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¿Equilibrio o Desequilibrio? ¿Cuál es tú estilo de vida?

Cada vez que converso con amigos, todos coinciden en la importancia de tener una vida equilibrada, ya que de esta forma, se consigue estar “sano” en todos los ámbitos de la vida, o como diría Stephen Covey, en todas las áreas de responsabilidad.

Por extraña razón, mi vida está plagada de momentos desequilibrados, ya sea de forma obligatoria, trabajando largas jornadas diarias, o los personales, destinando varios fines de semana o tiempo libre para conseguir algún fin que tenía en mente, o que deseaba que sucediera. Esos momentos “distintos” son los que me han llevado a conseguir logros importantes, que anteriormente solo fueron un simple sueño.

Después de  varios años y muchos de esos “éxitos personales”, me día cuenta que siempre dejaba de lado, la mayoría de las otras áreas de responsabilidad, provocándome varios conflictos, con mi esposa, amigos, mamá, hermano, etc. Esta era mi feliz vida desequilibrada, reconocida por unos, odiada por las personas que me rodeaban…

Lamentablemente dejar de lado el mundo, tarde o temprano te juega en contra, y obviamente eso me pasó. Por esto, comencé a buscar soluciones para poder optimizar mi tiempo y continuar con un desequilibrio controlado sabiendo mis prioridades de cada área de responsabilidad, y lo mejor teniendo claro que estaba dejando de hacer.

GTD para Optimizar tu tiempo.

La crisis existencial me hizo buscar nuevas alternativas de organización de mi tiempo, de acuerdo a mi realidad, la cual tengo múltiples responsabilidades al igual que tú que estás leyendo. Por suerte llegó a mis manos, el libro de Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectivas, el cual lo tomé como guía para definir mis prioridades, y junto con GTD las organicé para llevarlas a cabo.

“Debo reconocer que fue extremadamente difícil definir las prioridades y doblemente difícil llevarlas a cabo, ¿por qué tan difícil? Porque requiere un gran cambio de hábitos arraigados a mi vida desequilibrada. “

Mi gran triunfo  fue mantener mis desequilibrios el juego de optimizar tiempo, para avanzar las cosas importantes. ¿Cuales fueron los principales cambios?

1)     Implementar GTD: está demás decirlo que este método de organización es la barita mágica de este cuento.

2)    Definiendo una real próxima acción: Cuando se procesa la bandeja de entrada, y se toma una “cosa”, debes ponerte en modo “pensante” especificando claramente la próxima acción física, la idea es que no tengas que pensar en el momento de ejecutar. Si es llamar a Juan Perez para recordarle la asistencia a una reunión, la próxima acción debería ser: “Llamar a Juan Perez al número 5555 sin corriente, para recordar asistencia a reunión de mañana jueves a las 18:30 hrs. correspondiente a definición nueva plataforma comercial”.

3)    Contextos claros: Es importante definir los contextos en que se pueden realizar estas acciones, si la tarea es buscar algo por internet, que el lugar o contexto que categorices esa acción haya internet. La otra clave es revisar la lista del contexto en que te vas a dirigir, ejemplo, estás en la oficina, terminando tu jornada laboral, revises el contexto en tránsito, para ver si puedes avanzar alguna de esas tareas durante el camino.

4)    Tiempo estimado de realizar esa próxima acción: Si estimas que tienes 5 minutos para realizar una acción, no puedes comenzar a realizar una que te tome 30 minutos, sería esfuerzo mental y tiempo  perdido. Por eso la importancia de la categoría tiempo.

 5)    Estado de ánimo: yo lo defino como, alta, media y baja energía.  Después que tengo claro el tiempo y contexto, me miro a mi mismo y me digo, ¿cómo está el ánimo? Alto?.. entonces elijo una de esas tareas relacionadas.

 6)    Confiar en el sistema y llevar a cabo las acciones escritas en las listas: Es importante avanzar las tareas que tienes en las listas, y no cualquier acción que se te venga a la cabeza.  No digo que no hayan excepciones, que puedas hacer algunas acciones que sucedan en el momento, y que no estén en tus listas.. pero que sean excepciones, que no sean la regla.

