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¿TE PERMITES ALCANZAR TUS SUEÑOS?

Siento que la sociedad moderna nos incentiva la comodidad entregándonos falsos soportes que realmente no existen. ¿Un trabajo estable? ¿Buena salud? ¿Economía en crecimiento continuo? ¿Apoyo familiar? Estas son solo falacias que todos creemos y cuando alguna de estas situaciones que no podemos controlar no se dirige en la dirección que esperamos, empezamos a desesperarnos y no sabemos qué hacer o no estamos preparados para enfrentarlas.

Piensa en un proyecto que te gustaría hacer. ¿Por qué no los has realizado? ¿Has dado el primer paso? ¿Qué es lo que te frena? ¿Perder la comodidad actual? ¿Lo ves imposible? Permíteme abrir un poco tu mente para ver si te motivo para realizar alguno de tus anhelos…

LAS COSAS NO DURAN POR SIEMPRE

Si estás pensando en que para realizar tu gran o grandes sueño(s), tendrás que dejar lo que tienes, que tanto te ha costado, que te permite vivir cómodo y siendo una persona feliz, déjame decirte que LAS COSAS NO DURAN PARA SIEMPRE. Tarde o temprano ese piso que te sostiene actualmente y que te da seguridad, alguna vez cederá, ya sea porque tú lo provocaste o porque tu ignorancia, flojera o miedo al cambio no te permitió actuar antes. Por lo tanto si evalúas bien tu proyecto, es lo que deseas hacer… ¡Vamos! ¿A qué esperas? Puede ser que esta oportunidad se pueda perder y no haya otra. No podemos saber qué ocurrirá el día de mañana, pero tampoco hay que exagerar que se acabará el mundo y vivir angustiado toda la vida.

SER EL LIDER DE TU VIDA

Como saben soy muy aficionado a GTD como método de organización, pero déjame decirte algo, GTD no es lo mas importante. Imagínate que estamos en el mar y GTD es nuestro barco. No es importante si nuestro barco es rápido o lento, lo principal es tener claro el objetivo y nuestros valores. Ese liderazgo es el que se requiere ante viento y marea para dirigirnos hacia los objetivos que perseguimos. Lo más probable es que tengamos dificultades, pero lo importante es cómo las enfrentes, aprendiendo de ellas e ignorando los sentimientos de frustración que creamos que existen y hacen parecer que el camino es más largo de lo que es.

 SER UN BUSCADOR DE CRISIS

La vida cuando nos golpea no nos pregunta si queremos un golpe despacio o fuerte,– simplemente nos golpea –. No nos avisará ante la muerte de un familiar, ni cuando nos despidan, o de que la economía entre en crisis. Como sintamos el golpe depende de que tan preparado estemos para recibirlo, si hemos trabajado suficiente anteriormente para recibirlo de la mejor forma.

Por eso propongo a mis lectores que busquemos pequeñas crisis con el fin de conducir nuestra vida, y tratar de prepararnos para cuando las cosas no sucedan como queremos.

FABRICANDO EL COLCHÓN PARA LAS CAÍDAS

Para que los golpes no sean tan fuertes, debemos diariamente fabricar un colchón que nos permita caer un poco más suave, con las menores heridas posibles, y así permitirnos levantarnos rápidamente para continuar nuestro camino. ¿Cómo se fabrica este colchón? No es tan difícil como puedes pensar. Analiza tus proyectos y áreas de responsabilidad y anota cuáles son las tareas que debes realizar, así puedes – fabricar — un sistema de contingencia ante algún evento no esperado ni deseado y saber qué hacer. Por ejemplo, la Salud es algo importante para todos, puede ser que contratar un seguro catastrófico ante una enfermedad grave sea una acción suficiente para aplacar el impacto económico de un suceso de estas magnitudes.

 CONOCIENDO AL ENEMIGO

Cada vez que te enfrentes a nuevos desafíos o mundos desconocidos, desconfía de todo, observa, pregunta pero no actúes por instinto. No te dejes llevar por las primeras impresiones. Después que hayas analizado, comienza de a poco aumentando la confianza. De esta forma controlas más el riesgo y vas haciendo camino al andar.

El tiempo que tenemos en este mundo es finito, si no cumplimos nuestros sueños de largo plazo cuando somos jóvenes, no podremos cosechar cuando estemos mas viejos. Seamos amigos del riesgo y aprendamos a quererlo como un aliado y no como un enemigo…

Ahora cuéntame de ti, ¿tienes en mente algún sueño que te gustaría cumplir? ¿Alguno que estás realizando? Cuéntanos tu experiencia.

