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¿TE PERMITES ALCANZAR TUS SUEÑOS?

Siento que la sociedad moderna nos incentiva la comodidad entregándonos falsos soportes que realmente no existen. ¿Un trabajo estable? ¿Buena salud? ¿Economía en crecimiento continuo? ¿Apoyo familiar? Estas son solo falacias que todos creemos y cuando alguna de estas situaciones que no podemos controlar no se dirige en la dirección que esperamos, empezamos a desesperarnos y no sabemos qué hacer o no estamos preparados para enfrentarlas.

Piensa en un proyecto que te gustaría hacer. ¿Por qué no los has realizado? ¿Has dado el primer paso? ¿Qué es lo que te frena? ¿Perder la comodidad actual? ¿Lo ves imposible? Permíteme abrir un poco tu mente para ver si te motivo para realizar alguno de tus anhelos…

LAS COSAS NO DURAN POR SIEMPRE

Si estás pensando en que para realizar tu gran o grandes sueño(s), tendrás que dejar lo que tienes, que tanto te ha costado, que te permite vivir cómodo y siendo una persona feliz, déjame decirte que LAS COSAS NO DURAN PARA SIEMPRE. Tarde o temprano ese piso que te sostiene actualmente y que te da seguridad, alguna vez cederá, ya sea porque tú lo provocaste o porque tu ignorancia, flojera o miedo al cambio no te permitió actuar antes. Por lo tanto si evalúas bien tu proyecto, es lo que deseas hacer… ¡Vamos! ¿A qué esperas? Puede ser que esta oportunidad se pueda perder y no haya otra. No podemos saber qué ocurrirá el día de mañana, pero tampoco hay que exagerar que se acabará el mundo y vivir angustiado toda la vida.

SER EL LIDER DE TU VIDA

Como saben soy muy aficionado a GTD como método de organización, pero déjame decirte algo, GTD no es lo mas importante. Imagínate que estamos en el mar y GTD es nuestro barco. No es importante si nuestro barco es rápido o lento, lo principal es tener claro el objetivo y nuestros valores. Ese liderazgo es el que se requiere ante viento y marea para dirigirnos hacia los objetivos que perseguimos. Lo más probable es que tengamos dificultades, pero lo importante es cómo las enfrentes, aprendiendo de ellas e ignorando los sentimientos de frustración que creamos que existen y hacen parecer que el camino es más largo de lo que es.

 SER UN BUSCADOR DE CRISIS

La vida cuando nos golpea no nos pregunta si queremos un golpe despacio o fuerte,– simplemente nos golpea –. No nos avisará ante la muerte de un familiar, ni cuando nos despidan, o de que la economía entre en crisis. Como sintamos el golpe depende de que tan preparado estemos para recibirlo, si hemos trabajado suficiente anteriormente para recibirlo de la mejor forma.

Por eso propongo a mis lectores que busquemos pequeñas crisis con el fin de conducir nuestra vida, y tratar de prepararnos para cuando las cosas no sucedan como queremos.

FABRICANDO EL COLCHÓN PARA LAS CAÍDAS

Para que los golpes no sean tan fuertes, debemos diariamente fabricar un colchón que nos permita caer un poco más suave, con las menores heridas posibles, y así permitirnos levantarnos rápidamente para continuar nuestro camino. ¿Cómo se fabrica este colchón? No es tan difícil como puedes pensar. Analiza tus proyectos y áreas de responsabilidad y anota cuáles son las tareas que debes realizar, así puedes – fabricar — un sistema de contingencia ante algún evento no esperado ni deseado y saber qué hacer. Por ejemplo, la Salud es algo importante para todos, puede ser que contratar un seguro catastrófico ante una enfermedad grave sea una acción suficiente para aplacar el impacto económico de un suceso de estas magnitudes.

 CONOCIENDO AL ENEMIGO

Cada vez que te enfrentes a nuevos desafíos o mundos desconocidos, desconfía de todo, observa, pregunta pero no actúes por instinto. No te dejes llevar por las primeras impresiones. Después que hayas analizado, comienza de a poco aumentando la confianza. De esta forma controlas más el riesgo y vas haciendo camino al andar.

