GTD no es para todos… solo es para los …

Berta, una de mis lectoras más concurrentes, y con más comentarios, además paso el dato que tiene un excelente blog, http://www.aporlasfaltas.blogspot.com/, que recomiendo de sobremanera leer, dirigido para todos nosotros que nos gusta escribir, pero que no lo hacemos tan bien como ella. En la entrada “SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.”, puso el siguiente comentario:

“Yo estoy en plena crisis con GTD, estoy tan liada que no consigo motivación ni ganas para invertir los pocos ratos que me quedan libres en leer el libro e implementar el sistema. Leo tus entradas anteriores y me asustan, me agobio con todas las listas que hay que hacer y ese enorme trabajo de ordenar mis bandejas de entradas… En fin, lo que yo te diga, ¡crisis total!, ¿tienes una entrada por ahí para alguien como yo? “

Berta

Tener las ganas de ordenar tu vida.

Creo que para poder implementar GTD a tu vida, debes estar en la búsqueda de organizar tu vida, optimizar tu tiempo para que te rinda al máximo, sentirte mal con tu desorden actual y ganas de mejorar todo esto. Si piensas que es la nueva moda, o es – lo que la lleva – como decimos en Chile, no conseguirás nada, ya que este sistema no es para ti, o debes esperar para implementarlo a futuro.

“GTD no es para todos… solo es para los que tienen ganas de ordenar sus vidas, teniendo menos estrés”

 Tomarse el océano pacífico en un día.

Berta, como te respondí el comentario, no intentes  tomarte el océano pacífico en un día — Da el primer paso—. Cambiar hábitos, no se realiza de un día para otro, y para poder vencer los hábitos malos, lo mejor es reemplazarlo por uno nuevo, GTD.  A continuación les comento, cuales son los tres pasos básicos para implementar el sistema.

Primer Paso – Recopilar

Creo que la mejor forma de comenzar con GTD, es implementando el  proceso de recopilación,  que no es más que anotar en una lista todas las cosas que después tienes o quieres  hacer algo con ellas.  Y lo mejor que para hacer esto, solo necesitas una libreta de papel y un lápiz.

Relato de un día Normal – Recopilando.

Hoy me levanté a las 8:00 AM, mi madre está de visita en mi hogar, y me indica que le compre un remedio, — lo anoto en la libreta, ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!. (Como ahora estoy más tecnológico, le tomé una foto desde mi SmartPhone al remedio y puse el nombre en Catch en la bandeja de entrada. ). Luego me puse a tomar desayuno y después fui al refrigerador a buscar un Yogurt, y quedaban dos, por lo que anoté,  “Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador”.  Luego me dirigí a mi trabajo, y mientras iba viajando dentro del Metro, vi en cartelera  “Los Muppets”, película que me gustaría ver ya que tengo buenos recuerdos con los muppets, cuando era niño. En ese momento, no iba muy cómodo por lo que no podía escribir, por lo que utilicé la grabación de voz, y disimuladamente, grabé “ver cartelera en cines hasta cuándo estará la película Los Muppets” …

La lista que tendría en la bandeja de entrada quedó así:

•         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
•         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
•         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

 

Segundo Paso – Definir listas mínimas para utilizar GTD.

Si no sabes por dónde empezar con tanta listas, y clasificadas por contextos, energía, tiempo, etc. las básicas son:

1)      Bandejas de entradas: Todo lo recopilado, y que no se ha tomado una decisión de que es lo que hay que hacer.

2)      Próximas acciones: Todas las próximas acciones que puedes hacer lo antes posible. Recuerda no poner toda las acciones futuras, solo la que puedes hacer al momento de leer la lista.

3)      Esperando Por: tareas delegadas a otras personas, las cuales les debes hacer seguimiento.

4)      Calendario: Debes tener una agenda para las cosas que debes hacer en un horario o día específico.

 

Tercer Paso – Procesando tu bandeja de entrada – Próximas acciones.

