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¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

16 Feb

Estas últimas dos semanas, han sido un poco diferentes, por decirlo de alguna forma. Por trabajo tuve que viajar a Colombia, para cerrar un proyecto e implementarlo en el país. La semana anterior al viaje, estuve trabajando un montón con el fin de dejar todo planificado y delegado a mis colegas. Todo perfecto, llegué a Colombia salí a pasear con colegas de allá, – todos muy simpáticos y amistosos –, me reí mucho y conocí excelentes personas.
Comenzó la semana laboral,  tenía una agenda clara y detallada de las tareas a realizar, por lo que eso me tenía muy tranquilo. Luego cuando tuve un tiempo para revisar mis emails y contactarme con Chile, comenzaron mis “temas de organización”.
En la empresa tenían todo los sitios bloqueados de internet, habían escasos teléfonos porque se estaban mudando de oficina. El roaming de mi celular no funcionó… no saben lo que se siente estar sin teléfono ;-)… no podía comunicarme con mis seres queridos, tampoco acceder a mi blog, para publicar y avanzar mis temas personales. Después a la salida del trabajo, me invitaban a salir, por lo que, ir a un cibercafé u otra cosa para estabilizar mi sistema – pasó a segundo lugar –, ya que, fue más prioritario conocer y pasear con mis colegas de allá, en el cual no tengo tantas posibilidades de verlos, que no sea, por una WebCam 😉
Por lo tanto, no fue tan difícil, pensar en que necesitaba tener claro un sistema de contingencia, cuando todos mis dispositivos – no funcionaran de una forma “normal” –.

¿Que hice, dada estas situación “diferente”?
•    Nunca dejé de anotar mi bandeja de entrada: quizás en ese momento, procesar mis bandejas de entrada, no era posible de realizar debido a que mi tiempo ya estaba destinado a una planificación especial. Pero al anotar en la bandeja las cosas, sabía que vería esto alguna vez.

•    Comunicar a las personas que ya tenía compromisos de ante mano: Cuando supe que tendría que viajar, lo primero que hice fue revisar mis compromisos de esa semana, e informar inmediatamente que tendría que aplazar algunos – por fuerza mayor – , o delegar a otras personas esas tareas.

¿Qué aprendí de esta experiencia?
•    La bandeja de entrada es lo máximo: Así es, cuando no se puede seguir el flujo completo, almacenar las cosas en la bandeja de entrada, te libera y te da tranquilidad. Sabes que no te olvidarás de los temas.

•    Debo tener un sistema de contingencia: Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone –  Outlook Exchange –Catch – EverNote. Sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado – mutuamente –. Por lo tanto, estoy pensando en tener un sistema de contingencia, en los momentos que no tengo conectividad, quizás solo utilizar mi smartphone, o algo parecido, pero esto se convertirá en un nuevo proyecto para mí.

•    Oda a GTD: tengo adaptabilidad total a GTD, me sentía extraño, sin mi revisión diaria de emails, sin el repaso semanal, etc. no sé cómo hacía mis cosas antes sin este método de organización.

•    Eché de menos a mis queridos lectores: en realidad, no vi ningún comentario, de por qué no escribía ;-), al parecer los extrañé más yo que ustedes a mí. Esto partió como un deseo, ahora ya es parte de mí, creo que seguiré escribiendo aunque el único lector sea yo…

Ahora cuéntame de tí… ¿Te ha pasado una situación similar? ¿Qué has hecho? ¿Tienes un sistema de contingencia?

Mis agradecimientos a DjmFuentes, por la foto compartida.

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8 comentarios

Publicado por en 16/02/2012 en Productividad

 

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8 Respuestas a “¿Tienes un “Plan B” o sistema de contingencia de tu sistema de organización?

  1. sergio

    18/02/2012 at 12:25

    Me ha encantado. Yo empiezo todas las semanas con un plan B. En mi caso no es contra fallos del sistema sino contra los imponderables. En este caso me reservo unos huecos en agenda y en tareas que se que se ocuparán pronto. Así si no se produce tengo tiempo para pensar. Y si se da me agobia menos ya que lo tenía previsto

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      20/02/2012 at 11:39

      Hola Sergio, gusto de verte acá nuevamente ;-). Si claro, lo que me pasó, es que no tenía pensado ni remotamente un sistema contra fallos.. hasta que nació la necesidad :-).
      Sobre lo que tu haces, es muy buena idea, reservar tiempo para trabajar, sobre todo, si trabajas con otros equipos compartiendo la agenda, y si ven horario desocupado te invitan a más reuniones de las que te permitirían poder avanzar en tus tareas..

       
  2. Berta

    20/02/2012 at 9:47

    Yo sí que eché de menos tu entrada…, pero imaginé precisamente lo que ocurría, que estarías muy ocupado con el trabajo u otro asunto importante. Siento quitarte el puesto de único lector 😉
    Fundamental esto de tener un plan B, por más que queramos, las cosas no siempre son como las planificamos y hay que estar preparado para ello… ¡Saludos!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      20/02/2012 at 11:42

      Gracias Berta, entonces somos dos lectores :-). eres muy simpática …
      Lamentablemente la experiencia no se estudia, se vive… por lo tanto todo lo que se aprende se debe practicar, para que realmente se comprenda …
      sobre mi sistema de contingencia, ni siquiera se me había pasado por la mente… ya que — nunca lo necesité –.
      Será mi nuevo proyecto …

      Cúidate, y pasaré por tu blog…

       
  3. Madelein

    30/11/2012 at 17:04

    Justamente estoy haciendo mis pasantias de un sistema de contingencia, de todos los servicios de la empresa. Apenas estoy levantando al información, pero voy poco a poco. me gustaría leer que hiciste como contingencia,

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      01/12/2012 at 21:13

      Hola,
      solo pregunta que tipo de sistemas requieres contingencia y te puedo ayudar!!!

       
      • Madelein

        03/12/2012 at 11:06

        Hola!!!
        Primero, muchisimas gracias por responderme.
        Te voy a explicar un poco de que se trata todo esto:

        La empresa donde hago mis pasantias, utiliza los servicios de nube de office 365.

        Los servicios que tienen contratados son el SharePoint, Exchange y Lync. Aparte de algunos locales como Maquinas Virtuales, control de codigo; Firewall.

        Con respecto a los servicios de nube, he estado investigando bastante, pero la información que necesito es realmente dificil de encontrar.
        Con respecto al SharePoint: necesito saber, como es el funcionamiento del sharepoint online al momento del respaldo de la informacion que la empresa sube a la nube, una especie de esquema por ejemplo, ya que si el servicio de la nube falla en algun momento, la empresa tenga un minimo tiempo de paralización.

        Exchange: He encontrado mas o menos como respaldar, pero antes de subir a la nube.

        Del resto de todos los servicios locales, ni se por donde empezar. 😦

        De verdad gracias si está a tu alcance ayudarme.

         
  4. simonjosepulido

    27/07/2013 at 0:31

    Hola, Julio.
    Pues sí que hace tiempo que no escribimos.
    Me ha gustado este artículo, muestras de un modo muy personal cómo los planes y previsiones que pintamos en nuestro GTD se ponen a prueba con los imprevistos del fragor del fuego real… La tentación de desesperar yabandonar los buenos hábitos es fuerte en esa situación, pero adaptarse al rough de estar de viaje y confiar en que volveremos al green tarde o temprano es de mucha ayuda.
    Un saludo transoceánico!

     

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