La sagrada agenda.

Quise tomar este tema, dada la discusión realizada en mi anterior entrada. Quiero ser breve y conciso con los temas que recomiendo agregar a una agenda y cuáles no. Comenzando con la definición de agenda que yo considero como válida, a una lista de tareas ordenadas por un día y horas, en el cual se tiene que recordar hacer un día y/u hora específica. Según RAE, es:

Agenda.
(Del lat. agenda, cosas que se han de hacer).
1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.

Desde que utilizo GTD, tengo un culto a la Agenda ;-), y  los 5 mandamientos para mí son:

1)    No reservar tiempo para ejecutar una tarea en una hora determinada: Les recomiendo que no reserven tiempo para realizar una supuesta tarea en su agenda, ya que, es bastante probable que las prioridades vayan cambiando en el momento, y producto de esto no realices esa tarea, posponiéndola para siempre. Es mejor realizar una lista de tareas, en el cual cada vez que tengas tiempo elijas una de ellas y la ejecutes dependiendo el contexto que estés.

2)     No agregar a las listas de @cción, aquellas tareas que solo puedes realizar un día específico: Después de varios ajustes a mi sistema, confieso que lo mejor es agregar a la agenda las tareas que solo puedes realizar un día específico, como por ejemplo, llamar a tu amiga que está de cumpleaños. Si dejas esas tareas en la listas, solo te generarán pérdida de tiempo cuando estés en modo ejecución de acciones, leyendo tus listas de tareas, y cuando leas este tipo de tareas, no podrás hacerlas, ya que, — no son una próxima acción ejecutable en cualquier momento, solo ese día especifico—.

3)    No agregar todas las tareas al calendario: para mí juicio, esta es la peor y más común práctica, que se utiliza para recordar las responsabilidades. Es frecuente que la lista de recordatorios que se va dejando en Outlook, Lottus, etc. se utiliza para revisar las tareas que se tiene por realizar. El problema que prácticamente es una bandeja de entrada, sin acciones físicas concretas para realizar, sin pensar en la “cosa” por lo cual no va motivar a ejecutarla, posponiendo constantemente aquellas que no está clara la próxima acción.

4)    No agregar todas citas, reuniones o compromisos que se pueden realizar a una hora determinada: La mayoría de las reuniones se tienen que realizar a una hora determinada, por lo tanto es obligación agregarla a la agenda. No dejes esa preocupación en tu mente y que no te dé flojera agregarla en el calendario, ya que puedes olvidar asistir a ella, y si te ocurre esto, quedarías como una persona irresponsable, ya que no avisaste que no asistirías a ella.

5)    No utilizar la agenda como listas de @lgún día quizás: No anotes las tareas que crees que te gustaría realizar un mes después, para esto, utiliza la lista algún día quizás en la cual revisarás en cada revisión semanal. Recuerda que si anotas esto en la agenda, puede pasar ese día olvidar posponer la tarea un tiempo, por ejemplo otro mes, y después no volverás a recordarla más.

Si pones en práctica estos simples consejos, que ya han sido testeados bastante tiempo por mí ;-),  pienso que mejorarás considerablemente el orden de tu agenda.

Mis agradecimientos a Angélique ~, por la foto compartida.
Ahora cuéntame de ti. ¿Tienes tus propios mandamientos para utilizar la agenda? ¿Coincides con los míos? Espero tus comentarios…

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Mis listas de GTD.

En — Mis Bandejas de entrada al desnudo —, les comenté cuales son las bandejas que utilizo para el proceso de recopilación. No comentaré sobre el flujo de GTD de David Allen, ya que lo pueden encontrar en el libro Getting Thing Done o en su versión en español Organízate con Eficacia.

En mi oficina tengo todas las bandejas para procesarlas, y les recuerdo que son el email desde Outlook 2010, OneNote 2010, libreta de papel, bandeja de papeles y Catch. Cuando tengo que trasladar papeles y otras desde la casa a oficina o viceversa, utilizo un sobre que es mi bandeja de traslado entre esos lugares, y como regla los reviso cada vez que llegue a cualquiera de esas dos partes.

