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¿Tus reuniones son una pérdida de tiempo? Aquí están las claves…

Durante muchos años he asistido a innumerables reuniones, de todas clases, pero analizando me di cuenta que algunas me entusiasmaban mucho, pero otras reuniones que mi stmarphone era mi mejor compañía. Entonces me pregunté, ¿Cuál era el factor que me hacía pensar, que una reunión era buena o no?. Dada esta interrogante que no me pude responder, comencé a buscar por internet y leer muchos blogs.

Proyecto GTD: #ConseguirReunionesProductivas

Tuve la suerte de encontrar un buenísimo libro Reuniones que matan –  del autor Patric Lencioni un libro tan entretenido, que lo leí en un fin de semana. Trata de cómo organizar las reuniones, y que elementos son necesarias para hacerlas productivas. Esta fue mi primera acción formal del proyecto ;-).

Luego comencé aplicar las recomendaciones del libro, una a una, y ver como las adaptaba a mi situación. Para que tengan contexto de mi realidad, yo soy Líder de proyectos informáticos, la mayor parte de mi tiempo, lo utilizo gestionando proyectos grandes y pequeños, ya sea utilizando gestión formal (carta Gantt, EDT, etc.) o planificación natural. Además tengo a cargo unos cuantos sistemas, en los cuales soy responsable del soporte a nivel regional/internacional. Tengo un equipo pequeño de analistas, ya que la mayoría de los proyectos se desarrollan e implementan con proveedores y proyectos llave en mano.

Así después prueba y error, durante varios meses, de aplicar lo aprendido en las reuniones, mi conclusión es la siguiente:

  • Reuniones de Estofado de temas: creo que no se necesita explicación para esto, ¿Cierto? Es común que ocurra en las reuniones de seguimiento semanales que se hablen de todos los temas. Con una minuta de reunión anterior o con temas de contingencia mezclando temas estratégicos con tácticos.

    • ¿Qué es un tema estratégico? Son temas que nos incidirán en el largo plazo. Lo ideal que se tenga una reunión específica para estos temas. 
    • ¿Qué es un tema táctico? Son cosas que nos están ocurriendo actualmente, y que se necesitan una solución rápida ya que impide continuidad.
    • Por lo tanto, se debe definir claramente el objetivo de la reunión, aunque generalmente las tácticas son semanales y las estratégicas mensuales.
  • Carencia de Drama: Las reuniones efectivamente carecen de “entretención”, ya que cuando se trata de – no hacer sentir mal a nadie — no se produce el debate necesario, que hace, como se dice en chile, –  sacar los trapitos al sol – , es decir, salir a flote la verdad, para que con esta verdad, se tomen decisiones sobre lo que está ocurriendo. Uno como líder de proyecto, si ve que su grupo, no se dicen las cosas para no ofender al compañero, debe forzar para que esto ocurra. En el libro se relacionan las reuniones, con las películas de cine. ¿Por qué una película es más entretenida que una reunión? Para pensar…Ahora la tarea es generar drama productivo, ¿Cómo se consigue el drama?, produciendo conflicto, no estando de acuerdo con la otra persona, y el camino al éxito de la reunión se construye solo. Si no ocurre, como mencioné el líder, debe forzar que ocurra.
  •  Tipos de reuniones:Lo ideal es planificar las reuniones clasificándolas en diarias, táctica semanal, estrategia mensual y repaso trimestral. Definiendo brevemente cada una de ellas:
    • Reunión Diaria: la idea es juntarse con el equipo y alinearse con las metas del día. En el libro recomiendan que sea de pie y que no se cancele cuando falta algún integrante. Tiempo 5 minutos. La idea es eliminar la cantidad de emails preguntando las dudas.
    • Táctica semanal: Se revisan las actividades de la semana y se resuelven los obstáculos que no permiten avanzar. Se recomienda no crea agenda hasta después de la exposición inicial. Y posponer los debates estratégicos. Anotarlos en la bandeja de entrada ;-). Tiempo 45 minutos a 90 minutos.
    • Estrategia mensual: Debatir y decidir cuestiones críticas que afecten en el largo plazo. Se recomienda limitar los temas a uno o dos, e ir preparado de antemano con investigación, y que se consiga un conflicto positivo. Tiempo 2 a 4 horas.
    • Estrategia trimestral: Analizar la estrategia, viendo las tendencias del sector, cuales son las personas clave en los equipos y ver el desarrollo de equipo. Se recomienda salir de la oficina, y centrarse en el trabajo; limitando las actividades sociales, también no sobrecargar el horario en exceso. Tiempo 1 día.

 

Me confieso que no he sido todo lo metódico con estas reuniones, ya que aún considero que estoy en fase de descubrimiento, pero ya he utilizado estas prácticas, con resultados excepcionales.

Si quieren que detalle aún más cada uno de estos tipos de reuniones, comenten para ver el interés de ustedes en este tema.

Mis agradecimientos a Patric Lencioni, por escribir el libro “Reuniones que matan”. También agradezco a YoungKimStudio por compartir fotografía.

