.

En una siguiente entrada, les comentaré cuales son los — trucos — que uso para ser un poco mas confiable 😉 .

Mis agradecimientos por la foto a libretadeapuntes.

Ahora cuéntame de ti… ¿Sirve ser productivo y no confiable? ¿Crees que no se puede construir la confianza? ¿Tienes alguna historia en donde ser confiable era la mejor alternativa?…