Como ya tienes fuera de tu cabeza, las cosas que ocurrieron hoy, ahora te toca procesar las bandejas, lo antes posible ya que mientras sepas que existen cosas ahí sin procesar tendrás estrés. Para esto, busca un lugar tranquilo, o escucha música, y ponte a procesar tu bandeja de entrada, toda de una vez.Tiene que quedar todas tachadas diariamente,  para que tu lista se vea así:

• ·         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
• ·         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
• ·         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

Después de procesarlas, mi lista de próximas acciones/Esperando Por/Calendario quedó así.

 Próximas acciones:

• Navegar en iexplorer www.xxxxx.cl o www.yyyy.xl ,  película Los Muppets para revisar si está en cartelera y anotar fecha máxima que estará para ser vista en el cine. Fecha límite 05-Enero-2012.
• Comprar remedio XXX en Farmacia XXXX. Fecha límite 29-Diciembre-2011. Guardarlo en el bolsillo de pantalón, para asegurar que llegue a casa y no lo olvide en el trabajo.

Esperando Por

• María José Comprar en supermercado Jumbo de Bilbao u otro cercano, 10 yogurt de Mora, marca XXXX . Mañana 31-12-2012. Recordarle en casa o llamarla el 30-12-2012.

Calendario

• En la agenda en el día 30-12-2012: llamar a María José al fono XXXXXX.Recordar compra de 10 yogurt’s de Mora.

Y mi mente quedó libre de estrés, ya que sé, que tengo en este sistema todos los compromisos procesados, y tengo claro cuando tengo que ir ejecutando las acciones que corresponde y cuando corresponden.

Espero poder influir en ustedes y que vean la facilidad del sistema…

 Mis agradecimientos a Manuel.Lopez por la fotografía compartida.

PD: María José es mi querida esposa.

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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?

Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.

Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.

Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:

#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet

Bitácora de Sucesos	Dudas y Preguntas	Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez. 20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX” 19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…	Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet…	—– Acciones en Curso —- RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011 —–  Acciones en Espera —– Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez —  Acciones terminadas — Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión

Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:

• Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.

• Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.

• Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.

Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.

Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.

Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.

Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…

 

Para ser productivo, debes ser confiable. ¿Eres productivo?

Hace algunos días estuve en una reunión, donde varios participantes comentaban, que no tenían tiempo para avanzar sus proyectos importantes debido a la cantidad de — solicitudes pequeñas — que constantemente los agobiaban. La mayoría de las veces se justificaban sus atrasos de proyectos estratégicos debido a estas solicitudes. En ese momento me puse a pensar – y sí que me cuesta!! 😉  –, que si tuviera que delegar en ellos, pensaría inmediatamente en atarlos con sus jefes y dejando la tarea por escrita, con el fin de presionar  — por compromiso adquirido, ya que, con lo visto, no confiaría en sus palabras.

Esto me hizo recordar, que hace mucho tiempo, comencé a potenciar uno de los valores más importantes, que diariamente requieren de mucho trabajo, la confianza. Durante mucho años, respondía automáticamente SÍ a todo el mundo, tanto en ámbito laboral como personal, justificándome, en que se era más “simple” la respuesta ante las otras personas, para que no me insistieran, ya que, no necesariamente realizaría lo que en ese momento me estaba comprometiendo, por lo que “fácilmente” podía evadir ese compromiso. Siempre tenía una justificación por todas mis irresponsabilidades, ya que, coincidentemente — algo externo — me provocaba no asistir a una reunión, o a atrasarme con algo comprometido.

Sin embargo, con esta actitud, lo único que estaba consiguiendo, era que las demás personas no confiaran en mí, excluyéndome de invitaciones o no delegándome cosas, ya que, no sabían si las realizaría.

Por esas cosas de la vida, leer sobre productividad e implementar GTD, me hizo darme cuenta, el daño que me estaba haciendo, y por otra parte, los grandes beneficios que lleva ser una persona “confiable” ante las demás. Uno nunca se debe olvidar que construir confianza es un proyecto de largo plazo, la cual siempre pende de un delgado hilo, — y si este se rompe —, es muy difícil de enmendarlo.