 7)    Definir TMI para ejecutar mañana: Las TMI’s o Tareas más importantes para ejecutar el siguiente día, es un hábito escencial para poder ser productivo, la idea es definir 3 a 5 tareas que debes hacer el día siguiente, pero que sean del ámbito laboral y personal, así podrás avanzar con más equilibrio tu vida..  mas detalles ver la entrada…

 8)    Repaso Semanal: Leer la entrada ¿Proyectos GTD o próximas acciones sueltas?

  9)   Comportarse como un desquilibrado temporal : Para conseguir diferenciarse o lograr objetivos “más rápidos”, creo que no hay mejor fórmula que concentrarse en un tema 100% y olvidar lo demás. La idea es que sea temporal, mientras ejecutas la tarea, no todo el tiempo. Me pasaba que cuando me ponía un objetivo en mente, en el lugar que estuviera, estaba pensando en eso, es decir no existía nada más. Esto no es bueno…

 

¿Crees que GTD te solucionará el desequilibrio?

Para solucionar el desequilibrio extremo, debes pensar en cada una de tus áreas de responsabilidad y definir metas para cada una de ellas. De esta forma puedes definir las próximas acciones que debes realizar para solucionar el problema. Después de esto, está claro que debes hacer, aprovechar al máximo el tiempo.

Usar el desequilibrio como estilo de vida.

Creo que la única forma der ser productivo, es teniendo una vida desiquilbrada. Ya que si utilizas tu tiempo “como una persona normal”, y me refiero a esto, a levantarse en la mañana, tomar desayuno, ir a trabajar, volver a casa y luego dormir, y el fin de semana solo diversión, es poco probable que logres desarrollar variadas habilidades personales. Por lo tanto si quieres conseguir conocimientos nuevos, debes sacrificar el tiempo para hacer otras cosas, lo bueno, que tu decides tus prioridades y a que destinarle menos tiempo.

Mis agrdecimientos a revolucionlima, por la foto compartida.

Ahora cuéntame de ti,  ¿eres un desequilibrado? ¿Cuál es tu fórmula de éxito? ¿Crees que definir tareas por áreas de responsabilidad no es necesario, porque uno sabe lo que tiene que hacer?…

 
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Publicado por en 23/12/2011 en Productividad

 

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SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.

Desde mi infancia recuerdo que equivocarse era sinónimo de rizas, burlas, me trataban como tonto, o hasta algunas veces sentía que casi era pecado. Muchas veces no me atreví a exponer en público “por miedo” al fracaso, en otras ocasiones olvidaba realizar las tareas y me retaban, intentaba cantar una canción, y el resto se reía, en consecuencia, sentía que mientras menos cosas hacía, menos problemas tenía, por lo tanto, muchas cosas dejé de realizar por miedo al fracaso.

Cuando uno es niño, es muy influenciable, por lo que supongo, que más de alguno de ustedes también le sucedió esto. Después de varios años teniendo esta personalidad, todo cambió cuando entré a la universidad, aunque aún era un niño – de 18 años –, por arte de magia comencé a – lanzarme a los leones – sin tener miedo que me mordieran.  Recuerdo que este cambio surgió por auto convencimiento de que era la mejor ocasión para provocar este cambio, debido a que tenía nuevos compañeros, por lo tanto no me conocían, así que podría – simular cualquier personalidad que quisiera –, y en realidad eso hice.

Rápidamente me puse en acción con mi nuevo yo. Las primeras veces que intenté realizar cosas que nunca había hecho o atrevido a hacer, simplemente me lancé, sin ver consecuencias, aunque en esos momentos las veía como una situación terrible, ahora mirándolo desde otra perspectiva, solo me río, y los dejo como lindos recuerdos.

Debo confesar que cada intento que hacía, me temblaban hasta las uñas,  pero no me permitía quedarme solo en el intento.  Después de un tiempo de practicar el camino al fracaso,  no puedo decir que todo fue perfecto, ya que más de alguna vez, por mis “osados actos” todos se rieron de mí, pero después de varios intentos, más de alguno  me resultó bien y algunas veces hasta con felicitaciones de mi entorno. Estos pequeños logros, fueron lo que me abrió los ojos, y  me dije a mi mismo: Julio, si no intentas conseguir las cosas que deseas, no solo no las tendrás, sino,  estarás encarcelado en tus propios paradigmas que te enseñaron. En realidad no fue precisamente así, pero suena más bonito ;-).

