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Temas relacionados con productividad

¿TE PERMITES ALCANZAR TUS SUEÑOS?

Siento que la sociedad moderna nos incentiva la comodidad entregándonos falsos soportes que realmente no existen. ¿Un trabajo estable? ¿Buena salud? ¿Economía en crecimiento continuo? ¿Apoyo familiar? Estas son solo falacias que todos creemos y cuando alguna de estas situaciones que no podemos controlar no se dirige en la dirección que esperamos, empezamos a desesperarnos y no sabemos qué hacer o no estamos preparados para enfrentarlas.

Piensa en un proyecto que te gustaría hacer. ¿Por qué no los has realizado? ¿Has dado el primer paso? ¿Qué es lo que te frena? ¿Perder la comodidad actual? ¿Lo ves imposible? Permíteme abrir un poco tu mente para ver si te motivo para realizar alguno de tus anhelos…

LAS COSAS NO DURAN POR SIEMPRE

Si estás pensando en que para realizar tu gran o grandes sueño(s), tendrás que dejar lo que tienes, que tanto te ha costado, que te permite vivir cómodo y siendo una persona feliz, déjame decirte que LAS COSAS NO DURAN PARA SIEMPRE. Tarde o temprano ese piso que te sostiene actualmente y que te da seguridad, alguna vez cederá, ya sea porque tú lo provocaste o porque tu ignorancia, flojera o miedo al cambio no te permitió actuar antes. Por lo tanto si evalúas bien tu proyecto, es lo que deseas hacer… ¡Vamos! ¿A qué esperas? Puede ser que esta oportunidad se pueda perder y no haya otra. No podemos saber qué ocurrirá el día de mañana, pero tampoco hay que exagerar que se acabará el mundo y vivir angustiado toda la vida.

SER EL LIDER DE TU VIDA

Como saben soy muy aficionado a GTD como método de organización, pero déjame decirte algo, GTD no es lo mas importante. Imagínate que estamos en el mar y GTD es nuestro barco. No es importante si nuestro barco es rápido o lento, lo principal es tener claro el objetivo y nuestros valores. Ese liderazgo es el que se requiere ante viento y marea para dirigirnos hacia los objetivos que perseguimos. Lo más probable es que tengamos dificultades, pero lo importante es cómo las enfrentes, aprendiendo de ellas e ignorando los sentimientos de frustración que creamos que existen y hacen parecer que el camino es más largo de lo que es.

 SER UN BUSCADOR DE CRISIS

La vida cuando nos golpea no nos pregunta si queremos un golpe despacio o fuerte,– simplemente nos golpea –. No nos avisará ante la muerte de un familiar, ni cuando nos despidan, o de que la economía entre en crisis. Como sintamos el golpe depende de que tan preparado estemos para recibirlo, si hemos trabajado suficiente anteriormente para recibirlo de la mejor forma.

Por eso propongo a mis lectores que busquemos pequeñas crisis con el fin de conducir nuestra vida, y tratar de prepararnos para cuando las cosas no sucedan como queremos.

FABRICANDO EL COLCHÓN PARA LAS CAÍDAS

Para que los golpes no sean tan fuertes, debemos diariamente fabricar un colchón que nos permita caer un poco más suave, con las menores heridas posibles, y así permitirnos levantarnos rápidamente para continuar nuestro camino. ¿Cómo se fabrica este colchón? No es tan difícil como puedes pensar. Analiza tus proyectos y áreas de responsabilidad y anota cuáles son las tareas que debes realizar, así puedes – fabricar — un sistema de contingencia ante algún evento no esperado ni deseado y saber qué hacer. Por ejemplo, la Salud es algo importante para todos, puede ser que contratar un seguro catastrófico ante una enfermedad grave sea una acción suficiente para aplacar el impacto económico de un suceso de estas magnitudes.

 CONOCIENDO AL ENEMIGO

Cada vez que te enfrentes a nuevos desafíos o mundos desconocidos, desconfía de todo, observa, pregunta pero no actúes por instinto. No te dejes llevar por las primeras impresiones. Después que hayas analizado, comienza de a poco aumentando la confianza. De esta forma controlas más el riesgo y vas haciendo camino al andar.