Tengo el hábito adquirido de procesar todos los días las bandejas, en el cual tengo una reunión diaria conmigo durante la última hora de trabajo para realizar esta actividad y dejar — ordenado el sistema —. Es importante mencionar que interrumpo esta reunión, solo cuando ocurren urgencias u otras actividades que no puedo negarme a realizar, una hora al médico que no se cambiar o una reunión exigida por mi jefe — aunque trato de evitarlo a toda costa que ocurra esto.

En esta entrada, les mostraré como tengo implementado el sistema de listas y en las posteriores les indicaré como proceso cada una de mis bandejas.

MIS LISTAS GTD EN OUTLOOK.

Para crear las listas de GTD, utilizo las tareas de Microsoft Outlook 2010, que las tengo sincronizadas con mi móvil, permitiéndome andar con el sistema en cualquier lugar. Cada lista son tareas clasificadas en categorías.

1.- Inbox: Es la bandeja de entrada

2.- Esperando Por: Son todas las cosas las cuales he delegado o alguien se ha comprometido conmigo.

3.- @Accion_#CONTEXTO#: Son las acciones que tengo que realizar en cada contexto. Tengo creada una categoría — acción por contexto— , simplemente porque las aplicaciones para teléfonos móviles existentes no permiten el filtro por dos categorías a la vez.

4.- Alguna Vez/Quizás: son las tareas que en la revisión semanal evalúo las siguientes acciones o las mantengo en esta categoría.

5.- @#Contacto#: Tengo una categoría por contacto “importante” y la uso cuando tengo temas que conversar con ese #Contacto, es decir, cuando lo vea la próxima vez. También uso esta tarea combinada con esperando por, con el mismo fin.

6.- Proyectos GTD: la utilizo para indicar que esta acción pertenece a un proyecto, y me es más fácil listar las acciones de los proyectos en curso.

7.- Next Action: la utilizo en mayor medida, para indicar que es una próxima acción y no solo una acción como la marco en @Accion_#CONTEXTO#. En realidad las acciones que no son próximas deberían ir en algún día quizás, pero me queda mas cómodo tener todas las acciones e ir marcando como próxima acción las que tengo que ejecutar.

8.- El Calendario: anoto todas las reuniones que tengo que realizar en una fecha y hora determinada, no hay tareas, ni reservo tiempo para la tarea X.

Para visualizar el sistema, tengo tres principales vistas personalizadas de tareas en Outlook.

1.- Por categorías: que muestra el sistema completo, sin ningún filtro.

2.- Por Next Action: Filtro todas las acciones que son — Próximas acciones—.

3.- Por Proyecto GTD: Filtro todas las acciones que pertenecen a proyectos. Adicionalmente comienzo la tarea con un tag, como los de twitter #ProyectoSecreto y con el buscador me muestra todas las tareas relacionadas.

Básicamente con estas listas, soporto todo el trabajo tanto laboral como el del hogar. Para los archivos de referencia utilizo carpetas del sistema, que mostraré en próximas entradas.

Gracias por la fotografía a seudoanonimo.

Ahora cuéntame sobre ti… ¿Cómo organizas tu sistema GTD? ¿Qué software usas? ¿Qué cambios me recomendarías realizar a mi sistema de listas?…

Incentívame a seguir escribiendo comentando los artículos…

 

Mis Bandejas de entrada al desnudo.

Sobre como elegí mis bandejas, se los comenté en la entrada “Las bandejas de entrada de mi vida”, ahora les contaré que herramientas papel y tecnológicas utilizo para recopilar.

Para los que tuvieron flojera de leer la anterior entrada 🙂 ,les recuerdo que identifiqué, que en mi vida principalmente tengo tres lugares en los cuales estoy la mayoría de mi tiempo,que son en mi casa, en trabajo y en transito. En base a esto, estuve mucho tiempo buscando poder centralizar mis bandejas de entrada, y después de un año de búsqueda, he encontrado las herramientas que me permiten recopilar las cosas en todo ámbito.

Tareas Outlook 20120

Outlook 2010: En el trabajo usamos servidor Exchange, el cual utilizo para recepción de correos, citas y registro mis tareas gtd.