Así fue como comencé a confiar en mí, y a darme cuenta, que cada fracaso era un aprendizaje, y que todos los fracasos juntos me conducirían a un camino exitoso. Esto se trata, de aprender del error y abrazarlo como el camino más corto y eficaz para llegar al éxito.

¿Y que tiene que ver GTD con el fracaso?

En realidad mucho, ya que, para desarrollar el hábito de utilizar los procesos de GTD, se requiere mucha prueba y error. Luego que lo tienes implementado, debes monitorearlo, controlarlo, evaluar el sistema, con el fin de encontrar posibles “hoyos negros” que están ocultando cosas de tu vida. Se supone que con GTD no debería ocurrirte ningún problema de los siguientes, ¿se te olvidó una cita? ¿No llamaste al doctor el 10 de Diciembre?.. No pagaste la cuenta de tu teléfono móvil, y ahora tienes el servicio cortado,  Tu hijo aún está esperando en la escuela que lo vayas a buscar, mientras estás en un pub o bar con tus amigos?. Si aún te ocurren muchas de estas situaciones, tienes que replantearte estos problemas, analizar el motivo, y realizar cambios en tu sistema GTD. Imagínate ahora sin GTD,  ¿Cómo sería tu organización?… ¿Crees que solo olvidarías las cosas que mencioné como ejemplo?… mmm… yo creo que no. Estos problemas son solo pequeños fracasos, que quizás no te los estarías cuestionando si no hubieras realizado el esfuerzo mayor de implementar un método de organización, como lo es GTD.

 “Más vale ponerse rojo una vez, que colorado mil veces”, y escapar del aprendizaje que lleva el fracaso.

Te propongo que comiences hoy mismo el camino del fracaso, y realices algo pequeño, que nunca te has atrevido a realizar, obviamente algo que no infrinja tus valores ;-). Quizás hay alguien que te gusta y no te atreves a decirle. O algún familiar que te gustaría decirle te amo, y no te atreves, o aún no te has decidido a implementar GTD, comienza leyendo el libro de Allen y da el primer paso.

Mis agradecimientos a * Cati Kaoe *, por compartir su fotografía.

Ahora cuéntame de ti… ¿te animas a romper tus paradigmas sin importar el miedo al fracaso?… Si ya rompiste la barrera del fracaso, ¿Cuál es tu experiencia?…

 
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Publicado por en 12/12/2011 en Productividad

 

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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?
Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.
Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.
Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:
#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet
Bitácora de Sucesos Dudas y Preguntas Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez.
20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX”
19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…
Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet… —– Acciones en Curso —-

  • RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx
  • RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación
  • Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011

—–  Acciones en Espera —–

  • Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez

—  Acciones terminadas

  • Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión
Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:
  • Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.
  • Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.
  • Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.
Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.
Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.
Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.
Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…
 
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Publicado por en 02/12/2011 en Productividad

 

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Para ser productivo, debes ser confiable. ¿Eres productivo?

Hace algunos días estuve en una reunión, donde varios participantes comentaban, que no tenían tiempo para avanzar sus proyectos importantes debido a la cantidad de — solicitudes pequeñas — que constantemente los agobiaban. La mayoría de las veces se justificaban sus atrasos de proyectos estratégicos debido a estas solicitudes. En ese momento me puse a pensar – y sí que me cuesta!! 😉  –, que si tuviera que delegar en ellos, pensaría inmediatamente en atarlos con sus jefes y dejando la tarea por escrita, con el fin de presionar  — por compromiso adquirido, ya que, con lo visto, no confiaría en sus palabras.

Esto me hizo recordar, que hace mucho tiempo, comencé a potenciar uno de los valores más importantes, que diariamente requieren de mucho trabajo, la confianza. Durante mucho años, respondía automáticamente SÍ a todo el mundo, tanto en ámbito laboral como personal, justificándome, en que se era más “simple” la respuesta ante las otras personas, para que no me insistieran, ya que, no necesariamente realizaría lo que en ese momento me estaba comprometiendo, por lo que “fácilmente” podía evadir ese compromiso. Siempre tenía una justificación por todas mis irresponsabilidades, ya que, coincidentemente — algo externo — me provocaba no asistir a una reunión, o a atrasarme con algo comprometido.

Sin embargo, con esta actitud, lo único que estaba consiguiendo, era que las demás personas no confiaran en mí, excluyéndome de invitaciones o no delegándome cosas, ya que, no sabían si las realizaría.