 Mis agradecimientos a Vitoco.12 por la foto compartida.

 
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Publicado por en 10/04/2012 en Productividad

 

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¿ESTÁS CREANDO TU FUTURO?

Creo que no es una pregunta fácil de responder, ya que, no son muchas las personas que tienen – visualizado el futuro que quieren –. Es normal que con el ajetreo diario, la sobrecarga laboral, las variadas responsabilidades, se nos pase la vida sin detenernos un momento a pensar en “el futuro que queremos”.

“Somos arquitectos de nuestro propio destino.” — Albert Einstein

Todas las cosas se crean dos veces, una creación mental y otra creación física. Cuando quieres construir una casa, imaginas la cantidad de habitaciones para tu familia, si necesitas un gran patio para realizar asados con tus amigos, o para tu mascota, etc. y luego creas un plano con el diseño. Cuando tienes listo esto compras los materiales y contratas mano de obra, para comenzar la construcción. Cualquier error en la visualización (planificación)  en este momento es bastante más costoso.

Es común que construyamos nuestra vida ligeramente, sin mucha planificación, en la cual luchamos y trabajamos eficientemente, con el fin de subir en la escalera del éxito, pero al llegar al último peldaño, nos damos cuenta que nos estábamos apoyando en la muralla equivocada.

 La administración te conduce a realizar las cosas bien; en cambio el liderazgo te conduce a realizar las cosas correctas

Hace ya varios años, llevo una buena administración de mis tareas, utilizando el método GTD, lo cual me tiene bastante satisfecho. Pero había dejado un poco de lado, el liderazgo de mi vida, ya sea por decisión propia u omisión; seguía avanzando para alguna parte ;-). Mi objetivo es averiguar, si en todo ámbito estoy en la muralla correcta, y redefinir detalladamente mis áreas de responsabilidad, aunque, hace un tiempo ya las había definido, me faltaba crear los objetivos para cada una de ellas, y lo más importante, cuales son las próximas acciones para conseguir estas metas correctas.

Creando la constitución de mi vida

Imagina que estás asistiendo a un funeral, vas llegando a la iglesia, escuchas una linda melodía armoniosa, miras a tu alrededor, la mayoría de las personas que están ahí, son conocidos tuyos,  amigos, vecinos y compañeros del trabajo. Caminas al ataúd, y cuando miras por el vidrio de éste, te encuentras contigo cara a cara. Es tu propio funeral. ¿Qué te gustaría que digieran de ti? ¿Qué éxitos realizados te gustaría escuchar?

Creo que la mejor forma de visualizar nuestros deseos más profundos, es imaginarnos esta situación. Luego de varias lágrimas, incomodidad, estrés y otras sensaciones, realmente uno – saca a flote – los deseos más profundos de nuestro ser.

Luego de esta introspección, es enriquecedor escribir estos deseos, ya que, se transformaran en los valores y objetivos de vida, por lo tanto, todas las demás metas serán alineadas por esta “constitución”, ya que, cualquier otro objetivo no tendrá la supremacía para desviar estos profundos valores.

Ahora claramente los siguientes pasos, son definir las áreas de responsabilidad, y las metas de cada uno de estas áreas, basándose en la constitución.

Esta entrada, se basa en el segundo hábito del libro “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. En una entrada anterior, “Piensa por ti, no dejes que los demás lo hagan… “, comento sobre el primer hábito.

Ahora cuéntame de ti… ¿Tienes clara todas tus murallas del éxito? ¿Sientes que tienes liderazgo en tu vida? ¿Crees que la administración es más importante que el liderazgo?

 
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Publicado por en 25/02/2012 en Productividad

 

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La sagrada agenda.

Quise tomar este tema, dada la discusión realizada en mi anterior entrada. Quiero ser breve y conciso con los temas que recomiendo agregar a una agenda y cuáles no. Comenzando con la definición de agenda que yo considero como válida, a una lista de tareas ordenadas por un día y horas, en el cual se tiene que recordar hacer un día y/u hora específica. Según RAE, es:

Agenda.
(Del lat. agenda, cosas que se han de hacer).
1. f. Libro o cuaderno en que se apunta, para no olvidarlo, aquello que se ha de hacer.

