CUANDO LLEGAN “COSAS” PROBLEMA A TU BANDEJA DE ENTRADA

A medida que vas utilizando GTD, te vas dando cuenta que el primer pilar es la recopilación, es el habito más fácil de adquirir, y el que produce más placer. Al otro extremo el más difícil de realizar es el procesamiento de las bandejas de entrada e ir vaciando la lista una por una. ¿Por qué? porque debemos pensar.

Es fácil intentar saltarse una “cosa” porque no se nos ocurre cual es la próxima acción, y cuando no sabemos, también es fácil que tratemos de traspasarla a una acción llamada “planificación de la cosa X”, a las finales, esa planificación nunca llega, si no es urgente o no se la debes a alguien.

¿QUE HACER CUANDO TENEMOS UNA COSA “PROBLEMA”?

¿Realmente la quiero hacer?, es la pregunta que deberíamos hacernos, ya que puede ser que al traspasarla como próxima acción, en ese momento debemos tener la intención y las ganas de querer hacer esta tarea al menos en el momento que decidimos la próxima acción. Sino pasarla a algún día quizás, o a la papelera.

DEFINIR EL OBJETIVO VISUALMENTE

Algunas veces ponemos cosas en nuestras bandejas de entrada, que realmente no tenemos claro visualmente el resultado, y aun así, definimos una acción “pensar en por qué puse esta cosa acá”, siendo que quizás podríamos definir, alguna acción que nos trate de iluminar que es lo que quisimos poner, preguntándole algún compañero de trabajo quizás, etc. Si no nos acordamos, quizás es mejor preocuparnos de escribir mejor la cosa la próxima vez, pero esta vez quizás es mejor desecharla.

Por lo tanto, antes de pensar en la próxima acción, debemos pensar en cuál es el objetivo que quiero conseguir.

EXCESO DE ANALISIS PRODUCE PARALISIS

Otras veces, ocurre que tenemos mil formas de hacer algo y comenzamos a analizar acción por acción, para ver cuál es la que debemos elegir. No debemos estresarnos con tantas alternativas, ya que algunas veces, es mejor dejar al instinto humano, que nos ayude a elegir una. Si analizamos mucho, lo único que conseguimos es entramparnos, sin permitirnos avanzar, y cometiendo más errores.

Creo que siempre es mejor elegir la que creamos más factible y más simple de realizar, con tres alternativas, es más que suficiente. Además no se nos olvide, que intentamos ser productivos, siempre habrá después una forma de continuar mejorando.

NO SALTARSE NINGUNA COSA DE LA BANDEJA

Es más fácil decirlo que hacer esto, teniendo en frente una cosa “problema” y sobre todo cuando leímos que la siguiente es muy fácil de pensar. Pero no debemos hacerlo, ya que, pensar en el objetivo y la próxima acción es un hábito que debemos fortalecer, para que el flujo de procesamiento GTD continué limpio y sano. Debemos ser inflexibles con esto.

Mis agradecimientos a DelRoble_Caleu, por la fotografía compartida.

Ahora cuéntame de ti… ¿Te llegan tareas problemas frecuentemente? ¿Agregarías otra opción para procesar estas “cosas”?

 

¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

 

GTD no es para todos… solo es para los …

Berta, una de mis lectoras más concurrentes, y con más comentarios, además paso el dato que tiene un excelente blog, http://www.aporlasfaltas.blogspot.com/, que recomiendo de sobremanera leer, dirigido para todos nosotros que nos gusta escribir, pero que no lo hacemos tan bien como ella. En la entrada “SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.”, puso el siguiente comentario:

“Yo estoy en plena crisis con GTD, estoy tan liada que no consigo motivación ni ganas para invertir los pocos ratos que me quedan libres en leer el libro e implementar el sistema. Leo tus entradas anteriores y me asustan, me agobio con todas las listas que hay que hacer y ese enorme trabajo de ordenar mis bandejas de entradas… En fin, lo que yo te diga, ¡crisis total!, ¿tienes una entrada por ahí para alguien como yo? “

Berta

Tener las ganas de ordenar tu vida.