El tiempo que tenemos en este mundo es finito, si no cumplimos nuestros sueños de largo plazo cuando somos jóvenes, no podremos cosechar cuando estemos mas viejos. Seamos amigos del riesgo y aprendamos a quererlo como un aliado y no como un enemigo…

Ahora cuéntame de ti, ¿tienes en mente algún sueño que te gustaría cumplir? ¿Alguno que estás realizando? Cuéntanos tu experiencia.

 Mis agradecimientos a Vitoco.12 por la foto compartida.

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Publicado por en 10/04/2012 en Productividad

 

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Minimalismo que aumenta tu productividad

Todo esto de ser productivo y de vivir con menos estrés, me ha hecho reflexionar en todo ámbito. Analizando mi vida, en realidad tengo demasiadas cosas que no uso, que no necesito o que me han regalado y los tengo como preciados recuerdos. En toda esta reflexión, llegue  pensar que tenía un grado de síndrome de Diógenes, — pero en realidad estoy exagerando 🙂 –.

Cuando te enfocas a analizar algo, en este caso, tus pertenencias, te das cuenta lo mal planificado que han sido tus compras, en algunos casos impulsivos, en otros casos, son las cosas que necesitamos. Al pensar en esto, le estas dando la importancia que tiene cada objeto que te rodea, lo que te permite, tomar mejores decisiones en cuanto a tus posesiones.

¿Por qué tener menos cosas?

En realidad, reformularía la pregunta, y la pondría ¿Por qué no tengo sólo las cosas que realmente utilizo y necesito? Este es el gran problema, generalmente no sabemos que es lo que necesitamos para nuestra vida. No evaluamos la necesidad que cubre ese objeto, o compramos algo porque el vecino o compañero de trabajo lo tiene, y yo no puedo ser menos que él. Compramos un departamento con 4 habitaciones, utilizamos dos, y las restantes las tenemos por si una vez al año viene la familia a quedarse a la casa. ¿No sería más eficiente pagarles un hotel? ¿O utilizar el comedor?

¿Experiencias o acumular cosas?

Cada  vez estoy más convencido que la satisfacción que deja una experiencia buena, está sobre la satisfacción de tener cosas. Disfruto más tomarme una cerveza con mis amigos, que ese plasma de 40 pulgadas que lo utilizo dos veces por semana, que lo compré para ver los partidos de fútbol con mis amigos.

Para nuestra sociedad poseer cosas, es sinónimo de éxito, o demuestra un mejor estatus. Pero actuar así, es subirse al camino de las personas que te rodean, no estamos construyendo nuestro propio camino.

¿Tenemos cosas? o ¿las cosas nos tienen?

Creo que estas dos preguntas son recursivas. Para mantener las cosas, requiere cierto grado de preocupación que cada uno le puede asignar a ese objeto. Luego, nos volvemos dependiente de esas cosas, convirtiéndose en una mochila que cargamos diariamente, y que se vuelve, cada vez más pesada. Después, nos preocupamos de proteger las cosas, seguros, etc.

Camino minimalista

Caminar al minimalismo, no quiere decir que no tengamos cosas, ni tener cosas de baja calidad. Significa en conocer claramente la necesidad que cubre cada objeto que uno posee, y evaluar periódicamente las cosas que tenemos con el fin de mantener solo las cosas que satisfacen nuestros objetivos actuales.

Construir un camino minimalista, nos hace conscientes de que las cosas que tenemos, nos responde el ¿Para qué? Y ¿Por qué? de cada cosa.

“Seguir un camino minimalista en el sentido amplio, te llevará a ser más productivo, ya que al tener menos cosas, tendrás menos preocupaciones, y más ocupaciones. “

¿Cómo comienzo este camino?

Excelente pregunta ;-), comienza por algo que sientas que te complica tu día a día. Por ejemplo por el armario o closet. Puedes leer una estrategia de cómo realizarlo, en el Blog de Vale de Oro, que yo también sigo, el artículo específico es http://valedeoro.es/libros/armario-minimalista

Mis agradecimientos a eltopo74, por la foto compartida.

Ahora cuéntame de ti… ¿Tienes muchas cosas?¿Sabes que es el minimalismo?¿Te gustaría comenzar este camino?