La confianza es una parte fundamental de la vida, uno confía en que la tierra seguirá sus movimientos de translación y rotación, que el TranSantiago ( transporte público de Micro-Buses en Chile) tendrá frecuencia con cierta regularidad, que los estados financieros de las empresas publicado a las superintendencias correspondientes, son reales y válidos, que los diarios publican noticias con una investigación previa y confirmada, y podría seguir escribiendo un largo listado de cosas que no nos cuestionamos y solo confiamos en que son así.

Cuando nos olvidamos de la importancia de la confianza, comienzan las especulaciones, que más que aportar producen confusión, y empiezan a deteriorar las relaciones interpersonales, conduciendo directamente a la desconfianza. ¿Que provoca la especulación sobre tí? que tu marca como persona es menos “creíble”, motivo el cual comienzan a cerrarse las puertas que tanto trabajo te ha costado abrir.

Las especulaciones, las podemos resumir como las dudas que se crean sobre algo o alguien, estas sean verdaderas o falsas, comienzan a producir desconfianza, preocupación y exceso de control. Por ejemplo, si estás casado, y más de alguna día quieres salir solo con tus amigos, pero cada vez que lo haces, le dices a tu esposa que vas al trabajo, evidentemente que cuando descubra esto, aparte de dormir en la pieza de alojados ;-), cada vez que salgas después de este “descubrimiento”, tendrá dudas si lo que estás diciendo es verdad y comenzará a especular de dónde realmente vas, quizás te siga en un taxi, comience a revisar tu celular, etc. Hubiera sido más fácil desde un comienzo decirle la verdad, confiaría más en ti, aunque puedes ser que hacer eso, te cueste más trabajo hacerlo.

Solo quería agregar la definición de las palabras, confianza y especular, obtenidos desde la R.A.E.

Confianza. (De confiar).

1. f. Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.

2. f. Seguridad que alguien tiene en sí mismo.

3. f. Presunción y vana opinión de sí mismo.

4. f. Ánimo, aliento, vigor para obrar.

5. f. familiaridad (‖ en el trato).

6. f. Familiaridad o libertad excesiva. U. m. en pl.

7. f. desus. Pacto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.

Especular (Del lat. speculâris).

1. adj. Perteneciente o relativo a un espejo.

2. adj. Semejante a un espejo.

3. adj. Dicho de dos cosas simétricas: Que guardan la misma relación que la que tiene un objeto con su imagen en un espejo.

4. adj. Ópt. Dicho de una cosa: Reflejada en un espejo.

5. adj. ant. Transparente, diáfano.

Me gustaría que meditaras sobre lo que he escrito, y que revisaras tu vida tu conducta, y evaluaras que tan confiable crees que eres para los demás, y algo más importante, confiable contigo mismo. Si sientes que no eres muy confiable, bueno, hoy será tu punto de partida, donde construirás los pilares de tu marca como persona.

En una siguiente entrada, les comentaré cuales son los — trucos — que uso para ser un poco mas confiable 😉 .

Mis agradecimientos por la foto a libretadeapuntes.

Ahora cuéntame de ti… ¿Sirve ser productivo y no confiable? ¿Crees que no se puede construir la confianza? ¿Tienes alguna historia en donde ser confiable era la mejor alternativa?…

 

(I) Procesando mis bandejas – el email.

En la entrada mis listas de gtd, les comenté sobre las listas que utilizo para mantener el sistema operativo. Comenzaré a explicar cómo proceso el email, y en las entradas posteriores continuaré con las demás bandejas, que les comenté en la entrada, Mis bandejas de entrada al desnudo.

Un gran porcentaje de cosas de mi vida, me llegan por email, ya sean del ámbito laboral o personal. Tengo un correo de mi empresa, y dos personales; uno formal, para buscar empleo, compras importantes, etc. y otro para las suscripciones de blogs, foros, etc. y los leo todos los días, reenviando al correo de la empresa, todas las cosas que tengo que accionar, archivar, delegar más tarde. ¿Por qué centralizo todo?, porque generalmente los correos personales los leo en mi teléfono móvil, y todo el procesamiento lo realizo en el email de mi empresa.