El tiempo que tenemos en este mundo es finito, si no cumplimos nuestros sueños de largo plazo cuando somos jóvenes, no podremos cosechar cuando estemos mas viejos. Seamos amigos del riesgo y aprendamos a quererlo como un aliado y no como un enemigo…

Ahora cuéntame de ti, ¿tienes en mente algún sueño que te gustaría cumplir? ¿Alguno que estás realizando? Cuéntanos tu experiencia.

 Mis agradecimientos a Vitoco.12 por la foto compartida.

 
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Publicado por en 10/04/2012 en Productividad

 

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¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

 
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Publicado por en 16/02/2012 en Productividad

 

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La sagrada agenda.

Quise tomar este tema, dada la discusión realizada en mi anterior entrada. Quiero ser breve y conciso con los temas que recomiendo agregar a una agenda y cuáles no. Comenzando con la definición de agenda que yo considero como válida, a una lista de tareas ordenadas por un día y horas, en el cual se tiene que recordar hacer un día y/u hora específica. Según RAE, es:

Agenda.
(Del lat. agenda, cosas que se han de hacer).
1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.

Desde que utilizo GTD, tengo un culto a la Agenda ;-), y  los 5 mandamientos para mí son:

1)    No reservar tiempo para ejecutar una tarea en una hora determinada: Les recomiendo que no reserven tiempo para realizar una supuesta tarea en su agenda, ya que, es bastante probable que las prioridades vayan cambiando en el momento, y producto de esto no realices esa tarea, posponiéndola para siempre. Es mejor realizar una lista de tareas, en el cual cada vez que tengas tiempo elijas una de ellas y la ejecutes dependiendo el contexto que estés.

2)     No agregar a las listas de @cción, aquellas tareas que solo puedes realizar un día específico: Después de varios ajustes a mi sistema, confieso que lo mejor es agregar a la agenda las tareas que solo puedes realizar un día específico, como por ejemplo, llamar a tu amiga que está de cumpleaños. Si dejas esas tareas en la listas, solo te generarán pérdida de tiempo cuando estés en modo ejecución de acciones, leyendo tus listas de tareas, y cuando leas este tipo de tareas, no podrás hacerlas, ya que, — no son una próxima acción ejecutable en cualquier momento, solo ese día especifico—.

3)    No agregar todas las tareas al calendario: para mí juicio, esta es la peor y más común práctica, que se utiliza para recordar las responsabilidades. Es frecuente que la lista de recordatorios que se va dejando en Outlook, Lottus, etc. se utiliza para revisar las tareas que se tiene por realizar. El problema que prácticamente es una bandeja de entrada, sin acciones físicas concretas para realizar, sin pensar en la “cosa” por lo cual no va motivar a ejecutarla, posponiendo constantemente aquellas que no está clara la próxima acción.

4)    No agregar todas citas, reuniones o compromisos que se pueden realizar a una hora determinada: La mayoría de las reuniones se tienen que realizar a una hora determinada, por lo tanto es obligación agregarla a la agenda. No dejes esa preocupación en tu mente y que no te dé flojera agregarla en el calendario, ya que puedes olvidar asistir a ella, y si te ocurre esto, quedarías como una persona irresponsable, ya que no avisaste que no asistirías a ella.

5)    No utilizar la agenda como listas de @lgún día quizás: No anotes las tareas que crees que te gustaría realizar un mes después, para esto, utiliza la lista algún día quizás en la cual revisarás en cada revisión semanal. Recuerda que si anotas esto en la agenda, puede pasar ese día olvidar posponer la tarea un tiempo, por ejemplo otro mes, y después no volverás a recordarla más.

Si pones en práctica estos simples consejos, que ya han sido testeados bastante tiempo por mí ;-),  pienso que mejorarás considerablemente el orden de tu agenda.