 
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Publicado por en 16/03/2012 en Productividad

 

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CUANDO LLEGAN “COSAS” PROBLEMA A TU BANDEJA DE ENTRADA

A medida que vas utilizando GTD, te vas dando cuenta que el primer pilar es la recopilación, es el habito más fácil de adquirir, y el que produce más placer. Al otro extremo el más difícil de realizar es el procesamiento de las bandejas de entrada e ir vaciando la lista una por una. ¿Por qué? porque debemos pensar.

Es fácil intentar saltarse una “cosa” porque no se nos ocurre cual es la próxima acción, y cuando no sabemos, también es fácil que tratemos de traspasarla a una acción llamada “planificación de la cosa X”, a las finales, esa planificación nunca llega, si no es urgente o no se la debes a alguien.

¿QUE HACER CUANDO TENEMOS UNA COSA “PROBLEMA”?

¿Realmente la quiero hacer?, es la pregunta que deberíamos hacernos, ya que puede ser que al traspasarla como próxima acción, en ese momento debemos tener la intención y las ganas de querer hacer esta tarea al menos en el momento que decidimos la próxima acción. Sino pasarla a algún día quizás, o a la papelera.

DEFINIR EL OBJETIVO VISUALMENTE

Algunas veces ponemos cosas en nuestras bandejas de entrada, que realmente no tenemos claro visualmente el resultado, y aun así, definimos una acción “pensar en por qué puse esta cosa acá”, siendo que quizás podríamos definir, alguna acción que nos trate de iluminar que es lo que quisimos poner, preguntándole algún compañero de trabajo quizás, etc. Si no nos acordamos, quizás es mejor preocuparnos de escribir mejor la cosa la próxima vez, pero esta vez quizás es mejor desecharla.

Por lo tanto, antes de pensar en la próxima acción, debemos pensar en cuál es el objetivo que quiero conseguir.

EXCESO DE ANALISIS PRODUCE PARALISIS

Otras veces, ocurre que tenemos mil formas de hacer algo y comenzamos a analizar acción por acción, para ver cuál es la que debemos elegir. No debemos estresarnos con tantas alternativas, ya que algunas veces, es mejor dejar al instinto humano, que nos ayude a elegir una. Si analizamos mucho, lo único que conseguimos es entramparnos, sin permitirnos avanzar, y cometiendo más errores.

Creo que siempre es mejor elegir la que creamos más factible y más simple de realizar, con tres alternativas, es más que suficiente. Además no se nos olvide, que intentamos ser productivos, siempre habrá después una forma de continuar mejorando.

NO SALTARSE NINGUNA COSA DE LA BANDEJA

Es más fácil decirlo que hacer esto, teniendo en frente una cosa “problema” y sobre todo cuando leímos que la siguiente es muy fácil de pensar. Pero no debemos hacerlo, ya que, pensar en el objetivo y la próxima acción es un hábito que debemos fortalecer, para que el flujo de procesamiento GTD continué limpio y sano. Debemos ser inflexibles con esto.

Mis agradecimientos a DelRoble_Caleu, por la fotografía compartida.

Ahora cuéntame de ti… ¿Te llegan tareas problemas frecuentemente? ¿Agregarías otra opción para procesar estas “cosas”?

 
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Publicado por en 04/03/2012 en Productividad

 

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¿ESTÁS CREANDO TU FUTURO?

Creo que no es una pregunta fácil de responder, ya que, no son muchas las personas que tienen – visualizado el futuro que quieren –. Es normal que con el ajetreo diario, la sobrecarga laboral, las variadas responsabilidades, se nos pase la vida sin detenernos un momento a pensar en “el futuro que queremos”.

“Somos arquitectos de nuestro propio destino.” — Albert Einstein

Todas las cosas se crean dos veces, una creación mental y otra creación física. Cuando quieres construir una casa, imaginas la cantidad de habitaciones para tu familia, si necesitas un gran patio para realizar asados con tus amigos, o para tu mascota, etc. y luego creas un plano con el diseño. Cuando tienes listo esto compras los materiales y contratas mano de obra, para comenzar la construcción. Cualquier error en la visualización (planificación)  en este momento es bastante más costoso.

