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Mis listas de GTD.

En — Mis Bandejas de entrada al desnudo —, les comenté cuales son las bandejas que utilizo para el proceso de recopilación. No comentaré sobre el flujo de GTD de David Allen, ya que lo pueden encontrar en el libro Getting Thing Done o en su versión en español Organízate con Eficacia.

En mi oficina tengo todas las bandejas para procesarlas, y les recuerdo que son el email desde Outlook 2010, OneNote 2010, libreta de papel, bandeja de papeles y Catch. Cuando tengo que trasladar papeles y otras desde la casa a oficina o viceversa, utilizo un sobre que es mi bandeja de traslado entre esos lugares, y como regla los reviso cada vez que llegue a cualquiera de esas dos partes.

Tengo el hábito adquirido de procesar todos los días las bandejas, en el cual tengo una reunión diaria conmigo durante la última hora de trabajo para realizar esta actividad y dejar — ordenado el sistema —. Es importante mencionar que interrumpo esta reunión, solo cuando ocurren urgencias u otras actividades que no puedo negarme a realizar, una hora al médico que no se cambiar o una reunión exigida por mi jefe — aunque trato de evitarlo a toda costa que ocurra esto.

En esta entrada, les mostraré como tengo implementado el sistema de listas y en las posteriores les indicaré como proceso cada una de mis bandejas.

MIS LISTAS GTD EN OUTLOOK.

Para crear las listas de GTD, utilizo las tareas de Microsoft Outlook 2010, que las tengo sincronizadas con mi móvil, permitiéndome andar con el sistema en cualquier lugar. Cada lista son tareas clasificadas en categorías.

1.- Inbox: Es la bandeja de entrada

2.- Esperando Por: Son todas las cosas las cuales he delegado o alguien se ha comprometido conmigo.

3.- @Accion_#CONTEXTO#: Son las acciones que tengo que realizar en cada contexto. Tengo creada una categoría — acción por contexto— , simplemente porque las aplicaciones para teléfonos móviles existentes no permiten el filtro por dos categorías a la vez.

4.- Alguna Vez/Quizás: son las tareas que en la revisión semanal evalúo las siguientes acciones o las mantengo en esta categoría.

5.- @#Contacto#: Tengo una categoría por contacto “importante” y la uso cuando tengo temas que conversar con ese #Contacto, es decir, cuando lo vea la próxima vez. También uso esta tarea combinada con esperando por, con el mismo fin.

6.- Proyectos GTD: la utilizo para indicar que esta acción pertenece a un proyecto, y me es más fácil listar las acciones de los proyectos en curso.

7.- Next Action: la utilizo en mayor medida, para indicar que es una próxima acción y no solo una acción como la marco en @Accion_#CONTEXTO#. En realidad las acciones que no son próximas deberían ir en algún día quizás, pero me queda mas cómodo tener todas las acciones e ir marcando como próxima acción las que tengo que ejecutar.

8.- El Calendario: anoto todas las reuniones que tengo que realizar en una fecha y hora determinada, no hay tareas, ni reservo tiempo para la tarea X.

Para visualizar el sistema, tengo tres principales vistas personalizadas de tareas en Outlook.

1.- Por categorías: que muestra el sistema completo, sin ningún filtro.

2.- Por Next Action: Filtro todas las acciones que son — Próximas acciones—.

3.- Por Proyecto GTD: Filtro todas las acciones que pertenecen a proyectos. Adicionalmente comienzo la tarea con un tag, como los de twitter #ProyectoSecreto y con el buscador me muestra todas las tareas relacionadas.

Básicamente con estas listas, soporto todo el trabajo tanto laboral como el del hogar. Para los archivos de referencia utilizo carpetas del sistema, que mostraré en próximas entradas.

Gracias por la fotografía a seudoanonimo.

Ahora cuéntame sobre ti… ¿Cómo organizas tu sistema GTD? ¿Qué software usas? ¿Qué cambios me recomendarías realizar a mi sistema de listas?…

Incentívame a seguir escribiendo comentando los artículos…

 
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Publicado por en 10/11/2011 en Productividad

 

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Piensa por ti, no dejes que los demás lo hagan…

Al empezar a construir el camino del auto-control de mi vida, me dí cuenta, que todas las cosas que llegaban a mis bandejas de entrada, provenían de orígenes externos, es decir, muy pocas llegaban por mi decisión, y mejor ni mencionar si alguna vez me cuestioné, sobre sí estas cosas, me iban a conducir a la supuesta meta que tenía claramente definida en mi mente.

Comencé a pensar el por qué me estaba sucediendo esto, ya que, nunca me había cuestionado — mi vida — anteriormente, después de todo, me consideraba una persona feliz, y sin grandes problemas. Estaba claro, que al escribir y ver las cosas que llegaban a mi mundo, era evidente darse cuenta que no provenían de decisiones propias, sino, de amigos, del jefe, de la esposa, de la familia, y en general del entorno. Estaba consciente, que las cosas que — yo realizaba — eran de mi gusto, porque nunca nadie me obligaba a hacerlas, ni me sentía presionado de alguna forma. Mientras tanto continuaba con el mismo ritmo de vida, puse mayor atención y fijándome con mucho detalle en mis bandejas de entrada, y no recuerdo cuando fue el momento, pero — vi la luz — , y en realidad las cosas que hacía, eran las que veía en mi entorno como “correctas”, siguiendo los paradigmas que traía de mi casa, del trabajo y de algunas amistades.