Mis agradecimientos a Angélique ~, por la foto compartida.
Ahora cuéntame de ti. ¿Tienes tus propios mandamientos para utilizar la agenda? ¿Coincides con los míos? Espero tus comentarios…

 
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Publicado por en 28/01/2012 en Productividad

 

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¿Tus reuniones son una pérdida de tiempo? Aquí están las claves…

Durante muchos años he asistido a innumerables reuniones, de todas clases, pero analizando me di cuenta que algunas me entusiasmaban mucho, pero otras reuniones que mi stmarphone era mi mejor compañía. Entonces me pregunté, ¿Cuál era el factor que me hacía pensar, que una reunión era buena o no?. Dada esta interrogante que no me pude responder, comencé a buscar por internet y leer muchos blogs.

Proyecto GTD: #ConseguirReunionesProductivas

Tuve la suerte de encontrar un buenísimo libro Reuniones que matan –  del autor Patric Lencioni un libro tan entretenido, que lo leí en un fin de semana. Trata de cómo organizar las reuniones, y que elementos son necesarias para hacerlas productivas. Esta fue mi primera acción formal del proyecto ;-).

Luego comencé aplicar las recomendaciones del libro, una a una, y ver como las adaptaba a mi situación. Para que tengan contexto de mi realidad, yo soy Líder de proyectos informáticos, la mayor parte de mi tiempo, lo utilizo gestionando proyectos grandes y pequeños, ya sea utilizando gestión formal (carta Gantt, EDT, etc.) o planificación natural. Además tengo a cargo unos cuantos sistemas, en los cuales soy responsable del soporte a nivel regional/internacional. Tengo un equipo pequeño de analistas, ya que la mayoría de los proyectos se desarrollan e implementan con proveedores y proyectos llave en mano.

Así después prueba y error, durante varios meses, de aplicar lo aprendido en las reuniones, mi conclusión es la siguiente:

  • Reuniones de Estofado de temas: creo que no se necesita explicación para esto, ¿Cierto? Es común que ocurra en las reuniones de seguimiento semanales que se hablen de todos los temas. Con una minuta de reunión anterior o con temas de contingencia mezclando temas estratégicos con tácticos.

    • ¿Qué es un tema estratégico? Son temas que nos incidirán en el largo plazo. Lo ideal que se tenga una reunión específica para estos temas. 
    • ¿Qué es un tema táctico? Son cosas que nos están ocurriendo actualmente, y que se necesitan una solución rápida ya que impide continuidad.
    • Por lo tanto, se debe definir claramente el objetivo de la reunión, aunque generalmente las tácticas son semanales y las estratégicas mensuales.
  • Carencia de Drama: Las reuniones efectivamente carecen de “entretención”, ya que cuando se trata de – no hacer sentir mal a nadie — no se produce el debate necesario, que hace, como se dice en chile, –  sacar los trapitos al sol – , es decir, salir a flote la verdad, para que con esta verdad, se tomen decisiones sobre lo que está ocurriendo. Uno como líder de proyecto, si ve que su grupo, no se dicen las cosas para no ofender al compañero, debe forzar para que esto ocurra. En el libro se relacionan las reuniones, con las películas de cine. ¿Por qué una película es más entretenida que una reunión? Para pensar…Ahora la tarea es generar drama productivo, ¿Cómo se consigue el drama?, produciendo conflicto, no estando de acuerdo con la otra persona, y el camino al éxito de la reunión se construye solo. Si no ocurre, como mencioné el líder, debe forzar que ocurra.
  •  Tipos de reuniones:Lo ideal es planificar las reuniones clasificándolas en diarias, táctica semanal, estrategia mensual y repaso trimestral. Definiendo brevemente cada una de ellas:
    • Reunión Diaria: la idea es juntarse con el equipo y alinearse con las metas del día. En el libro recomiendan que sea de pie y que no se cancele cuando falta algún integrante. Tiempo 5 minutos. La idea es eliminar la cantidad de emails preguntando las dudas.
    • Táctica semanal: Se revisan las actividades de la semana y se resuelven los obstáculos que no permiten avanzar. Se recomienda no crea agenda hasta después de la exposición inicial. Y posponer los debates estratégicos. Anotarlos en la bandeja de entrada ;-). Tiempo 45 minutos a 90 minutos.
    • Estrategia mensual: Debatir y decidir cuestiones críticas que afecten en el largo plazo. Se recomienda limitar los temas a uno o dos, e ir preparado de antemano con investigación, y que se consiga un conflicto positivo. Tiempo 2 a 4 horas.
    • Estrategia trimestral: Analizar la estrategia, viendo las tendencias del sector, cuales son las personas clave en los equipos y ver el desarrollo de equipo. Se recomienda salir de la oficina, y centrarse en el trabajo; limitando las actividades sociales, también no sobrecargar el horario en exceso. Tiempo 1 día.