Por esas cosas de la vida, leer sobre productividad e implementar GTD, me hizo darme cuenta, el daño que me estaba haciendo, y por otra parte, los grandes beneficios que lleva ser una persona “confiable” ante las demás. Uno nunca se debe olvidar que construir confianza es un proyecto de largo plazo, la cual siempre pende de un delgado hilo, — y si este se rompe —, es muy difícil de enmendarlo.

La confianza es una parte fundamental de la vida, uno confía en que la tierra seguirá sus movimientos de translación y rotación, que el TranSantiago ( transporte público de Micro-Buses en Chile) tendrá frecuencia con cierta regularidad, que los estados financieros de las empresas publicado a las superintendencias correspondientes, son reales y válidos, que los diarios publican noticias con una investigación previa y confirmada, y podría seguir escribiendo un largo listado de cosas que no nos cuestionamos y solo confiamos en que son así.

Cuando nos olvidamos de la importancia de la confianza, comienzan las especulaciones, que más que aportar producen confusión, y empiezan a deteriorar las relaciones interpersonales, conduciendo directamente a la desconfianza. ¿Que provoca la especulación sobre tí? que tu marca como persona es menos “creíble”, motivo el cual comienzan a cerrarse las puertas que tanto trabajo te ha costado abrir.

Las especulaciones, las podemos resumir como las dudas que se crean sobre algo o alguien, estas sean verdaderas o falsas, comienzan a producir desconfianza, preocupación y exceso de control. Por ejemplo, si estás casado, y más de alguna día quieres salir solo con tus amigos, pero cada vez que lo haces, le dices a tu esposa que vas al trabajo, evidentemente que cuando descubra esto, aparte de dormir en la pieza de alojados ;-), cada vez que salgas después de este “descubrimiento”, tendrá dudas si lo que estás diciendo es verdad y comenzará a especular de dónde realmente vas, quizás te siga en un taxi, comience a revisar tu celular, etc. Hubiera sido más fácil desde un comienzo decirle la verdad, confiaría más en ti, aunque puedes ser que hacer eso, te cueste más trabajo hacerlo.

Solo quería agregar la definición de las palabras, confianza y especular, obtenidos desde la R.A.E.

Confianza. (De confiar).

1. f. Esperanza firme que se tiene de alguien o algo.

2. f. Seguridad que alguien tiene en sí mismo.

3. f. Presunción y vana opinión de sí mismo.

4. f. Ánimo, aliento, vigor para obrar.

5. f. familiaridad (‖ en el trato).

6. f. Familiaridad o libertad excesiva. U. m. en pl.

7. f. desus. Pacto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.

Especular (Del lat. speculâris).

1. adj. Perteneciente o relativo a un espejo.

2. adj. Semejante a un espejo.

3. adj. Dicho de dos cosas simétricas: Que guardan la misma relación que la que tiene un objeto con su imagen en un espejo.

4. adj. Ópt. Dicho de una cosa: Reflejada en un espejo.

5. adj. ant. Transparente, diáfano.

Me gustaría que meditaras sobre lo que he escrito, y que revisaras tu vida tu conducta, y evaluaras que tan confiable crees que eres para los demás, y algo más importante, confiable contigo mismo. Si sientes que no eres muy confiable, bueno, hoy será tu punto de partida, donde construirás los pilares de tu marca como persona.

En una siguiente entrada, les comentaré cuales son los — trucos — que uso para ser un poco mas confiable 😉 .

Mis agradecimientos por la foto a libretadeapuntes.

Ahora cuéntame de ti… ¿Sirve ser productivo y no confiable? ¿Crees que no se puede construir la confianza? ¿Tienes alguna historia en donde ser confiable era la mejor alternativa?…

 
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Publicado por en 16/11/2011 en Productividad

 

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Mis listas de GTD.

En — Mis Bandejas de entrada al desnudo —, les comenté cuales son las bandejas que utilizo para el proceso de recopilación. No comentaré sobre el flujo de GTD de David Allen, ya que lo pueden encontrar en el libro Getting Thing Done o en su versión en español Organízate con Eficacia.