Decidí comenzar una nueva vida — en la cual yo decidiera que hacer y que no hacer — , entonces me puse a imaginar donde y cómo quería estar en el futuro, pero increíblemente no era fácil, debido a, que muchos de estos pensamientos eran opuestos a como había actuado históricamente, por lo tanto la primera tarea, fue derribar estos paradigmas históricos y comenzar a construirlos desde cero.

EL MEJOR MODO DE PREDECIR EL FUTURO ES CREARLO.

Esta frase es de Stephen R. Covey, y para mí fue el empujón para comenzar a derribar la mayoría de mis paradigmas que frenaban mi actuar, los cuales comenzaban con las frases, “no soy bueno para …”, “solo sirvo para X , no para Y”, “Tengo el carácter de mi mamá, es difícil que pueda cambiarlo”, y un sin fin oraciones más, que lo único que hacían en mi vida, colocarme límites ficticios y encoger mi círculo de influencia, es decir, limitando mi actuar para mejorar. Después de dar este primer gran paso, comencé a definir mis objetivos de vida.

UNA VEZ QUE SE HA IDENTIFICADO UN OBJETIVO ATRACTIVO, MOVERSE HACIA EL ES AGRADABLE, Y NO HACERLO ES INCOMODO.

En el trabajo, la mayoría de las cosas se realizan con un objetivo, ¿Por qué en nuestras vidas no los tenemos definidos y claros?. Porque la definición de mis objetivos de vida, nadie me lo exige, no existe nadie que me los solicite o que reciba un castigo, y ninguna persona mas que yo, va ha pensar en que es lo que yo quiero o necesito para ser feliz. ¿Que es lo que hice? Esto es lo mas simple, solo me puse a reflexionar en como quiero verme en corto y largo plazo, y comencé a escribir mis objetivos. Si empiezas esta tarea, no te olvides que en tu vida tienes mas de un rol, puedes ser padre, trabajador, amigo, amante, etc. En cada uno de ellos, debes tener metas, si no los tienes, simplemente quita ese rol que no aporta en tu vida.

ESCUCHA TU CONCIENCIA PARA ENCONTRAR ALGO QUE REALMENTE DEBAS HACER, DESPUÉS EMPIEZA POCO A POCO, HAZ UNA PROMESA Y MANTENLA.

Cuando tienes claro tus metas, lo que queda es realizar las acciones que te conduzcan a tus objetivos de vida. No pienses que siempre el camino final es corto, en general no es así, pero si lo ves muy lejano, debes definir pequeñas metas, en las cuales debes comprometerte contigo e ir cumpliéndolas, sin aflojar, trabajando diariamente sin detenerte, ya que es la única forma de llegar al objetivo final.

Ahora cuéntame de ti, ¿Te sientes identificado con esta entrada? ¿Haz derribado grandes paradigmas en tu vida? ¿Tienes tus objetivos claros y escritos?¿Sientes que no es necesario tener metas propias, ya que estamos predestinados en esta vida?…

 
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Publicado por en 07/11/2011 en Productividad

 

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Ser estúpido para mostrar tu inteligencia…

“Soy estúpido cuando quiero crear proyectos nuevos, la estupidez me ha hecho realizar mejores cosas…”. Cuando escuché esta frase a un presentador experto en crear comerciales de televisión acá en Chile, simplemente me fascinó.

 “Si comienzas con certezas, terminarás con dudas; Pero si aceptas empezar con dudas, llegarás a terminar con certezas”

Francis Bacon

La idea no es andar con cara de estúpido, ni de saltar del décimo piso de un departamento, ni de salir de noche al barrio peligroso con un traje de dolares. Tienes que darle espacio a la estupidez, con el fin de “poner todas las ideas que pasen por tu cabeza, por muy tontas que te parezcan, ya que después habrá tiempo de razonarlas y evaluarlas cada una de ellas”

GESTIONAR PROYECTOS INFORMALMENTE

Cuanto creo proyectos, utilizo mapas mentales — y lo realizo en una hoja en blanco o en un software —, pero esto no es lo importante, sino el flujo de trabajo para construirlo. Recomiendo realizar los siguientes pasos para abordar un proyecto ( cuando hablo de proyecto, me refiero a actividades que requieren dos o mas acciones por realizar)

1.- Lanzar todas las ideas que tengas en tu mente o la de tu equipo: esta tarea es fundamental, lo importante es que solo escribas las ideas, no las juzgues ni las clasifiques en ámbitos, ni nada por el estilo. Tienes que poner el letrero de “Solo ideas por favor”… Solo realizamos una cosa a la vez, Saludos, el equipo Monotarea”

2.- Agrupar las ideas similares: Ahora repasas las ideas, y en base a estas ideas creas los grupos en el mapa.

3.- Organizar y “limpiar” las ideas: Aquí te dedicas a eliminar duplicados, complementar entre las ideas y las vas asignando a los grupos.

4.- Dedicarte a pensar en las acciones en base a estas ideas: es importante mencionar, que el resultado de los puntos 1, 2 y 3, es un mapa mental, que en gtd ingresaría a la bandeja de entrada, por lo que ahora, nos toca es procesarla y generar las próximas acciones.

Después que realices tus primeros pasos estúpidos, te darás cuenta, que es lo mejor que puedes hacer. No tengas vergüenza ante el resto — por tus estupideces —, ya que, es la única forma de atajar que las cosas estúpidas, lleguen a la meta.

Cuéntame sobre tí. ¿Eres estúpido o inteligente? ¿te animas a ser el más estúpido? ¿Crees que ser estúpido sirve, o es una estupidez?…

 
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Publicado por en 26/10/2011 en Productividad

 

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