 

Me confieso que no he sido todo lo metódico con estas reuniones, ya que aún considero que estoy en fase de descubrimiento, pero ya he utilizado estas prácticas, con resultados excepcionales.

Si quieren que detalle aún más cada uno de estos tipos de reuniones, comenten para ver el interés de ustedes en este tema.

Mis agradecimientos a Patric Lencioni, por escribir el libro “Reuniones que matan”. También agradezco a YoungKimStudio por compartir fotografía.

 
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Publicado por en 09/01/2012 en Productividad

 

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¿Equilibrio o Desequilibrio? ¿Cuál es tú estilo de vida?

Cada vez que converso con amigos, todos coinciden en la importancia de tener una vida equilibrada, ya que de esta forma, se consigue estar “sano” en todos los ámbitos de la vida, o como diría Stephen Covey, en todas las áreas de responsabilidad.

Por extraña razón, mi vida está plagada de momentos desequilibrados, ya sea de forma obligatoria, trabajando largas jornadas diarias, o los personales, destinando varios fines de semana o tiempo libre para conseguir algún fin que tenía en mente, o que deseaba que sucediera. Esos momentos “distintos” son los que me han llevado a conseguir logros importantes, que anteriormente solo fueron un simple sueño.

Después de  varios años y muchos de esos “éxitos personales”, me día cuenta que siempre dejaba de lado, la mayoría de las otras áreas de responsabilidad, provocándome varios conflictos, con mi esposa, amigos, mamá, hermano, etc. Esta era mi feliz vida desequilibrada, reconocida por unos, odiada por las personas que me rodeaban…

Lamentablemente dejar de lado el mundo, tarde o temprano te juega en contra, y obviamente eso me pasó. Por esto, comencé a buscar soluciones para poder optimizar mi tiempo y continuar con un desequilibrio controlado sabiendo mis prioridades de cada área de responsabilidad, y lo mejor teniendo claro que estaba dejando de hacer.

GTD para Optimizar tu tiempo.

La crisis existencial me hizo buscar nuevas alternativas de organización de mi tiempo, de acuerdo a mi realidad, la cual tengo múltiples responsabilidades al igual que tú que estás leyendo. Por suerte llegó a mis manos, el libro de Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectivas, el cual lo tomé como guía para definir mis prioridades, y junto con GTD las organicé para llevarlas a cabo.

“Debo reconocer que fue extremadamente difícil definir las prioridades y doblemente difícil llevarlas a cabo, ¿por qué tan difícil? Porque requiere un gran cambio de hábitos arraigados a mi vida desequilibrada. “

Mi gran triunfo  fue mantener mis desequilibrios el juego de optimizar tiempo, para avanzar las cosas importantes. ¿Cuales fueron los principales cambios?

1)     Implementar GTD: está demás decirlo que este método de organización es la barita mágica de este cuento.

2)    Definiendo una real próxima acción: Cuando se procesa la bandeja de entrada, y se toma una “cosa”, debes ponerte en modo “pensante” especificando claramente la próxima acción física, la idea es que no tengas que pensar en el momento de ejecutar. Si es llamar a Juan Perez para recordarle la asistencia a una reunión, la próxima acción debería ser: “Llamar a Juan Perez al número 5555 sin corriente, para recordar asistencia a reunión de mañana jueves a las 18:30 hrs. correspondiente a definición nueva plataforma comercial”.

3)    Contextos claros: Es importante definir los contextos en que se pueden realizar estas acciones, si la tarea es buscar algo por internet, que el lugar o contexto que categorices esa acción haya internet. La otra clave es revisar la lista del contexto en que te vas a dirigir, ejemplo, estás en la oficina, terminando tu jornada laboral, revises el contexto en tránsito, para ver si puedes avanzar alguna de esas tareas durante el camino.