TouchDown

TouchDown de NitroDesk: Para acceder desde mi móvil al correo exchange, utilizo OWA (Outlook Web Access), y accedo desde la aplicación TouchDown, y gracias a este software todo lo que tengo en correo en mi laptop, esta sincronizado en mi SmartPhone que tiene sistema operativo Android. La virtud de este software que sincroniza contactos, email, calendario y tareas, que esto último pocos softwares lo realizan. TouchDown es de pago, y lo puedes descargar desde el market.

OneNote 2010: Utilizo para materiales de referencia y escribir minutas de reunión, y recortes o archivos que rescato desde la web, y los dejo en la lista sin clasificar.

Catch

Catch: Utilizo para grabar notas de voz y notas desde fotografías. La ventaja que todo lo que ingreses queda en una gran lista de entradas, en el cual queda fácil de procesar, mezclando notas de voz, imágenes y texto. Además que puedes acceder a las notas desde Internet. Esta aplicación es gratis, hasta 70 mb de espacio mensual y está disponible para Android y Iphone.

Libreta de Papel: libreta de papel pequeña, que cabe en un bolsillo del pantalón, que es fácil de llevar a cualquier parte.

Bandeja de Papel

Bandeja del Papel: Intento fotografiar todo los papeles o documentos que pueda con el fin de tener solo los papeles realmente necesarios, como facturas, boletas, garantías de productos, etc. Todo los papeles los dejo en la bandeja móvil — que es un sobre que transporto del trabajo a la casa o viceversa — para llegar a mi bandeja física que tengo en el trabajo, para luego ser procesado y o archivado.

Con estas herramienta cubro todas mis necesidades de almacenamiento de cosas en mi vida, y las utilizo de la siguiente manera dependido de la situación.

CUANDO PUEDO ESCRIBIR

• Uso las tareas de Outlook 2010, asignándoles la categoría inbox para todas las cosas que en el momento que — llegan a mi vida — y en ese momento las puedo escribir.

• Utilizo catch, cuando necesito escribir aún mas rápido, ya que acá no tengo que marcar categorías, solo tengo que escribir. Lo bueno que después para procesar puedo ver todo el material desde mi laptop.

• Cuando estoy en reuniones, y necesito escribir mas rápido o mas texto que loque puedo hacerlo en mi smartphone, utilizo mi libreta de papel.

• En el trabajo cuando organizo reuniones y puedo utilizar mi laptop,uso Microsoft OneNote 2010, ya que, me permite escribir, recortar cosas de Internet, y además desde la citas de outlook automáticamente se traspasan los participantes de la reunión, y se ganaun poco de tiempo.

CUANDO NO PUEDO ESCRIBIR, O NECESITO EL REGISTRO VISUAL

• Cuando voy conduciendo, caminado en la calle, y necesito recordar algo que se me ocurrió, utilizo las notas de voz de catch.

• Cuando leo algún articulo en el diario o en revistas, o voy caminado en la calle y quiero recordar algún anuncio de una película o restaurante, tomo una fotografía utilizando catch con localización con GPS.

• Como registro mis pagos de cuentas y cuando esto lo realizo en efectivo, grabo una nota de voz indicando el monto y la descripción de lo que compré para después procesarlo.

• Cuando me llegan facturas, o documentos legales, que no puedo fotografíar y debo guardar el documento físico, los dejo en mi bandeja de entrada de papel de la casa o del trabajo.

Así prácticamente voy recopilando todas las cosas, que resumiendo, termino con cinco bandejas de entradas, las tareas de outlook, Catch, Libreta de Papel, Bandeja de Papel y OneNote. Adicional al sistema, tengo mi bandeja móvil, que es un sobre que me permite transportar desde la casa al trabajo, y tengo una bandeja de papel que es idéntica en casa.

Posteriormente comentaré como proceso lo recopilado…

Ahora cuéntame sobre tí. ¿Cuáles son tus bandejas de entrada? ¿Que herramientas de recopilación utilizas?. ¿Crees que 5 bandejas son excesivas?