Desde que utilizo GTD, tengo un culto a la Agenda ;-), y  los 5 mandamientos para mí son:

1)    No reservar tiempo para ejecutar una tarea en una hora determinada: Les recomiendo que no reserven tiempo para realizar una supuesta tarea en su agenda, ya que, es bastante probable que las prioridades vayan cambiando en el momento, y producto de esto no realices esa tarea, posponiéndola para siempre. Es mejor realizar una lista de tareas, en el cual cada vez que tengas tiempo elijas una de ellas y la ejecutes dependiendo el contexto que estés.

2)     No agregar a las listas de @cción, aquellas tareas que solo puedes realizar un día específico: Después de varios ajustes a mi sistema, confieso que lo mejor es agregar a la agenda las tareas que solo puedes realizar un día específico, como por ejemplo, llamar a tu amiga que está de cumpleaños. Si dejas esas tareas en la listas, solo te generarán pérdida de tiempo cuando estés en modo ejecución de acciones, leyendo tus listas de tareas, y cuando leas este tipo de tareas, no podrás hacerlas, ya que, — no son una próxima acción ejecutable en cualquier momento, solo ese día especifico—.

3)    No agregar todas las tareas al calendario: para mí juicio, esta es la peor y más común práctica, que se utiliza para recordar las responsabilidades. Es frecuente que la lista de recordatorios que se va dejando en Outlook, Lottus, etc. se utiliza para revisar las tareas que se tiene por realizar. El problema que prácticamente es una bandeja de entrada, sin acciones físicas concretas para realizar, sin pensar en la “cosa” por lo cual no va motivar a ejecutarla, posponiendo constantemente aquellas que no está clara la próxima acción.

4)    No agregar todas citas, reuniones o compromisos que se pueden realizar a una hora determinada: La mayoría de las reuniones se tienen que realizar a una hora determinada, por lo tanto es obligación agregarla a la agenda. No dejes esa preocupación en tu mente y que no te dé flojera agregarla en el calendario, ya que puedes olvidar asistir a ella, y si te ocurre esto, quedarías como una persona irresponsable, ya que no avisaste que no asistirías a ella.

5)    No utilizar la agenda como listas de @lgún día quizás: No anotes las tareas que crees que te gustaría realizar un mes después, para esto, utiliza la lista algún día quizás en la cual revisarás en cada revisión semanal. Recuerda que si anotas esto en la agenda, puede pasar ese día olvidar posponer la tarea un tiempo, por ejemplo otro mes, y después no volverás a recordarla más.

Si pones en práctica estos simples consejos, que ya han sido testeados bastante tiempo por mí ;-),  pienso que mejorarás considerablemente el orden de tu agenda.

Mis agradecimientos a Angélique ~, por la foto compartida.
Ahora cuéntame de ti. ¿Tienes tus propios mandamientos para utilizar la agenda? ¿Coincides con los míos? Espero tus comentarios…

 
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Publicado por en 28/01/2012 en Productividad

 

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¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos?

Todos los que llevamos un tiempo utilizando GTD, sabemos y reconocemos que el engranaje principal de este sistema es la revisión semanal. Pero como  uno propone y Dios dispone, más de algunas vez me ha pasado que algo excepcional ocurre, no permitiéndome mantener el sistema, y luego de días o semanas, vuelvo a ver esas largas listas con cosas que no he marcado como finalizado, o que nunca he hecho, que están hace mucho tiempo en algún día quizás, además con una bandeja de entrada  que ya está con barandas, para aguantar todo el flujo nuevo.

¿Qué se hace cuando te da pereza mirar tu sistema, porque es un completo desorden?

Cuando estoy en esa situación, dan ganas de no utilizar GTD, ya que ver el sistema en desorden me produce un gran estrés. Como no me permito deshacerme del sistema, ya que me ha traído tantos beneficios. Mi gran próxima acción es –  salvar mi sistema –, y la siguiente a realizar, –volcar todas las listas a la bandeja de entrada y nuevamente decidir una a una, que se tiene que realizar –.

“Cuando ocurre un desorden que no te permite ver tu sistema como un respaldo válido de tus tareas y compromisos, si no lo revisas completamente y lo vuelves a organizar, nunca confiarás nuevamente en el sistema.”

¿Por dónde comenzar?

Igual como todo comienzo, por el principio del flujo de GTD. Revisa tu bandeja de entrada tal como llevaste todas las cosas a ella, y revisar desde arriba abajo, y comienza a procesar toda la bandeja hasta que esté completamente vacía. Lo ideal es realizar esto un fin de semana, así tienes menos interrupciones…

¿Qué hacer si no dispongo del tiempo disponible?