4)    Tiempo estimado de realizar esa próxima acción: Si estimas que tienes 5 minutos para realizar una acción, no puedes comenzar a realizar una que te tome 30 minutos, sería esfuerzo mental y tiempo  perdido. Por eso la importancia de la categoría tiempo.

 5)    Estado de ánimo: yo lo defino como, alta, media y baja energía.  Después que tengo claro el tiempo y contexto, me miro a mi mismo y me digo, ¿cómo está el ánimo? Alto?.. entonces elijo una de esas tareas relacionadas.

 6)    Confiar en el sistema y llevar a cabo las acciones escritas en las listas: Es importante avanzar las tareas que tienes en las listas, y no cualquier acción que se te venga a la cabeza.  No digo que no hayan excepciones, que puedas hacer algunas acciones que sucedan en el momento, y que no estén en tus listas.. pero que sean excepciones, que no sean la regla.

 7)    Definir TMI para ejecutar mañana: Las TMI’s o Tareas más importantes para ejecutar el siguiente día, es un hábito escencial para poder ser productivo, la idea es definir 3 a 5 tareas que debes hacer el día siguiente, pero que sean del ámbito laboral y personal, así podrás avanzar con más equilibrio tu vida..  mas detalles ver la entrada…

 8)    Repaso Semanal: Leer la entrada ¿Proyectos GTD o próximas acciones sueltas?

  9)   Comportarse como un desquilibrado temporal : Para conseguir diferenciarse o lograr objetivos “más rápidos”, creo que no hay mejor fórmula que concentrarse en un tema 100% y olvidar lo demás. La idea es que sea temporal, mientras ejecutas la tarea, no todo el tiempo. Me pasaba que cuando me ponía un objetivo en mente, en el lugar que estuviera, estaba pensando en eso, es decir no existía nada más. Esto no es bueno…

 

¿Crees que GTD te solucionará el desequilibrio?

Para solucionar el desequilibrio extremo, debes pensar en cada una de tus áreas de responsabilidad y definir metas para cada una de ellas. De esta forma puedes definir las próximas acciones que debes realizar para solucionar el problema. Después de esto, está claro que debes hacer, aprovechar al máximo el tiempo.

Usar el desequilibrio como estilo de vida.

Creo que la única forma der ser productivo, es teniendo una vida desiquilbrada. Ya que si utilizas tu tiempo “como una persona normal”, y me refiero a esto, a levantarse en la mañana, tomar desayuno, ir a trabajar, volver a casa y luego dormir, y el fin de semana solo diversión, es poco probable que logres desarrollar variadas habilidades personales. Por lo tanto si quieres conseguir conocimientos nuevos, debes sacrificar el tiempo para hacer otras cosas, lo bueno, que tu decides tus prioridades y a que destinarle menos tiempo.

Mis agrdecimientos a revolucionlima, por la foto compartida.

Ahora cuéntame de ti,  ¿eres un desequilibrado? ¿Cuál es tu fórmula de éxito? ¿Crees que definir tareas por áreas de responsabilidad no es necesario, porque uno sabe lo que tiene que hacer?…

 
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Publicado por en 23/12/2011 en Productividad

 

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SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.

Desde mi infancia recuerdo que equivocarse era sinónimo de rizas, burlas, me trataban como tonto, o hasta algunas veces sentía que casi era pecado. Muchas veces no me atreví a exponer en público “por miedo” al fracaso, en otras ocasiones olvidaba realizar las tareas y me retaban, intentaba cantar una canción, y el resto se reía, en consecuencia, sentía que mientras menos cosas hacía, menos problemas tenía, por lo tanto, muchas cosas dejé de realizar por miedo al fracaso.

Cuando uno es niño, es muy influenciable, por lo que supongo, que más de alguno de ustedes también le sucedió esto. Después de varios años teniendo esta personalidad, todo cambió cuando entré a la universidad, aunque aún era un niño – de 18 años –, por arte de magia comencé a – lanzarme a los leones – sin tener miedo que me mordieran.  Recuerdo que este cambio surgió por auto convencimiento de que era la mejor ocasión para provocar este cambio, debido a que tenía nuevos compañeros, por lo tanto no me conocían, así que podría – simular cualquier personalidad que quisiera –, y en realidad eso hice.