Cuando comienzo a procesar, tomo todos los correos que tengo en la bandeja de entrada de outlook y los que están en la carpeta elementos enviados, los traslado a una carpeta común llamada procesamiento correos. De esta forma realizo un corte en la entrada, y solo proceso los que tengo en la carpeta Procesamiento Correos. Quiero destacar que procesar los elementos enviados me ayudó a tener controlado mis emails, ya que, más de alguna tarea se me puede haber quedando rezagada en los elementos enviados, o me ha simplificado el control, cuando he solicitado a alguien una tarea, que pienso que me la entregará rápido, me quedo tranquilo, ya que está en los emails enviados, por lo que evito generar una tarea Outlook marcándola con la categoría esperando por, disminuyendo la burocracia.

Después de tener todo centralizado en la carpeta procesamiento de correos, voy aplicando el flujo GTD, generando tareas asignándoles las categorías según corresponda. Cuando quiero mantener el hilo del correo en la tarea outlook, arrastro el correo hacia el menú tarea y automáticamente se copia el contenido del correo a la tarea, y en el asunto indico si es parte de un proyecto marcándola con un tag #ProyectoX, o si es una acción normal la asigno a lo mencionado en la entrada anterior. No recomiendo utilizar los botones de seguimiento de Outlook, ya que la tarea no se traspasa a la carpeta de tareas Outlook, y además de esta forma no se transfiere a los equipos móviles sincronizados con Outlook Web Access.

Cada email que proceso, lo traspaso a una subcarpeta Correos Procesados — que son los que quiero mantener para una posible referencia —, o a correos para Eliminar, que traspaso los emails que no necesitaré a futuro, y en esta carpeta, voy borrando los emails que superan los tres meses. De esta forma solo mantengo lo que realmente necesito y voy borrando la — basura — que va llegando.

Ahora cuentame de tí … ¿Cómo procesas los email’s? ¿Revisas los elementos enviados para realizar seguimiento? ¿Me recomiendas algo para mejorar?…

Mis agradecimientos a RambergMediaImages por fotografía.

 

Mis listas de GTD.

En — Mis Bandejas de entrada al desnudo —, les comenté cuales son las bandejas que utilizo para el proceso de recopilación. No comentaré sobre el flujo de GTD de David Allen, ya que lo pueden encontrar en el libro Getting Thing Done o en su versión en español Organízate con Eficacia.

En mi oficina tengo todas las bandejas para procesarlas, y les recuerdo que son el email desde Outlook 2010, OneNote 2010, libreta de papel, bandeja de papeles y Catch. Cuando tengo que trasladar papeles y otras desde la casa a oficina o viceversa, utilizo un sobre que es mi bandeja de traslado entre esos lugares, y como regla los reviso cada vez que llegue a cualquiera de esas dos partes.

Tengo el hábito adquirido de procesar todos los días las bandejas, en el cual tengo una reunión diaria conmigo durante la última hora de trabajo para realizar esta actividad y dejar — ordenado el sistema —. Es importante mencionar que interrumpo esta reunión, solo cuando ocurren urgencias u otras actividades que no puedo negarme a realizar, una hora al médico que no se cambiar o una reunión exigida por mi jefe — aunque trato de evitarlo a toda costa que ocurra esto.

En esta entrada, les mostraré como tengo implementado el sistema de listas y en las posteriores les indicaré como proceso cada una de mis bandejas.

MIS LISTAS GTD EN OUTLOOK.

Para crear las listas de GTD, utilizo las tareas de Microsoft Outlook 2010, que las tengo sincronizadas con mi móvil, permitiéndome andar con el sistema en cualquier lugar. Cada lista son tareas clasificadas en categorías.

1.- Inbox: Es la bandeja de entrada

2.- Esperando Por: Son todas las cosas las cuales he delegado o alguien se ha comprometido conmigo.