Creo que para poder implementar GTD a tu vida, debes estar en la búsqueda de organizar tu vida, optimizar tu tiempo para que te rinda al máximo, sentirte mal con tu desorden actual y ganas de mejorar todo esto. Si piensas que es la nueva moda, o es – lo que la lleva – como decimos en Chile, no conseguirás nada, ya que este sistema no es para ti, o debes esperar para implementarlo a futuro.

“GTD no es para todos… solo es para los que tienen ganas de ordenar sus vidas, teniendo menos estrés”

 Tomarse el océano pacífico en un día.

Berta, como te respondí el comentario, no intentes  tomarte el océano pacífico en un día — Da el primer paso—. Cambiar hábitos, no se realiza de un día para otro, y para poder vencer los hábitos malos, lo mejor es reemplazarlo por uno nuevo, GTD.  A continuación les comento, cuales son los tres pasos básicos para implementar el sistema.

Primer Paso – Recopilar

Creo que la mejor forma de comenzar con GTD, es implementando el  proceso de recopilación,  que no es más que anotar en una lista todas las cosas que después tienes o quieres  hacer algo con ellas.  Y lo mejor que para hacer esto, solo necesitas una libreta de papel y un lápiz.

Relato de un día Normal – Recopilando.

Hoy me levanté a las 8:00 AM, mi madre está de visita en mi hogar, y me indica que le compre un remedio, — lo anoto en la libreta, ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!. (Como ahora estoy más tecnológico, le tomé una foto desde mi SmartPhone al remedio y puse el nombre en Catch en la bandeja de entrada. ). Luego me puse a tomar desayuno y después fui al refrigerador a buscar un Yogurt, y quedaban dos, por lo que anoté,  “Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador”.  Luego me dirigí a mi trabajo, y mientras iba viajando dentro del Metro, vi en cartelera  “Los Muppets”, película que me gustaría ver ya que tengo buenos recuerdos con los muppets, cuando era niño. En ese momento, no iba muy cómodo por lo que no podía escribir, por lo que utilicé la grabación de voz, y disimuladamente, grabé “ver cartelera en cines hasta cuándo estará la película Los Muppets” …

La lista que tendría en la bandeja de entrada quedó así:

•         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
•         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
•         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

 

Segundo Paso – Definir listas mínimas para utilizar GTD.

Si no sabes por dónde empezar con tanta listas, y clasificadas por contextos, energía, tiempo, etc. las básicas son:

1)      Bandejas de entradas: Todo lo recopilado, y que no se ha tomado una decisión de que es lo que hay que hacer.

2)      Próximas acciones: Todas las próximas acciones que puedes hacer lo antes posible. Recuerda no poner toda las acciones futuras, solo la que puedes hacer al momento de leer la lista.

3)      Esperando Por: tareas delegadas a otras personas, las cuales les debes hacer seguimiento.

4)      Calendario: Debes tener una agenda para las cosas que debes hacer en un horario o día específico.

 

Tercer Paso – Procesando tu bandeja de entrada – Próximas acciones.

Como ya tienes fuera de tu cabeza, las cosas que ocurrieron hoy, ahora te toca procesar las bandejas, lo antes posible ya que mientras sepas que existen cosas ahí sin procesar tendrás estrés. Para esto, busca un lugar tranquilo, o escucha música, y ponte a procesar tu bandeja de entrada, toda de una vez.Tiene que quedar todas tachadas diariamente,  para que tu lista se vea así:

• ·         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
• ·         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
• ·         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

Después de procesarlas, mi lista de próximas acciones/Esperando Por/Calendario quedó así.

 Próximas acciones:

• Navegar en iexplorer www.xxxxx.cl o www.yyyy.xl ,  película Los Muppets para revisar si está en cartelera y anotar fecha máxima que estará para ser vista en el cine. Fecha límite 05-Enero-2012.
• Comprar remedio XXX en Farmacia XXXX. Fecha límite 29-Diciembre-2011. Guardarlo en el bolsillo de pantalón, para asegurar que llegue a casa y no lo olvide en el trabajo.