Apaga los incendios actuales, y luego cuando tengas un espacio durante un día para hacer la limpieza, ¡hazla!, porque mientras más tiempo pase, más grande se hace la bola de nieve. Es importante que no tengas interrupciones cuando realices esta tarea, ya que, necesitas de mucha concentración para estabilizar un sistema que habías dejado sin control.

“No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.”

Mis agreadecimientos a alvaroramone82 , por la fotografía compartida.

 
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Publicado por en 18/01/2012 en Productividad

 

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GTD no es para todos… solo es para los …

Berta, una de mis lectoras más concurrentes, y con más comentarios, además paso el dato que tiene un excelente blog, http://www.aporlasfaltas.blogspot.com/, que recomiendo de sobremanera leer, dirigido para todos nosotros que nos gusta escribir, pero que no lo hacemos tan bien como ella. En la entrada “SOY UN FRACASO, Y ME ENCANTA SERLO.”, puso el siguiente comentario:

“Yo estoy en plena crisis con GTD, estoy tan liada que no consigo motivación ni ganas para invertir los pocos ratos que me quedan libres en leer el libro e implementar el sistema. Leo tus entradas anteriores y me asustan, me agobio con todas las listas que hay que hacer y ese enorme trabajo de ordenar mis bandejas de entradas… En fin, lo que yo te diga, ¡crisis total!, ¿tienes una entrada por ahí para alguien como yo? “

Berta

Tener las ganas de ordenar tu vida.

Creo que para poder implementar GTD a tu vida, debes estar en la búsqueda de organizar tu vida, optimizar tu tiempo para que te rinda al máximo, sentirte mal con tu desorden actual y ganas de mejorar todo esto. Si piensas que es la nueva moda, o es – lo que la lleva – como decimos en Chile, no conseguirás nada, ya que este sistema no es para ti, o debes esperar para implementarlo a futuro.

“GTD no es para todos… solo es para los que tienen ganas de ordenar sus vidas, teniendo menos estrés”

 Tomarse el océano pacífico en un día.

Berta, como te respondí el comentario, no intentes  tomarte el océano pacífico en un día — Da el primer paso—. Cambiar hábitos, no se realiza de un día para otro, y para poder vencer los hábitos malos, lo mejor es reemplazarlo por uno nuevo, GTD.  A continuación les comento, cuales son los tres pasos básicos para implementar el sistema.

Primer Paso – Recopilar

Creo que la mejor forma de comenzar con GTD, es implementando el  proceso de recopilación,  que no es más que anotar en una lista todas las cosas que después tienes o quieres  hacer algo con ellas.  Y lo mejor que para hacer esto, solo necesitas una libreta de papel y un lápiz.

Relato de un día Normal – Recopilando.

Hoy me levanté a las 8:00 AM, mi madre está de visita en mi hogar, y me indica que le compre un remedio, — lo anoto en la libreta, ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!. (Como ahora estoy más tecnológico, le tomé una foto desde mi SmartPhone al remedio y puse el nombre en Catch en la bandeja de entrada. ). Luego me puse a tomar desayuno y después fui al refrigerador a buscar un Yogurt, y quedaban dos, por lo que anoté,  “Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador”.  Luego me dirigí a mi trabajo, y mientras iba viajando dentro del Metro, vi en cartelera  “Los Muppets”, película que me gustaría ver ya que tengo buenos recuerdos con los muppets, cuando era niño. En ese momento, no iba muy cómodo por lo que no podía escribir, por lo que utilicé la grabación de voz, y disimuladamente, grabé “ver cartelera en cines hasta cuándo estará la película Los Muppets”

La lista que tendría en la bandeja de entrada quedó así:

  •         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
  •         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
  •         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

 

Segundo Paso – Definir listas mínimas para utilizar GTD.

Si no sabes por dónde empezar con tanta listas, y clasificadas por contextos, energía, tiempo, etc. las básicas son:

1)      Bandejas de entradas: Todo lo recopilado, y que no se ha tomado una decisión de que es lo que hay que hacer.

2)      Próximas acciones: Todas las próximas acciones que puedes hacer lo antes posible. Recuerda no poner toda las acciones futuras, solo la que puedes hacer al momento de leer la lista.

3)      Esperando Por: tareas delegadas a otras personas, las cuales les debes hacer seguimiento.

4)      Calendario: Debes tener una agenda para las cosas que debes hacer en un horario o día específico.

 

Tercer Paso – Procesando tu bandeja de entrada – Próximas acciones.