En mi oficina tengo todas las bandejas para procesarlas, y les recuerdo que son el email desde Outlook 2010, OneNote 2010, libreta de papel, bandeja de papeles y Catch. Cuando tengo que trasladar papeles y otras desde la casa a oficina o viceversa, utilizo un sobre que es mi bandeja de traslado entre esos lugares, y como regla los reviso cada vez que llegue a cualquiera de esas dos partes.

Tengo el hábito adquirido de procesar todos los días las bandejas, en el cual tengo una reunión diaria conmigo durante la última hora de trabajo para realizar esta actividad y dejar — ordenado el sistema —. Es importante mencionar que interrumpo esta reunión, solo cuando ocurren urgencias u otras actividades que no puedo negarme a realizar, una hora al médico que no se cambiar o una reunión exigida por mi jefe — aunque trato de evitarlo a toda costa que ocurra esto.

En esta entrada, les mostraré como tengo implementado el sistema de listas y en las posteriores les indicaré como proceso cada una de mis bandejas.

MIS LISTAS GTD EN OUTLOOK.

Para crear las listas de GTD, utilizo las tareas de Microsoft Outlook 2010, que las tengo sincronizadas con mi móvil, permitiéndome andar con el sistema en cualquier lugar. Cada lista son tareas clasificadas en categorías.

1.- Inbox: Es la bandeja de entrada

2.- Esperando Por: Son todas las cosas las cuales he delegado o alguien se ha comprometido conmigo.

3.- @Accion_#CONTEXTO#: Son las acciones que tengo que realizar en cada contexto. Tengo creada una categoría — acción por contexto— , simplemente porque las aplicaciones para teléfonos móviles existentes no permiten el filtro por dos categorías a la vez.

4.- Alguna Vez/Quizás: son las tareas que en la revisión semanal evalúo las siguientes acciones o las mantengo en esta categoría.

5.- @#Contacto#: Tengo una categoría por contacto “importante” y la uso cuando tengo temas que conversar con ese #Contacto, es decir, cuando lo vea la próxima vez. También uso esta tarea combinada con esperando por, con el mismo fin.

6.- Proyectos GTD: la utilizo para indicar que esta acción pertenece a un proyecto, y me es más fácil listar las acciones de los proyectos en curso.

7.- Next Action: la utilizo en mayor medida, para indicar que es una próxima acción y no solo una acción como la marco en @Accion_#CONTEXTO#. En realidad las acciones que no son próximas deberían ir en algún día quizás, pero me queda mas cómodo tener todas las acciones e ir marcando como próxima acción las que tengo que ejecutar.

8.- El Calendario: anoto todas las reuniones que tengo que realizar en una fecha y hora determinada, no hay tareas, ni reservo tiempo para la tarea X.

Para visualizar el sistema, tengo tres principales vistas personalizadas de tareas en Outlook.

1.- Por categorías: que muestra el sistema completo, sin ningún filtro.

2.- Por Next Action: Filtro todas las acciones que son — Próximas acciones—.

3.- Por Proyecto GTD: Filtro todas las acciones que pertenecen a proyectos. Adicionalmente comienzo la tarea con un tag, como los de twitter #ProyectoSecreto y con el buscador me muestra todas las tareas relacionadas.

Básicamente con estas listas, soporto todo el trabajo tanto laboral como el del hogar. Para los archivos de referencia utilizo carpetas del sistema, que mostraré en próximas entradas.

Gracias por la fotografía a seudoanonimo.

Ahora cuéntame sobre ti… ¿Cómo organizas tu sistema GTD? ¿Qué software usas? ¿Qué cambios me recomendarías realizar a mi sistema de listas?…

Incentívame a seguir escribiendo comentando los artículos…

 
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Publicado por en 10/11/2011 en Productividad

 

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Hacer o no hacer, he ahí el dilema

Cuando comienzas con algún método de organización, te empiezas a cuestionar sobre como hacías las cosas antes — sin una bandeja de entrada , sin registrar las cosas que llegaban a tu vida, sin tener acciones físicas, siempre pensando que hacer en cada momento.