Esperando Por

• María José Comprar en supermercado Jumbo de Bilbao u otro cercano, 10 yogurt de Mora, marca XXXX . Mañana 31-12-2012. Recordarle en casa o llamarla el 30-12-2012.

Calendario

• En la agenda en el día 30-12-2012: llamar a María José al fono XXXXXX.Recordar compra de 10 yogurt’s de Mora.

Y mi mente quedó libre de estrés, ya que sé, que tengo en este sistema todos los compromisos procesados, y tengo claro cuando tengo que ir ejecutando las acciones que corresponde y cuando corresponden.

Espero poder influir en ustedes y que vean la facilidad del sistema…

 Mis agradecimientos a Manuel.Lopez por la fotografía compartida.

PD: María José es mi querida esposa.

 

¿Equilibrio o Desequilibrio? ¿Cuál es tú estilo de vida?

Cada vez que converso con amigos, todos coinciden en la importancia de tener una vida equilibrada, ya que de esta forma, se consigue estar “sano” en todos los ámbitos de la vida, o como diría Stephen Covey, en todas las áreas de responsabilidad.

Por extraña razón, mi vida está plagada de momentos desequilibrados, ya sea de forma obligatoria, trabajando largas jornadas diarias, o los personales, destinando varios fines de semana o tiempo libre para conseguir algún fin que tenía en mente, o que deseaba que sucediera. Esos momentos “distintos” son los que me han llevado a conseguir logros importantes, que anteriormente solo fueron un simple sueño.

Después de  varios años y muchos de esos “éxitos personales”, me día cuenta que siempre dejaba de lado, la mayoría de las otras áreas de responsabilidad, provocándome varios conflictos, con mi esposa, amigos, mamá, hermano, etc. Esta era mi feliz vida desequilibrada, reconocida por unos, odiada por las personas que me rodeaban…

Lamentablemente dejar de lado el mundo, tarde o temprano te juega en contra, y obviamente eso me pasó. Por esto, comencé a buscar soluciones para poder optimizar mi tiempo y continuar con un desequilibrio controlado sabiendo mis prioridades de cada área de responsabilidad, y lo mejor teniendo claro que estaba dejando de hacer.

GTD para Optimizar tu tiempo.

La crisis existencial me hizo buscar nuevas alternativas de organización de mi tiempo, de acuerdo a mi realidad, la cual tengo múltiples responsabilidades al igual que tú que estás leyendo. Por suerte llegó a mis manos, el libro de Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectivas, el cual lo tomé como guía para definir mis prioridades, y junto con GTD las organicé para llevarlas a cabo.

“Debo reconocer que fue extremadamente difícil definir las prioridades y doblemente difícil llevarlas a cabo, ¿por qué tan difícil? Porque requiere un gran cambio de hábitos arraigados a mi vida desequilibrada. “

Mi gran triunfo  fue mantener mis desequilibrios el juego de optimizar tiempo, para avanzar las cosas importantes. ¿Cuales fueron los principales cambios?

1)     Implementar GTD: está demás decirlo que este método de organización es la barita mágica de este cuento.

2)    Definiendo una real próxima acción: Cuando se procesa la bandeja de entrada, y se toma una “cosa”, debes ponerte en modo “pensante” especificando claramente la próxima acción física, la idea es que no tengas que pensar en el momento de ejecutar. Si es llamar a Juan Perez para recordarle la asistencia a una reunión, la próxima acción debería ser: “Llamar a Juan Perez al número 5555 sin corriente, para recordar asistencia a reunión de mañana jueves a las 18:30 hrs. correspondiente a definición nueva plataforma comercial”.