Como ya tienes fuera de tu cabeza, las cosas que ocurrieron hoy, ahora te toca procesar las bandejas, lo antes posible ya que mientras sepas que existen cosas ahí sin procesar tendrás estrés. Para esto, busca un lugar tranquilo, o escucha música, y ponte a procesar tu bandeja de entrada, toda de una vez.Tiene que quedar todas tachadas diariamente,  para que tu lista se vea así:

  • ·         ¡Comprar remedio xxxxx a mi mamá, lo necesita para hoy!.
  • ·         Comprar Yoghurt XXXX solo quedan 2 en Refrigerador
  • ·         Ver cartelera de cines hasta cuándo estará la película Los Muppets.

Después de procesarlas, mi lista de próximas acciones/Esperando Por/Calendario quedó así.

 Próximas acciones:

  • Navegar en iexplorer www.xxxxx.cl o www.yyyy.xl ,  película Los Muppets para revisar si está en cartelera y anotar fecha máxima que estará para ser vista en el cine. Fecha límite 05-Enero-2012.
  • Comprar remedio XXX en Farmacia XXXX. Fecha límite 29-Diciembre-2011. Guardarlo en el bolsillo de pantalón, para asegurar que llegue a casa y no lo olvide en el trabajo.

Esperando Por

  • María José Comprar en supermercado Jumbo de Bilbao u otro cercano, 10 yogurt de Mora, marca XXXX . Mañana 31-12-2012. Recordarle en casa o llamarla el 30-12-2012.

Calendario

  • En la agenda en el día 30-12-2012: llamar a María José al fono XXXXXX.Recordar compra de 10 yogurt’s de Mora.

Y mi mente quedó libre de estrés, ya que sé, que tengo en este sistema todos los compromisos procesados, y tengo claro cuando tengo que ir ejecutando las acciones que corresponde y cuando corresponden.

Espero poder influir en ustedes y que vean la facilidad del sistema…

 Mis agradecimientos a Manuel.Lopez por la fotografía compartida.

PD: María José es mi querida esposa.

 
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Publicado por en 29/12/2011 en Productividad

 

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¿Equilibrio o Desequilibrio? ¿Cuál es tú estilo de vida?

Cada vez que converso con amigos, todos coinciden en la importancia de tener una vida equilibrada, ya que de esta forma, se consigue estar “sano” en todos los ámbitos de la vida, o como diría Stephen Covey, en todas las áreas de responsabilidad.

Por extraña razón, mi vida está plagada de momentos desequilibrados, ya sea de forma obligatoria, trabajando largas jornadas diarias, o los personales, destinando varios fines de semana o tiempo libre para conseguir algún fin que tenía en mente, o que deseaba que sucediera. Esos momentos “distintos” son los que me han llevado a conseguir logros importantes, que anteriormente solo fueron un simple sueño.

Después de  varios años y muchos de esos “éxitos personales”, me día cuenta que siempre dejaba de lado, la mayoría de las otras áreas de responsabilidad, provocándome varios conflictos, con mi esposa, amigos, mamá, hermano, etc. Esta era mi feliz vida desequilibrada, reconocida por unos, odiada por las personas que me rodeaban…

Lamentablemente dejar de lado el mundo, tarde o temprano te juega en contra, y obviamente eso me pasó. Por esto, comencé a buscar soluciones para poder optimizar mi tiempo y continuar con un desequilibrio controlado sabiendo mis prioridades de cada área de responsabilidad, y lo mejor teniendo claro que estaba dejando de hacer.

GTD para Optimizar tu tiempo.

La crisis existencial me hizo buscar nuevas alternativas de organización de mi tiempo, de acuerdo a mi realidad, la cual tengo múltiples responsabilidades al igual que tú que estás leyendo. Por suerte llegó a mis manos, el libro de Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectivas, el cual lo tomé como guía para definir mis prioridades, y junto con GTD las organicé para llevarlas a cabo.

“Debo reconocer que fue extremadamente difícil definir las prioridades y doblemente difícil llevarlas a cabo, ¿por qué tan difícil? Porque requiere un gran cambio de hábitos arraigados a mi vida desequilibrada. “

Mi gran triunfo  fue mantener mis desequilibrios el juego de optimizar tiempo, para avanzar las cosas importantes. ¿Cuales fueron los principales cambios?

1)     Implementar GTD: está demás decirlo que este método de organización es la barita mágica de este cuento.