Es común que construyamos nuestra vida ligeramente, sin mucha planificación, en la cual luchamos y trabajamos eficientemente, con el fin de subir en la escalera del éxito, pero al llegar al último peldaño, nos damos cuenta que nos estábamos apoyando en la muralla equivocada.

 La administración te conduce a realizar las cosas bien; en cambio el liderazgo te conduce a realizar las cosas correctas

Hace ya varios años, llevo una buena administración de mis tareas, utilizando el método GTD, lo cual me tiene bastante satisfecho. Pero había dejado un poco de lado, el liderazgo de mi vida, ya sea por decisión propia u omisión; seguía avanzando para alguna parte ;-). Mi objetivo es averiguar, si en todo ámbito estoy en la muralla correcta, y redefinir detalladamente mis áreas de responsabilidad, aunque, hace un tiempo ya las había definido, me faltaba crear los objetivos para cada una de ellas, y lo más importante, cuales son las próximas acciones para conseguir estas metas correctas.

Creando la constitución de mi vida

Imagina que estás asistiendo a un funeral, vas llegando a la iglesia, escuchas una linda melodía armoniosa, miras a tu alrededor, la mayoría de las personas que están ahí, son conocidos tuyos,  amigos, vecinos y compañeros del trabajo. Caminas al ataúd, y cuando miras por el vidrio de éste, te encuentras contigo cara a cara. Es tu propio funeral. ¿Qué te gustaría que digieran de ti? ¿Qué éxitos realizados te gustaría escuchar?

Creo que la mejor forma de visualizar nuestros deseos más profundos, es imaginarnos esta situación. Luego de varias lágrimas, incomodidad, estrés y otras sensaciones, realmente uno – saca a flote – los deseos más profundos de nuestro ser.

Luego de esta introspección, es enriquecedor escribir estos deseos, ya que, se transformaran en los valores y objetivos de vida, por lo tanto, todas las demás metas serán alineadas por esta “constitución”, ya que, cualquier otro objetivo no tendrá la supremacía para desviar estos profundos valores.

Ahora claramente los siguientes pasos, son definir las áreas de responsabilidad, y las metas de cada uno de estas áreas, basándose en la constitución.

Esta entrada, se basa en el segundo hábito del libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. En una entrada anterior, “Piensa por ti, no dejes que los demás lo hagan… “, comento sobre el primer hábito.

Ahora cuéntame de ti… ¿Tienes clara todas tus murallas del éxito? ¿Sientes que tienes liderazgo en tu vida? ¿Crees que la administración es más importante que el liderazgo?

 
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Publicado por en 25/02/2012 en Productividad

 

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¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

 
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Publicado por en 16/02/2012 en Productividad

 

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La sagrada agenda.

Quise tomar este tema, dada la discusión realizada en mi anterior entrada. Quiero ser breve y conciso con los temas que recomiendo agregar a una agenda y cuáles no. Comenzando con la definición de agenda que yo considero como válida, a una lista de tareas ordenadas por un día y horas, en el cual se tiene que recordar hacer un día y/u hora específica. Según RAE, es:

Agenda.
(Del lat. agenda, cosas que se han de hacer).
1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.

Desde que utilizo GTD, tengo un culto a la Agenda ;-), y  los 5 mandamientos para mí son:

1)    No reservar tiempo para ejecutar una tarea en una hora determinada: Les recomiendo que no reserven tiempo para realizar una supuesta tarea en su agenda, ya que, es bastante probable que las prioridades vayan cambiando en el momento, y producto de esto no realices esa tarea, posponiéndola para siempre. Es mejor realizar una lista de tareas, en el cual cada vez que tengas tiempo elijas una de ellas y la ejecutes dependiendo el contexto que estés.

2)     No agregar a las listas de @cción, aquellas tareas que solo puedes realizar un día específico: Después de varios ajustes a mi sistema, confieso que lo mejor es agregar a la agenda las tareas que solo puedes realizar un día específico, como por ejemplo, llamar a tu amiga que está de cumpleaños. Si dejas esas tareas en la listas, solo te generarán pérdida de tiempo cuando estés en modo ejecución de acciones, leyendo tus listas de tareas, y cuando leas este tipo de tareas, no podrás hacerlas, ya que, — no son una próxima acción ejecutable en cualquier momento, solo ese día especifico—.