3)    Contextos claros: Es importante definir los contextos en que se pueden realizar estas acciones, si la tarea es buscar algo por internet, que el lugar o contexto que categorices esa acción haya internet. La otra clave es revisar la lista del contexto en que te vas a dirigir, ejemplo, estás en la oficina, terminando tu jornada laboral, revises el contexto en tránsito, para ver si puedes avanzar alguna de esas tareas durante el camino.

4)    Tiempo estimado de realizar esa próxima acción: Si estimas que tienes 5 minutos para realizar una acción, no puedes comenzar a realizar una que te tome 30 minutos, sería esfuerzo mental y tiempo  perdido. Por eso la importancia de la categoría tiempo.

 5)    Estado de ánimo: yo lo defino como, alta, media y baja energía.  Después que tengo claro el tiempo y contexto, me miro a mi mismo y me digo, ¿cómo está el ánimo? Alto?.. entonces elijo una de esas tareas relacionadas.

 6)    Confiar en el sistema y llevar a cabo las acciones escritas en las listas: Es importante avanzar las tareas que tienes en las listas, y no cualquier acción que se te venga a la cabeza.  No digo que no hayan excepciones, que puedas hacer algunas acciones que sucedan en el momento, y que no estén en tus listas.. pero que sean excepciones, que no sean la regla.

 7)    Definir TMI para ejecutar mañana: Las TMI’s o Tareas más importantes para ejecutar el siguiente día, es un hábito escencial para poder ser productivo, la idea es definir 3 a 5 tareas que debes hacer el día siguiente, pero que sean del ámbito laboral y personal, así podrás avanzar con más equilibrio tu vida..  mas detalles ver la entrada…

 8)    Repaso Semanal: Leer la entrada ¿Proyectos GTD o próximas acciones sueltas?

  9)   Comportarse como un desquilibrado temporal : Para conseguir diferenciarse o lograr objetivos “más rápidos”, creo que no hay mejor fórmula que concentrarse en un tema 100% y olvidar lo demás. La idea es que sea temporal, mientras ejecutas la tarea, no todo el tiempo. Me pasaba que cuando me ponía un objetivo en mente, en el lugar que estuviera, estaba pensando en eso, es decir no existía nada más. Esto no es bueno…

 

¿Crees que GTD te solucionará el desequilibrio?

Para solucionar el desequilibrio extremo, debes pensar en cada una de tus áreas de responsabilidad y definir metas para cada una de ellas. De esta forma puedes definir las próximas acciones que debes realizar para solucionar el problema. Después de esto, está claro que debes hacer, aprovechar al máximo el tiempo.

Usar el desequilibrio como estilo de vida.

Creo que la única forma der ser productivo, es teniendo una vida desiquilbrada. Ya que si utilizas tu tiempo “como una persona normal”, y me refiero a esto, a levantarse en la mañana, tomar desayuno, ir a trabajar, volver a casa y luego dormir, y el fin de semana solo diversión, es poco probable que logres desarrollar variadas habilidades personales. Por lo tanto si quieres conseguir conocimientos nuevos, debes sacrificar el tiempo para hacer otras cosas, lo bueno, que tu decides tus prioridades y a que destinarle menos tiempo.

Mis agrdecimientos a revolucionlima, por la foto compartida.

Ahora cuéntame de ti,  ¿eres un desequilibrado? ¿Cuál es tu fórmula de éxito? ¿Crees que definir tareas por áreas de responsabilidad no es necesario, porque uno sabe lo que tiene que hacer?…

 

SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.

Desde mi infancia recuerdo que equivocarse era sinónimo de rizas, burlas, me trataban como tonto, o hasta algunas veces sentía que casi era pecado. Muchas veces no me atreví a exponer en público “por miedo” al fracaso, en otras ocasiones olvidaba realizar las tareas y me retaban, intentaba cantar una canción, y el resto se reía, en consecuencia, sentía que mientras menos cosas hacía, menos problemas tenía, por lo tanto, muchas cosas dejé de realizar por miedo al fracaso.