Rápidamente me puse en acción con mi nuevo yo. Las primeras veces que intenté realizar cosas que nunca había hecho o atrevido a hacer, simplemente me lancé, sin ver consecuencias, aunque en esos momentos las veía como una situación terrible, ahora mirándolo desde otra perspectiva, solo me río, y los dejo como lindos recuerdos.

Debo confesar que cada intento que hacía, me temblaban hasta las uñas,  pero no me permitía quedarme solo en el intento.  Después de un tiempo de practicar el camino al fracaso,  no puedo decir que todo fue perfecto, ya que más de alguna vez, por mis “osados actos” todos se rieron de mí, pero después de varios intentos, más de alguno  me resultó bien y algunas veces hasta con felicitaciones de mi entorno. Estos pequeños logros, fueron lo que me abrió los ojos, y  me dije a mi mismo: Julio, si no intentas conseguir las cosas que deseas, no solo no las tendrás, sino,  estarás encarcelado en tus propios paradigmas que te enseñaron. En realidad no fue precisamente así, pero suena más bonito ;-).

Así fue como comencé a confiar en mí, y a darme cuenta, que cada fracaso era un aprendizaje, y que todos los fracasos juntos me conducirían a un camino exitoso. Esto se trata, de aprender del error y abrazarlo como el camino más corto y eficaz para llegar al éxito.

¿Y que tiene que ver GTD con el fracaso?

En realidad mucho, ya que, para desarrollar el hábito de utilizar los procesos de GTD, se requiere mucha prueba y error. Luego que lo tienes implementado, debes monitorearlo, controlarlo, evaluar el sistema, con el fin de encontrar posibles “hoyos negros” que están ocultando cosas de tu vida. Se supone que con GTD no debería ocurrirte ningún problema de los siguientes, ¿se te olvidó una cita? ¿No llamaste al doctor el 10 de Diciembre?.. No pagaste la cuenta de tu teléfono móvil, y ahora tienes el servicio cortado,  Tu hijo aún está esperando en la escuela que lo vayas a buscar, mientras estás en un pub o bar con tus amigos?. Si aún te ocurren muchas de estas situaciones, tienes que replantearte estos problemas, analizar el motivo, y realizar cambios en tu sistema GTD. Imagínate ahora sin GTD,  ¿Cómo sería tu organización?… ¿Crees que solo olvidarías las cosas que mencioné como ejemplo?… mmm… yo creo que no. Estos problemas son solo pequeños fracasos, que quizás no te los estarías cuestionando si no hubieras realizado el esfuerzo mayor de implementar un método de organización, como lo es GTD.

 “Más vale ponerse rojo una vez, que colorado mil veces”, y escapar del aprendizaje que lleva el fracaso.

Te propongo que comiences hoy mismo el camino del fracaso, y realices algo pequeño, que nunca te has atrevido a realizar, obviamente algo que no infrinja tus valores ;-). Quizás hay alguien que te gusta y no te atreves a decirle. O algún familiar que te gustaría decirle te amo, y no te atreves, o aún no te has decidido a implementar GTD, comienza leyendo el libro de Allen y da el primer paso.

Mis agradecimientos a * Cati Kaoe *, por compartir su fotografía.

Ahora cuéntame de ti… ¿te animas a romper tus paradigmas sin importar el miedo al fracaso?… Si ya rompiste la barrera del fracaso, ¿Cuál es tu experiencia?…

 
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Publicado por en 12/12/2011 en Productividad

 

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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?
Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.
Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.
Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:
#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet
Bitácora de Sucesos Dudas y Preguntas Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez.
20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX”
19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…
Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet… —– Acciones en Curso —-

  • RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx
  • RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación
  • Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011

—–  Acciones en Espera —–

  • Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez

—  Acciones terminadas

  • Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión
Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:
  • Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.
  • Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.
  • Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.
Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.
Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.
Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.
Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…
 
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Publicado por en 02/12/2011 en Productividad

 

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