3.- @Accion_#CONTEXTO#: Son las acciones que tengo que realizar en cada contexto. Tengo creada una categoría — acción por contexto— , simplemente porque las aplicaciones para teléfonos móviles existentes no permiten el filtro por dos categorías a la vez.

4.- Alguna Vez/Quizás: son las tareas que en la revisión semanal evalúo las siguientes acciones o las mantengo en esta categoría.

5.- @#Contacto#: Tengo una categoría por contacto “importante” y la uso cuando tengo temas que conversar con ese #Contacto, es decir, cuando lo vea la próxima vez. También uso esta tarea combinada con esperando por, con el mismo fin.

6.- Proyectos GTD: la utilizo para indicar que esta acción pertenece a un proyecto, y me es más fácil listar las acciones de los proyectos en curso.

7.- Next Action: la utilizo en mayor medida, para indicar que es una próxima acción y no solo una acción como la marco en @Accion_#CONTEXTO#. En realidad las acciones que no son próximas deberían ir en algún día quizás, pero me queda mas cómodo tener todas las acciones e ir marcando como próxima acción las que tengo que ejecutar.

8.- El Calendario: anoto todas las reuniones que tengo que realizar en una fecha y hora determinada, no hay tareas, ni reservo tiempo para la tarea X.

Para visualizar el sistema, tengo tres principales vistas personalizadas de tareas en Outlook.

1.- Por categorías: que muestra el sistema completo, sin ningún filtro.

2.- Por Next Action: Filtro todas las acciones que son — Próximas acciones—.

3.- Por Proyecto GTD: Filtro todas las acciones que pertenecen a proyectos. Adicionalmente comienzo la tarea con un tag, como los de twitter #ProyectoSecreto y con el buscador me muestra todas las tareas relacionadas.

Básicamente con estas listas, soporto todo el trabajo tanto laboral como el del hogar. Para los archivos de referencia utilizo carpetas del sistema, que mostraré en próximas entradas.

Gracias por la fotografía a seudoanonimo.

Ahora cuéntame sobre ti… ¿Cómo organizas tu sistema GTD? ¿Qué software usas? ¿Qué cambios me recomendarías realizar a mi sistema de listas?…

Incentívame a seguir escribiendo comentando los artículos…

 

Mis Bandejas de entrada al desnudo.

Sobre como elegí mis bandejas, se los comenté en la entrada “Las bandejas de entrada de mi vida”, ahora les contaré que herramientas papel y tecnológicas utilizo para recopilar.

Para los que tuvieron flojera de leer la anterior entrada 🙂 ,les recuerdo que identifiqué, que en mi vida principalmente tengo tres lugares en los cuales estoy la mayoría de mi tiempo,que son en mi casa, en trabajo y en transito. En base a esto, estuve mucho tiempo buscando poder centralizar mis bandejas de entrada, y después de un año de búsqueda, he encontrado las herramientas que me permiten recopilar las cosas en todo ámbito.

Tareas Outlook 20120

Outlook 2010: En el trabajo usamos servidor Exchange, el cual utilizo para recepción de correos, citas y registro mis tareas gtd.

TouchDown

TouchDown de NitroDesk: Para acceder desde mi móvil al correo exchange, utilizo OWA (Outlook Web Access), y accedo desde la aplicación TouchDown, y gracias a este software todo lo que tengo en correo en mi laptop, esta sincronizado en mi SmartPhone que tiene sistema operativo Android. La virtud de este software que sincroniza contactos, email, calendario y tareas, que esto último pocos softwares lo realizan. TouchDown es de pago, y lo puedes descargar desde el market.

OneNote 2010: Utilizo para materiales de referencia y escribir minutas de reunión, y recortes o archivos que rescato desde la web, y los dejo en la lista sin clasificar.

Catch

Catch: Utilizo para grabar notas de voz y notas desde fotografías. La ventaja que todo lo que ingreses queda en una gran lista de entradas, en el cual queda fácil de procesar, mezclando notas de voz, imágenes y texto. Además que puedes acceder a las notas desde Internet. Esta aplicación es gratis, hasta 70 mb de espacio mensual y está disponible para Android y Iphone.