Cuando uno es niño, es muy influenciable, por lo que supongo, que más de alguno de ustedes también le sucedió esto. Después de varios años teniendo esta personalidad, todo cambió cuando entré a la universidad, aunque aún era un niño – de 18 años –, por arte de magia comencé a – lanzarme a los leones – sin tener miedo que me mordieran.  Recuerdo que este cambio surgió por auto convencimiento de que era la mejor ocasión para provocar este cambio, debido a que tenía nuevos compañeros, por lo tanto no me conocían, así que podría – simular cualquier personalidad que quisiera –, y en realidad eso hice.

Rápidamente me puse en acción con mi nuevo yo. Las primeras veces que intenté realizar cosas que nunca había hecho o atrevido a hacer, simplemente me lancé, sin ver consecuencias, aunque en esos momentos las veía como una situación terrible, ahora mirándolo desde otra perspectiva, solo me río, y los dejo como lindos recuerdos.

Debo confesar que cada intento que hacía, me temblaban hasta las uñas,  pero no me permitía quedarme solo en el intento.  Después de un tiempo de practicar el camino al fracaso,  no puedo decir que todo fue perfecto, ya que más de alguna vez, por mis “osados actos” todos se rieron de mí, pero después de varios intentos, más de alguno  me resultó bien y algunas veces hasta con felicitaciones de mi entorno. Estos pequeños logros, fueron lo que me abrió los ojos, y  me dije a mi mismo: Julio, si no intentas conseguir las cosas que deseas, no solo no las tendrás, sino,  estarás encarcelado en tus propios paradigmas que te enseñaron. En realidad no fue precisamente así, pero suena más bonito ;-).

Así fue como comencé a confiar en mí, y a darme cuenta, que cada fracaso era un aprendizaje, y que todos los fracasos juntos me conducirían a un camino exitoso. Esto se trata, de aprender del error y abrazarlo como el camino más corto y eficaz para llegar al éxito.

¿Y que tiene que ver GTD con el fracaso?

En realidad mucho, ya que, para desarrollar el hábito de utilizar los procesos de GTD, se requiere mucha prueba y error. Luego que lo tienes implementado, debes monitorearlo, controlarlo, evaluar el sistema, con el fin de encontrar posibles “hoyos negros” que están ocultando cosas de tu vida. Se supone que con GTD no debería ocurrirte ningún problema de los siguientes, ¿se te olvidó una cita? ¿No llamaste al doctor el 10 de Diciembre?.. No pagaste la cuenta de tu teléfono móvil, y ahora tienes el servicio cortado,  Tu hijo aún está esperando en la escuela que lo vayas a buscar, mientras estás en un pub o bar con tus amigos?. Si aún te ocurren muchas de estas situaciones, tienes que replantearte estos problemas, analizar el motivo, y realizar cambios en tu sistema GTD. Imagínate ahora sin GTD,  ¿Cómo sería tu organización?… ¿Crees que solo olvidarías las cosas que mencioné como ejemplo?… mmm… yo creo que no. Estos problemas son solo pequeños fracasos, que quizás no te los estarías cuestionando si no hubieras realizado el esfuerzo mayor de implementar un método de organización, como lo es GTD.

 “Más vale ponerse rojo una vez, que colorado mil veces”, y escapar del aprendizaje que lleva el fracaso.

Te propongo que comiences hoy mismo el camino del fracaso, y realices algo pequeño, que nunca te has atrevido a realizar, obviamente algo que no infrinja tus valores ;-). Quizás hay alguien que te gusta y no te atreves a decirle. O algún familiar que te gustaría decirle te amo, y no te atreves, o aún no te has decidido a implementar GTD, comienza leyendo el libro de Allen y da el primer paso.

Mis agradecimientos a * Cati Kaoe *, por compartir su fotografía.

Ahora cuéntame de ti… ¿te animas a romper tus paradigmas sin importar el miedo al fracaso?… Si ya rompiste la barrera del fracaso, ¿Cuál es tu experiencia?…

 

¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?

Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.

Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.

Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:

#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet

Bitácora de Sucesos	Dudas y Preguntas	Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez. 20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX” 19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…	Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet…	—– Acciones en Curso —- RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011 —–  Acciones en Espera —– Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez —  Acciones terminadas — Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión

Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:

• Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.

• Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.

• Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.

Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.

Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.

Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.

Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…

 

(II) Procesando mis bandejas – Notas de voz, texto, capturas de fotos en CATCH.

Hoy les comentaré sobre como realizo el procesamiento de CATCH, que es mi bandeja de entrada que contiene todas las cosas que generalmente no son textos, tales como, grabaciones en notas de voz y fotografías. Excluyo texto, ya que recuerden que utilizo las tareas de Outlook 2010, que comenté en la entrada (I) Procesando mis bandejas – el email.

Si no entiendes absolutamente nada de lo que escribo, entonces comienza por la entrada “Mis Bandejas de entrada al desnudo”, en la cual, resumo todas las bandejas que utilizo y comento de cómo organizo las listas GTD.

Durante mucho tiempo utilicé varias aplicaciones para recopilar las cosas que era mejor “escanear” o grabar,  por ejemplo, un documento que tenía que escanear o recordar una tarea, idea o cosa pero que en ese momento no podía escribirla. El gran problema que me ocurría al tener un programa para escanear fotos otros para las notas de voz, algunas veces se me olvidaba procesar una de esos programas y las cosas quedaban ahí por siempre.

Como diríamos en Chile,  ¿Cuál es la gracia de CATCH?, que centraliza todas tus notas y te permite realizarlas desde tu SmartPhone , sincronizándose automáticamente a un servidor central. Después se pueden ver tus notas desde tu computador conectado a internet, el cual facilita posteriormente realizar el procesamiento desde solo un medio.

Utilidad de tomar notas de voz.

Las ideas – aparecen – en cualquier parte de nuestras vidas, no discriminan lugar, ni nuestro cerebro se pone en modo generación de ideas, motivo el cual, las notas de voz, permiten tener la flexibilidad de no necesitar, ni un escritorio para escribirla ni detenerse en lo que estas realizando, solo mover tu boca y ponerte a hablar. De esta forma no pierdes ninguna buena idea que ocurra en los contextos más complejos.

Utilidad de tomar notas capturando fotografías.

No es mejor recordatorio que guardar el objeto que se acabó, un desodorante por ejemplo, que para mi caso, es una tarea urgente ;-). Utilizó las fotografías cuando tengo que escanear un documento de pocas páginas, una boleta que quiero guardar el detalle, un estilo de zapatos que me quiero comprar que veo en una tienda, etc. Una imagen vale más que mil palabras.

Las opciones que utilizo de esta aplicación son:

Notas de texto: permite escribir texto y lo deja automáticamente en el flujo inicio.

Notas de cámara: activa la cámara de tu móvil, tomas la foto y genera una nota con foto adjunta. Luego la puedes editar y agregarle descripciones adicionales.

Nota de voz: Activa una grabadora de voz , sin límite de tiempo.

Tags o etiquetas: una de las funcionalidades que más utilizo son los tags, ya que, permite clasificar y generar listas solo escribiendo #tag dentro del texto en las notas, luego en modo de búsqueda por tag, te aparecen todos los tags que has ingresado en las notas.

Cuando comienzo el procesamiento de las notas, y genero la lista de próximas acciones (que puedes ver en la entrada Mis listas de GTD.), comienzo a borrar las notas de catch,  hasta dejarla el INBOX vacío.

Catch tiene una versión free que limita almacenamiento  hasta 70MB mensual. Si quieres tener más espacio tienes que comprar la versión de suscripción PRO, que permite hasta 1GB mensual, documentos DOCs, PDF y otras funcionalidades por U$45 anuales.

Yo estoy utilizando la versión free hasta el momento, ya que no necesito más de 50MB mensuales en mis recopilaciones.

Y ahora cuéntame de ti. ¿Qué herramientas utilizas para realizar tus recopilaciones de voz y Capturas de fotos? ¿Te parecen útiles estos medios?…