2)    Definiendo una real próxima acción: Cuando se procesa la bandeja de entrada, y se toma una “cosa”, debes ponerte en modo “pensante” especificando claramente la próxima acción física, la idea es que no tengas que pensar en el momento de ejecutar. Si es llamar a Juan Perez para recordarle la asistencia a una reunión, la próxima acción debería ser: “Llamar a Juan Perez al número 5555 sin corriente, para recordar asistencia a reunión de mañana jueves a las 18:30 hrs. correspondiente a definición nueva plataforma comercial”.

3)    Contextos claros: Es importante definir los contextos en que se pueden realizar estas acciones, si la tarea es buscar algo por internet, que el lugar o contexto que categorices esa acción haya internet. La otra clave es revisar la lista del contexto en que te vas a dirigir, ejemplo, estás en la oficina, terminando tu jornada laboral, revises el contexto en tránsito, para ver si puedes avanzar alguna de esas tareas durante el camino.

4)    Tiempo estimado de realizar esa próxima acción: Si estimas que tienes 5 minutos para realizar una acción, no puedes comenzar a realizar una que te tome 30 minutos, sería esfuerzo mental y tiempo  perdido. Por eso la importancia de la categoría tiempo.

 5)    Estado de ánimo: yo lo defino como, alta, media y baja energía.  Después que tengo claro el tiempo y contexto, me miro a mi mismo y me digo, ¿cómo está el ánimo? Alto?.. entonces elijo una de esas tareas relacionadas.

 6)    Confiar en el sistema y llevar a cabo las acciones escritas en las listas: Es importante avanzar las tareas que tienes en las listas, y no cualquier acción que se te venga a la cabeza.  No digo que no hayan excepciones, que puedas hacer algunas acciones que sucedan en el momento, y que no estén en tus listas.. pero que sean excepciones, que no sean la regla.

 7)    Definir TMI para ejecutar mañana: Las TMI’s o Tareas más importantes para ejecutar el siguiente día, es un hábito escencial para poder ser productivo, la idea es definir 3 a 5 tareas que debes hacer el día siguiente, pero que sean del ámbito laboral y personal, así podrás avanzar con más equilibrio tu vida..  mas detalles ver la entrada…

 8)    Repaso Semanal: Leer la entrada ¿Proyectos GTD o próximas acciones sueltas?

  9)   Comportarse como un desquilibrado temporal : Para conseguir diferenciarse o lograr objetivos “más rápidos”, creo que no hay mejor fórmula que concentrarse en un tema 100% y olvidar lo demás. La idea es que sea temporal, mientras ejecutas la tarea, no todo el tiempo. Me pasaba que cuando me ponía un objetivo en mente, en el lugar que estuviera, estaba pensando en eso, es decir no existía nada más. Esto no es bueno…

 

¿Crees que GTD te solucionará el desequilibrio?

Para solucionar el desequilibrio extremo, debes pensar en cada una de tus áreas de responsabilidad y definir metas para cada una de ellas. De esta forma puedes definir las próximas acciones que debes realizar para solucionar el problema. Después de esto, está claro que debes hacer, aprovechar al máximo el tiempo.

Usar el desequilibrio como estilo de vida.

Creo que la única forma der ser productivo, es teniendo una vida desiquilbrada. Ya que si utilizas tu tiempo “como una persona normal”, y me refiero a esto, a levantarse en la mañana, tomar desayuno, ir a trabajar, volver a casa y luego dormir, y el fin de semana solo diversión, es poco probable que logres desarrollar variadas habilidades personales. Por lo tanto si quieres conseguir conocimientos nuevos, debes sacrificar el tiempo para hacer otras cosas, lo bueno, que tu decides tus prioridades y a que destinarle menos tiempo.

Mis agrdecimientos a revolucionlima, por la foto compartida.

Ahora cuéntame de ti,  ¿eres un desequilibrado? ¿Cuál es tu fórmula de éxito? ¿Crees que definir tareas por áreas de responsabilidad no es necesario, porque uno sabe lo que tiene que hacer?…

 
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Publicado por en 23/12/2011 en Productividad

 

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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?
Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.
Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.
Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:
#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet
Bitácora de Sucesos Dudas y Preguntas Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez.
20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX”
19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…
Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet… —– Acciones en Curso —-

  • RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx
  • RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación
  • Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011

—–  Acciones en Espera —–

  • Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez

—  Acciones terminadas

  • Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión
Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:
  • Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.
  • Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.
  • Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.
Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.
Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.
Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.
Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…
 
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Publicado por en 02/12/2011 en Productividad

 

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