3)    No agregar todas las tareas al calendario: para mí juicio, esta es la peor y más común práctica, que se utiliza para recordar las responsabilidades. Es frecuente que la lista de recordatorios que se va dejando en Outlook, Lottus, etc. se utiliza para revisar las tareas que se tiene por realizar. El problema que prácticamente es una bandeja de entrada, sin acciones físicas concretas para realizar, sin pensar en la “cosa” por lo cual no va motivar a ejecutarla, posponiendo constantemente aquellas que no está clara la próxima acción.

4)    No agregar todas citas, reuniones o compromisos que se pueden realizar a una hora determinada: La mayoría de las reuniones se tienen que realizar a una hora determinada, por lo tanto es obligación agregarla a la agenda. No dejes esa preocupación en tu mente y que no te dé flojera agregarla en el calendario, ya que puedes olvidar asistir a ella, y si te ocurre esto, quedarías como una persona irresponsable, ya que no avisaste que no asistirías a ella.

5)    No utilizar la agenda como listas de @lgún día quizás: No anotes las tareas que crees que te gustaría realizar un mes después, para esto, utiliza la lista algún día quizás en la cual revisarás en cada revisión semanal. Recuerda que si anotas esto en la agenda, puede pasar ese día olvidar posponer la tarea un tiempo, por ejemplo otro mes, y después no volverás a recordarla más.

Si pones en práctica estos simples consejos, que ya han sido testeados bastante tiempo por mí ;-),  pienso que mejorarás considerablemente el orden de tu agenda.

Mis agradecimientos a Angélique ~, por la foto compartida.
Ahora cuéntame de ti. ¿Tienes tus propios mandamientos para utilizar la agenda? ¿Coincides con los míos? Espero tus comentarios…

 
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Publicado por en 28/01/2012 en Productividad

 

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¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

Todos los que llevamos un tiempo utilizando GTD, sabemos y reconocemos que el engranaje principal de este sistema es la revisión semanal. Pero como  uno propone y Dios dispone, más de algunas vez me ha pasado que algo excepcional ocurre, no permitiéndome mantener el sistema, y luego de días o semanas, vuelvo a ver esas largas listas con cosas que no he marcado como finalizado, o que nunca he hecho, que están hace mucho tiempo en algún día quizás, además con una bandeja de entrada  que ya está con barandas, para aguantar todo el flujo nuevo.

¿Qué se hace cuando te da pereza mirar tu sistema, porque es un completo desorden?

Cuando estoy en esa situación, dan ganas de no utilizar GTD, ya que ver el sistema en desorden me produce un gran estrés. Como no me permito deshacerme del sistema, ya que me ha traído tantos beneficios. Mi gran próxima acción es –  salvar mi sistema –, y la siguiente a realizar, –volcar todas las listas a la bandeja de entrada y nuevamente decidir una a una, que se tiene que realizar –.

“Cuando ocurre un desorden que no te permite ver tu sistema como un respaldo válido de tus tareas y compromisos, si no lo revisas completamente y lo vuelves a organizar, nunca confiarás nuevamente en el sistema.”

¿Por dónde comenzar?

Igual como todo comienzo, por el principio del flujo de GTD. Revisa tu bandeja de entrada tal como llevaste todas las cosas a ella, y revisar desde arriba abajo, y comienza a procesar toda la bandeja hasta que esté completamente vacía. Lo ideal es realizar esto un fin de semana, así tienes menos interrupciones…

¿Qué hacer si no dispongo del tiempo disponible?

Apaga los incendios actuales, y luego cuando tengas un espacio durante un día para hacer la limpieza, ¡hazla!, porque mientras más tiempo pase, más grande se hace la bola de nieve. Es importante que no tengas interrupciones cuando realices esta tarea, ya que, necesitas de mucha concentración para estabilizar un sistema que habías dejado sin control.

“No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.”

Mis agreadecimientos a alvaroramone82 , por la fotografía compartida.

 
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Publicado por en 18/01/2012 en Productividad

 

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