Luego con tu seudo-sistema de organización definido, registras cada cosa que llega a tu mundo, llenando tus listas esperando por, acciones, algún día quizás, etc. Al paso del tiempo, se —desbordan las listas — y comienzan a ser inmanejables, por la burocracia auto-impuesta y vuelves a tener estrés, porque tienes muchas cosas que realizar — y no tienes tiempo — para todas…

He aquí donde comienza el dilema, ya que debemos decidir que hacer, y que no hacer, por lo cual, debemos tomar algunas decisiones con el fin de conducir nuestros actos a destino, y mantener nuestro sistema en equilibrio. ¿Como se realiza esto? Bueno, aún me sigo preguntando lo mismo ;-), pero estas dos grandes definiciones me sirven para decidir el ¿Qué y Cómo elegir mis acciones?.

TOMAR ACCIONES EN LAS COSAS QUE PUEDO INFLUIR.

Círculo de preocupación

Círculo de preocupación creciendo

Durante mucho tiempo estaba convencido que pertenecía al grupo de los “desafortunados de este mundo”, ya que a mi vida, le faltaban muchas cosas — para ser perfecta —, no tenía ese auto deportivo que usaba mi vecino, por eso llegaba tarde a mi trabajo, o no estaba trabajando en una empresa multinacional, porque mis padres no me matricularon cuando era niño en un colegio inglés, mas encima, como la economía está tan inestable, no voy realizar ese viaje a europa que siempre he soñado,  y lamentablemente vivo en Chile, porque si estuviera en otro país, no hubiera sufrido el terremoto de 2010 y mi mamá tendría su casa habitable.

No fui consciente, que sobre estas cosas, no podía cambiar absolutamente nada, sino hasta después de leer el libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas de Stephen R.Covey, el cual me iluminó y condujo a bajar considerablemente la preocupación sobre esas cosas. Era increible como me paralizaba antes con tanta preocupación rondando en mi cabeza, y sin poder ver, que mi círculo de influencia se reducía cada vez mas, y terminaba los días, ahogado en mas de algún vaso de agua.

Círculo de Infuencia

Círculo de Infuencia creciendo

Con el tiempo, es fácil identificar que, preocuparse y no ocuparse, solo produce desperdicio valioso tiempo,  y no dejas que tu mente se enfoque a actuar hacia — el camino—  que realmente deseas.

Por eso es muy importante enfocarse a las cosas que están dentro de tu circulo de influencia, y tratar de evitar usar tiempo y mente en el circulo de preocupación que poco y nada aporta.

Así es, cuando llegan a mi bandeja de entrada, preocupaciones rápidamente me deshago de ellas, y solo me encargo de las cosas que puedo influir.

PLANIFICACIÓN PRÓXIMAS ACCIONES DIARIAMENTE.

Leyendo la lista de próximas acciones por realizar, durante mi revisión diaria, la cual realizo la última media hora de trabajo, o durante los fines de semana la realizo después de almorzar, reviso mi listas de próximas acciones, y las marco como TMI’s — tareas mas importantes — , las tareas que planifico realizar el siguiente día. ¿Porqué hago esto?, porque no es apropiado dejar a la intuición o a la suerte, cual es la acción que tengo que hacer, ya que, si no lo hacemos nosotros,  de alguna forma nuestra amiga procastinación — va a posponer las tareas mas aburridas —, o las que tienen mayor esfuerzo mental, por otras de la lista que sean — mas fáciles–.

Así diariamente eligo 3 a 6 TMI’s y las realizo de cualquier forma antes de terminar el día. Si quieres leer mas sobre las TMI’s puedes leer la entrada Acorralando el trabajo importante del blog ElGachupas.com.

Mis agradecimientos a ervega, por foto compartida.

¿Cómo decides que hacer o no hacer?, ¿Lo dejas a tu intuición? ¿Te paralizan las preocupaciones, cuando tendrías que estar actuando?… Deja tus comentarios …

 
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Publicado por en 04/11/2011 en Productividad

 

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Mis Bandejas de entrada al desnudo.

Sobre como elegí mis bandejas, se los comenté en la entrada “Las bandejas de entrada de mi vida”, ahora les contaré que herramientas papel y tecnológicas utilizo para recopilar.

Para los que tuvieron flojera de leer la anterior entrada 🙂 ,les recuerdo que identifiqué, que en mi vida principalmente tengo tres lugares en los cuales estoy la mayoría de mi tiempo,que son en mi casa, en trabajo y en transito. En base a esto, estuve mucho tiempo buscando poder centralizar mis bandejas de entrada, y después de un año de búsqueda, he encontrado las herramientas que me permiten recopilar las cosas en todo ámbito.