Libreta de Papel: libreta de papel pequeña, que cabe en un bolsillo del pantalón, que es fácil de llevar a cualquier parte.

Bandeja de Papel

Bandeja del Papel: Intento fotografiar todo los papeles o documentos que pueda con el fin de tener solo los papeles realmente necesarios, como facturas, boletas, garantías de productos, etc. Todo los papeles los dejo en la bandeja móvil — que es un sobre que transporto del trabajo a la casa o viceversa — para llegar a mi bandeja física que tengo en el trabajo, para luego ser procesado y o archivado.

Con estas herramienta cubro todas mis necesidades de almacenamiento de cosas en mi vida, y las utilizo de la siguiente manera dependido de la situación.

CUANDO PUEDO ESCRIBIR

• Uso las tareas de Outlook 2010, asignándoles la categoría inbox para todas las cosas que en el momento que — llegan a mi vida — y en ese momento las puedo escribir.

• Utilizo catch, cuando necesito escribir aún mas rápido, ya que acá no tengo que marcar categorías, solo tengo que escribir. Lo bueno que después para procesar puedo ver todo el material desde mi laptop.

• Cuando estoy en reuniones, y necesito escribir mas rápido o mas texto que loque puedo hacerlo en mi smartphone, utilizo mi libreta de papel.

• En el trabajo cuando organizo reuniones y puedo utilizar mi laptop,uso Microsoft OneNote 2010, ya que, me permite escribir, recortar cosas de Internet, y además desde la citas de outlook automáticamente se traspasan los participantes de la reunión, y se ganaun poco de tiempo.

CUANDO NO PUEDO ESCRIBIR, O NECESITO EL REGISTRO VISUAL

• Cuando voy conduciendo, caminado en la calle, y necesito recordar algo que se me ocurrió, utilizo las notas de voz de catch.

• Cuando leo algún articulo en el diario o en revistas, o voy caminado en la calle y quiero recordar algún anuncio de una película o restaurante, tomo una fotografía utilizando catch con localización con GPS.

• Como registro mis pagos de cuentas y cuando esto lo realizo en efectivo, grabo una nota de voz indicando el monto y la descripción de lo que compré para después procesarlo.

• Cuando me llegan facturas, o documentos legales, que no puedo fotografíar y debo guardar el documento físico, los dejo en mi bandeja de entrada de papel de la casa o del trabajo.

Así prácticamente voy recopilando todas las cosas, que resumiendo, termino con cinco bandejas de entradas, las tareas de outlook, Catch, Libreta de Papel, Bandeja de Papel y OneNote. Adicional al sistema, tengo mi bandeja móvil, que es un sobre que me permite transportar desde la casa al trabajo, y tengo una bandeja de papel que es idéntica en casa.

Posteriormente comentaré como proceso lo recopilado…

Ahora cuéntame sobre tí. ¿Cuáles son tus bandejas de entrada? ¿Que herramientas de recopilación utilizas?. ¿Crees que 5 bandejas son excesivas?

 

Las bandejas de entrada de mi vida

La punta del iceberg en GTD es la bandeja de entrada, la cual cumple la función de una bolsa de “cosas” que llegan a nuestra vida; en la cual depositamos nuestra confianza en ella, ya que si dejamos algo en “la bandeja de entrada”, tendremos la tranquilidad que podemos pensar mas tarde lo que debemos hacer con esas cosas, y nuestra mente descansará y nos liberará del estrés.

Crear y saber utilizar tus bandejas de entrada, es uno de los hitos mas importantes en GTD, y lo mejor, que es el mas fácil de agregar a tus hábitos personales.

