CUANDO LLEGAN “COSAS” PROBLEMA A TU BANDEJA DE ENTRADA

A medida que vas utilizando GTD, te vas dando cuenta que el primer pilar es la recopilación, es el habito más fácil de adquirir, y el que produce más placer. Al otro extremo el más difícil de realizar es el procesamiento de las bandejas de entrada e ir vaciando la lista una por una. ¿Por qué? porque debemos pensar.

Es fácil intentar saltarse una “cosa” porque no se nos ocurre cual es la próxima acción, y cuando no sabemos, también es fácil que tratemos de traspasarla a una acción llamada “planificación de la cosa X”, a las finales, esa planificación nunca llega, si no es urgente o no se la debes a alguien.

¿QUE HACER CUANDO TENEMOS UNA COSA “PROBLEMA”?

¿Realmente la quiero hacer?, es la pregunta que deberíamos hacernos, ya que puede ser que al traspasarla como próxima acción, en ese momento debemos tener la intención y las ganas de querer hacer esta tarea al menos en el momento que decidimos la próxima acción. Sino pasarla a algún día quizás, o a la papelera.

DEFINIR EL OBJETIVO VISUALMENTE

Algunas veces ponemos cosas en nuestras bandejas de entrada, que realmente no tenemos claro visualmente el resultado, y aun así, definimos una acción “pensar en por qué puse esta cosa acá”, siendo que quizás podríamos definir, alguna acción que nos trate de iluminar que es lo que quisimos poner, preguntándole algún compañero de trabajo quizás, etc. Si no nos acordamos, quizás es mejor preocuparnos de escribir mejor la cosa la próxima vez, pero esta vez quizás es mejor desecharla.

Por lo tanto, antes de pensar en la próxima acción, debemos pensar en cuál es el objetivo que quiero conseguir.

EXCESO DE ANALISIS PRODUCE PARALISIS

Otras veces, ocurre que tenemos mil formas de hacer algo y comenzamos a analizar acción por acción, para ver cuál es la que debemos elegir. No debemos estresarnos con tantas alternativas, ya que algunas veces, es mejor dejar al instinto humano, que nos ayude a elegir una. Si analizamos mucho, lo único que conseguimos es entramparnos, sin permitirnos avanzar, y cometiendo más errores.

Creo que siempre es mejor elegir la que creamos más factible y más simple de realizar, con tres alternativas, es más que suficiente. Además no se nos olvide, que intentamos ser productivos, siempre habrá después una forma de continuar mejorando.

NO SALTARSE NINGUNA COSA DE LA BANDEJA

Es más fácil decirlo que hacer esto, teniendo en frente una cosa “problema” y sobre todo cuando leímos que la siguiente es muy fácil de pensar. Pero no debemos hacerlo, ya que, pensar en el objetivo y la próxima acción es un hábito que debemos fortalecer, para que el flujo de procesamiento GTD continué limpio y sano. Debemos ser inflexibles con esto.

Mis agradecimientos a DelRoble_Caleu, por la fotografía compartida.

Ahora cuéntame de ti… ¿Te llegan tareas problemas frecuentemente? ¿Agregarías otra opción para procesar estas “cosas”?

 

¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

 

GTD no es para todos… solo es para los …

Berta, una de mis lectoras más concurrentes, y con más comentarios, además paso el dato que tiene un excelente blog, http://www.aporlasfaltas.blogspot.com/, que recomiendo de sobremanera leer, dirigido para todos nosotros que nos gusta escribir, pero que no lo hacemos tan bien como ella. En la entrada “SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.”, puso el siguiente comentario:

“Yo estoy en plena crisis con GTD, estoy tan liada que no consigo motivación ni ganas para invertir los pocos ratos que me quedan libres en leer el libro e implementar el sistema. Leo tus entradas anteriores y me asustan, me agobio con todas las listas que hay que hacer y ese enorme trabajo de ordenar mis bandejas de entradas… En fin, lo que yo te diga, ¡crisis total!, ¿tienes una entrada por ahí para alguien como yo? “

Berta

Tener las ganas de ordenar tu vida.

Creo que para poder implementar GTD a tu vida, debes estar en la búsqueda de organizar tu vida, optimizar tu tiempo para que te rinda al máximo, sentirte mal con tu desorden actual y ganas de mejorar todo esto. Si piensas que es la nueva moda, o es – lo que la lleva – como decimos en Chile, no conseguirás nada, ya que este sistema no es para ti, o debes esperar para implementarlo a futuro.