Tareas Outlook 20120

Outlook 2010: En el trabajo usamos servidor Exchange, el cual utilizo para recepción de correos, citas y registro mis tareas gtd.

TouchDown

TouchDown de NitroDesk: Para acceder desde mi móvil al correo exchange, utilizo OWA (Outlook Web Access), y accedo desde la aplicación TouchDown, y gracias a este software todo lo que tengo en correo en mi laptop, esta sincronizado en mi SmartPhone que tiene sistema operativo Android. La virtud de este software que sincroniza contactos, email, calendario y tareas, que esto último pocos softwares lo realizan. TouchDown es de pago, y lo puedes descargar desde el market.

OneNote 2010: Utilizo para materiales de referencia y escribir minutas de reunión, y recortes o archivos que rescato desde la web, y los dejo en la lista sin clasificar.

Catch

Catch: Utilizo para grabar notas de voz y notas desde fotografías. La ventaja que todo lo que ingreses queda en una gran lista de entradas, en el cual queda fácil de procesar, mezclando notas de voz, imágenes y texto. Además que puedes acceder a las notas desde Internet. Esta aplicación es gratis, hasta 70 mb de espacio mensual y está disponible para Android y Iphone.

Libreta de Papel: libreta de papel pequeña, que cabe en un bolsillo del pantalón, que es fácil de llevar a cualquier parte.

Bandeja de Papel

Bandeja del Papel: Intento fotografiar todo los papeles o documentos que pueda con el fin de tener solo los papeles realmente necesarios, como facturas, boletas, garantías de productos, etc. Todo los papeles los dejo en la bandeja móvil — que es un sobre que transporto del trabajo a la casa o viceversa — para llegar a mi bandeja física que tengo en el trabajo, para luego ser procesado y o archivado.

Con estas herramienta cubro todas mis necesidades de almacenamiento de cosas en mi vida, y las utilizo de la siguiente manera dependido de la situación.

CUANDO PUEDO ESCRIBIR

  • Uso las tareas de Outlook 2010, asignándoles la categoría inbox para todas las cosas que en el momento que — llegan a mi vida — y en ese momento las puedo escribir.
  • Utilizo catch, cuando necesito escribir aún mas rápido, ya que acá no tengo que marcar categorías, solo tengo que escribir. Lo bueno que después para procesar puedo ver todo el material desde mi laptop.
  • Cuando estoy en reuniones, y necesito escribir mas rápido o mas texto que loque puedo hacerlo en mi smartphone, utilizo mi libreta de papel.
  • En el trabajo cuando organizo reuniones y puedo utilizar mi laptop,uso Microsoft OneNote 2010, ya que, me permite escribir, recortar cosas de Internet, y además desde la citas de outlook automáticamente se traspasan los participantes de la reunión, y se ganaun poco de tiempo.

CUANDO NO PUEDO ESCRIBIR, O NECESITO EL REGISTRO VISUAL

  • Cuando voy conduciendo, caminado en la calle, y necesito recordar algo que se me ocurrió, utilizo las notas de voz de catch.
  • Cuando leo algún articulo en el diario o en revistas, o voy caminado en la calle y quiero recordar algún anuncio de una película o restaurante, tomo una fotografía utilizando catch con localización con GPS.
  • Como registro mis pagos de cuentas y cuando esto lo realizo en efectivo, grabo una nota de voz indicando el monto y la descripción de lo que compré para después procesarlo.
  • Cuando me llegan facturas, o documentos legales, que no puedo fotografíar y debo guardar el documento físico, los dejo en mi bandeja de entrada de papel de la casa o del trabajo.

Así prácticamente voy recopilando todas las cosas, que resumiendo, termino con cinco bandejas de entradas, las tareas de outlook, Catch, Libreta de Papel, Bandeja de Papel y OneNote. Adicional al sistema, tengo mi bandeja móvil, que es un sobre que me permite transportar desde la casa al trabajo, y tengo una bandeja de papel que es idéntica en casa.

Posteriormente comentaré como proceso lo recopilado…

Ahora cuéntame sobre tí. ¿Cuáles son tus bandejas de entrada? ¿Que herramientas de recopilación utilizas?. ¿Crees que 5 bandejas son excesivas?

 
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Publicado por en 01/11/2011 en Productividad

 

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