Bueno, vamos al grano, ¿Cómo comencé a implementar mis bandejas de entrada?, lo primero que me puse a pensar es en identificar desde donde llegaban las cosas a mi vida, la primera bandeja que estaba en la lista fue el email, — que tengo uno personal y otro laboral —, también me llegan algunas cartas por correos de chile a la casa, las cuales eran principalmente estados de cuentas. Después de pensar largamente si había alguna mas, lamentablemente la última que encontré, fue mi mente, es decir, de lo que me acordara en algún momento. En ese momento, me dí cuenta que tenía un gran desorden en mi vida, y que no podía seguir de esa manera, si es que realmente quería aprovechar mi vida.

Después de tener claro — mi descontrol — , analicé en cuales eran las bandejas que debía tener, y también tenía claro, que no tenía que tener muchas bandejas, ya que a futuro sería mas difícil realizar el posterior procesamiento — del cual hablaré sobre esto mas adelante. Entonces comencé a listar cuales eran los lugares físicos que generalmente estaba, y que tipo de cosas llegaban a mi vida — papeles, correos, CD’s, emails, etc. — , con las cuales comenzaría a llenar mis bandejas, y así comencé pensando en cada uno los lugares, en el cual pasaba la mayor parte del tiempo:

• En el trabajo: el 50% estoy sentando en mi oficina frente a mi notebook, y el restante en reuniones de trabajo o coordinaciones con otros equipos, en las cuales algunas veces portaba mi notebook, u otras veces, solo con una libreta de papel, por lo tanto, debía pensar como crear mis bandejas en base a este mundo. La conclusión fue, cuando estaba con el computador, utilizar las tareas de Microsoft Outlook 2010, asignándoles la categoría que llamé Inbox — que le asigno rápidamente con Ctrl-F2 —, y cuando estoy, en reuniones sin el notebook, anoto en mi libreta de papel, que también llevo a todos lados, y no me refiero solo al trabajo.

• En mi casa: estoy en mi habitación, sentado en el escritorio, en el comedor y en el living por lo general, y también tengo un buzón en conserjería. La mayoría de las cosas que “me llegan” en este contexto, son ideas que se me ocurren, cosas que me pide mi esposa o que me comprometo con ella, también me llega correspondencia que está en conserjería, también otras cosas que me comprometo por teléfono con mi hermano y mamá. Dado este mundo, comencé con una libreta, anotando las cosas y lo que me sucedió fue que socialmente, me miraban extraño otras personas cuando yo sacaba mi libreta y me ponía a anotar ;-), y era recurrente que comenzaran las preguntas de porqué anotaba todo, y el interrogatorio mas de alguna vez me desgastaba mas de la cuenta. Motivo esto, me compré un StmartPhone con Android, y hago lo mismo lo mismo que hacía con mi libreta, pero ahora la gente piensa, que estoy en facebook, twiter o haciendo cualquier cosa, es decir, pasa mas desapercibido, o como decimos acá en Chile — paso mas piola—.

• En transito: y a este lugar me refiero, a cualquier lugar que no sea mi casa o trabajo, bueno acá si que no tenía absolutamente nada, y rápidamente se me vino a la mente, utilizar mi SmartPhone, el cual llevo a todas partes, y me permite varias formas de recopilación, puedo crear tareas escritas, y lo bueno que se sincronizan con Outlook, también puedo tomar fotos, notas de voz cuando no puedo escribir. Para realizar esto, uso una aplicación llamada Catch,  que permite realizar todo esto, y además se pueden ver las notas por Internet a través de https://catch.com.

En entradas posteriores, les comentaré como recopilar e ir dejando las cosas en las  bandejas de entrada, y como organizarse para no perder esas valiosas cosas que pasan por tu vida.

De esta forma comencé el camino hacia alguna forma parecida a GTD.

Ahora cuéntame sobre ti, ¿tienes bandejas de entrada?¿Cuál fue el resultado de identificar tus bandejas de entradas? ¿Tienes lugares físicos especiales que no sepas como crear una bandeja de entrada? ¿No sabes por donde comenzar? No dudes en escribir tus comentarios de tus actuales experiencias sobre esto.

Mis agradecimientos a dnkemontoh por compartir la fotografía.