 
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Publicado por en 09/01/2012 en Productividad

 

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Mis Bandejas de entrada al desnudo.

Sobre como elegí mis bandejas, se los comenté en la entrada “Las bandejas de entrada de mi vida”, ahora les contaré que herramientas papel y tecnológicas utilizo para recopilar.

Para los que tuvieron flojera de leer la anterior entrada 🙂 ,les recuerdo que identifiqué, que en mi vida principalmente tengo tres lugares en los cuales estoy la mayoría de mi tiempo,que son en mi casa, en trabajo y en transito. En base a esto, estuve mucho tiempo buscando poder centralizar mis bandejas de entrada, y después de un año de búsqueda, he encontrado las herramientas que me permiten recopilar las cosas en todo ámbito.

Tareas Outlook 20120

Outlook 2010: En el trabajo usamos servidor Exchange, el cual utilizo para recepción de correos, citas y registro mis tareas gtd.

TouchDown

TouchDown de NitroDesk: Para acceder desde mi móvil al correo exchange, utilizo OWA (Outlook Web Access), y accedo desde la aplicación TouchDown, y gracias a este software todo lo que tengo en correo en mi laptop, esta sincronizado en mi SmartPhone que tiene sistema operativo Android. La virtud de este software que sincroniza contactos, email, calendario y tareas, que esto último pocos softwares lo realizan. TouchDown es de pago, y lo puedes descargar desde el market.

OneNote 2010: Utilizo para materiales de referencia y escribir minutas de reunión, y recortes o archivos que rescato desde la web, y los dejo en la lista sin clasificar.

Catch

Catch: Utilizo para grabar notas de voz y notas desde fotografías. La ventaja que todo lo que ingreses queda en una gran lista de entradas, en el cual queda fácil de procesar, mezclando notas de voz, imágenes y texto. Además que puedes acceder a las notas desde Internet. Esta aplicación es gratis, hasta 70 mb de espacio mensual y está disponible para Android y Iphone.

Libreta de Papel: libreta de papel pequeña, que cabe en un bolsillo del pantalón, que es fácil de llevar a cualquier parte.

Bandeja de Papel

Bandeja del Papel: Intento fotografiar todo los papeles o documentos que pueda con el fin de tener solo los papeles realmente necesarios, como facturas, boletas, garantías de productos, etc. Todo los papeles los dejo en la bandeja móvil — que es un sobre que transporto del trabajo a la casa o viceversa — para llegar a mi bandeja física que tengo en el trabajo, para luego ser procesado y o archivado.

Con estas herramienta cubro todas mis necesidades de almacenamiento de cosas en mi vida, y las utilizo de la siguiente manera dependido de la situación.

CUANDO PUEDO ESCRIBIR

  • Uso las tareas de Outlook 2010, asignándoles la categoría inbox para todas las cosas que en el momento que — llegan a mi vida — y en ese momento las puedo escribir.
  • Utilizo catch, cuando necesito escribir aún mas rápido, ya que acá no tengo que marcar categorías, solo tengo que escribir. Lo bueno que después para procesar puedo ver todo el material desde mi laptop.
  • Cuando estoy en reuniones, y necesito escribir mas rápido o mas texto que loque puedo hacerlo en mi smartphone, utilizo mi libreta de papel.
  • En el trabajo cuando organizo reuniones y puedo utilizar mi laptop,uso Microsoft OneNote 2010, ya que, me permite escribir, recortar cosas de Internet, y además desde la citas de outlook automáticamente se traspasan los participantes de la reunión, y se ganaun poco de tiempo.

CUANDO NO PUEDO ESCRIBIR, O NECESITO EL REGISTRO VISUAL

  • Cuando voy conduciendo, caminado en la calle, y necesito recordar algo que se me ocurrió, utilizo las notas de voz de catch.
  • Cuando leo algún articulo en el diario o en revistas, o voy caminado en la calle y quiero recordar algún anuncio de una película o restaurante, tomo una fotografía utilizando catch con localización con GPS.
  • Como registro mis pagos de cuentas y cuando esto lo realizo en efectivo, grabo una nota de voz indicando el monto y la descripción de lo que compré para después procesarlo.
  • Cuando me llegan facturas, o documentos legales, que no puedo fotografíar y debo guardar el documento físico, los dejo en mi bandeja de entrada de papel de la casa o del trabajo.

Así prácticamente voy recopilando todas las cosas, que resumiendo, termino con cinco bandejas de entradas, las tareas de outlook, Catch, Libreta de Papel, Bandeja de Papel y OneNote. Adicional al sistema, tengo mi bandeja móvil, que es un sobre que me permite transportar desde la casa al trabajo, y tengo una bandeja de papel que es idéntica en casa.

Posteriormente comentaré como proceso lo recopilado…

Ahora cuéntame sobre tí. ¿Cuáles son tus bandejas de entrada? ¿Que herramientas de recopilación utilizas?. ¿Crees que 5 bandejas son excesivas?

 
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Publicado por en 01/11/2011 en Productividad

 

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