“GTD no es para todos… solo es para los que tienen ganas de ordenar sus vidas, teniendo menos estrés”

 Tomarse el océano pacífico en un día.

Berta, como te respondí el comentario, no intentes  tomarte el océano pacífico en un día — Da el primer paso—. Cambiar hábitos, no se realiza de un día para otro, y para poder vencer los hábitos malos, lo mejor es reemplazarlo por uno nuevo, GTD.  A continuación les comento, cuales son los tres pasos básicos para implementar el sistema.

Primer Paso – Recopilar

Creo que la mejor forma de comenzar con GTD, es implementando el  proceso de recopilación,  que no es más que anotar en una lista todas las cosas que después tienes o quieres  hacer algo con ellas.  Y lo mejor que para hacer esto, solo necesitas una libreta de papel y un lápiz.

Relato de un día Normal – Recopilando.

Hoy me levanté a las 8:00 AM, mi madre está de visita en mi hogar, y me indica que le compre un remedio, — lo anoto en la libreta, ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!. (Como ahora estoy más tecnológico, le tomé una foto desde mi SmartPhone al remedio y puse el nombre en Catch en la bandeja de entrada. ). Luego me puse a tomar desayuno y después fui al refrigerador a buscar un Yogurt, y quedaban dos, por lo que anoté,  “Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador”.  Luego me dirigí a mi trabajo, y mientras iba viajando dentro del Metro, vi en cartelera  “Los Muppets”, película que me gustaría ver ya que tengo buenos recuerdos con los muppets, cuando era niño. En ese momento, no iba muy cómodo por lo que no podía escribir, por lo que utilicé la grabación de voz, y disimuladamente, grabé “ver cartelera en cines hasta cuándo estará la película Los Muppets” …

La lista que tendría en la bandeja de entrada quedó así:

•         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
•         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
•         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

 

Segundo Paso – Definir listas mínimas para utilizar GTD.

Si no sabes por dónde empezar con tanta listas, y clasificadas por contextos, energía, tiempo, etc. las básicas son:

1)      Bandejas de entradas: Todo lo recopilado, y que no se ha tomado una decisión de que es lo que hay que hacer.

2)      Próximas acciones: Todas las próximas acciones que puedes hacer lo antes posible. Recuerda no poner toda las acciones futuras, solo la que puedes hacer al momento de leer la lista.

3)      Esperando Por: tareas delegadas a otras personas, las cuales les debes hacer seguimiento.

4)      Calendario: Debes tener una agenda para las cosas que debes hacer en un horario o día específico.

 

Tercer Paso – Procesando tu bandeja de entrada – Próximas acciones.

Como ya tienes fuera de tu cabeza, las cosas que ocurrieron hoy, ahora te toca procesar las bandejas, lo antes posible ya que mientras sepas que existen cosas ahí sin procesar tendrás estrés. Para esto, busca un lugar tranquilo, o escucha música, y ponte a procesar tu bandeja de entrada, toda de una vez.Tiene que quedar todas tachadas diariamente,  para que tu lista se vea así:

• ·         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
• ·         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
• ·         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

Después de procesarlas, mi lista de próximas acciones/Esperando Por/Calendario quedó así.

 Próximas acciones:

• Navegar en iexplorer www.xxxxx.cl o www.yyyy.xl ,  película Los Muppets para revisar si está en cartelera y anotar fecha máxima que estará para ser vista en el cine. Fecha límite 05-Enero-2012.
• Comprar remedio XXX en Farmacia XXXX. Fecha límite 29-Diciembre-2011. Guardarlo en el bolsillo de pantalón, para asegurar que llegue a casa y no lo olvide en el trabajo.

Esperando Por

• María José Comprar en supermercado Jumbo de Bilbao u otro cercano, 10 yogurt de Mora, marca XXXX . Mañana 31-12-2012. Recordarle en casa o llamarla el 30-12-2012.

Calendario

• En la agenda en el día 30-12-2012: llamar a María José al fono XXXXXX.Recordar compra de 10 yogurt’s de Mora.

Y mi mente quedó libre de estrés, ya que sé, que tengo en este sistema todos los compromisos procesados, y tengo claro cuando tengo que ir ejecutando las acciones que corresponde y cuando corresponden.

Espero poder influir en ustedes y que vean la facilidad del sistema…

 Mis agradecimientos a Manuel.Lopez por la fotografía compartida.

PD: María José es mi querida esposa.