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¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

02 Dic
Cuando comencé aprendiendo GTD, tenía claro que los Proyectos GTD, eran actividades, que para llevarlas a cabo, se necesita mas de una acción para conseguir que se realizara completamente.

Empecé generando una lista para proyectos y otra para las proximas acciones. Me sucedió que siempre se me olvidaba ejecutar las acciones de los proyectos debido a que no las tenía unificadas. Bueno, pensé que el problema era solo de control y organización.
Realicé cambios en como registraba los proyectos y unifiqué las dos listas, creando tag comenzados por #Proyecto_xxx para las acciones relacionadas a un proyecto especifico.
Así comencé a avanzar mas rápido los proyectos, ya que el cambio en la organización me ayudo muchísimo para los proyectos que no requieren tener una gran planificación y son evidentes las próximas acciones. Pero los que necesitan mayor planificación, fallaba constantemente, dejaba los proyectos sin próximas acciones importantes.

Después de varios meses de utilizar GTD, comencé a darme cuenta me faltaba algo en este flujo, y despues de leer y releer el libro de Allen, concluí que lo que necesitaba es agregar uno de los procesos que ensambla todo el sistema, la «Revisión semanal».

Cuando implementé esta revisión, profundicé más en cada uno de los proyectos que tenía en curso, y además, tomaba la decisión de activar proyectos pendientes que tenía en el olvido, pero con el paso del tiempo adquirieron mas importancia. También comencé a planificar de mejor manera los proyectos formales, al estilo GTD, los cuales me dieron mayor visión del camino y también a ver los posibles desvíos que me ocurrieran para poder informarlos con bastante antelación a que sucediera el problema.

¿Cómo Planifico los proyectos?
Por cada proyecto genero ideas en un BrainStorming en papel, o en portail, o en lo que tenga disponible, y luego de esta etapa escribo todas las ideas en una lista de ideas del proyecto. Si es formal realizo carta Gantt, genero una EDT, si no, realizo un conjunto de “lista de actividades” y en base a estas actividades, me pongo a listar acciones “con verbo”, las cuales se pueden ejecutar fácilmente, y después voy eligiendo cuales comienzo a realizar y cuales  son dependiente de otras.
Durante el proyecto,  voy documentando el proyecto a medida que se va desarrollando, en OneNote. Utilizo la siguiente plantilla para cada proyecto que realizo, ya sea mediano o grande. Para los que tienen acciones siguientes obvias, solo utilizo acciones “sueltas” y no utilizo esta plantilla.
Les pongo el siguiente ejemplo de proyecto:
#Proyecto_XXXXX

Objetivo: Entregar indicadores de medición para las ventas internet
Bitácora de Sucesos Dudas y Preguntas Tareas Pendientes
22-11-2011 Reunión para levantamiendo de requerimiendos. Asistentes Juan perez, juanita Perez, y CatDog Perez.
20-11-2011 15:00 KickOff del proyecto, presentando carta Gantt y plazos, todos aprobaron el proyecto . Asunto Correo “kick off proyecto XX”
19-10-2011 Se dá inicio al proyecto…
Juanita Perez necesita reporte de ventas por segundo, pero con las ventas de canal Internet… —– Acciones en Curso —-

  • RESPONSABLE1 –  entregar Minuta xxx
  • RESPONSABLE2 – Indicar fecha Certificación de aplicación
  • Julio – Entregar documento de Minuta realizada el 22-11-ñ2011

—–  Acciones en Espera —–

  • Julio – Gestionar compra de servidores indicando especificaciones de este a CatDog Perez

—  Acciones terminadas

  • Responsable2 – Comprar un lapiz para la reunión
Si te puedes dar cuenta, realizo un pequeño panel de control donde se puede evidenciar rapidamente la historia del proyecto, que dudas actualmente tengo, y cuales son las tareas terminadas y en curso. Lo que escribo en cada columna es lo siguiente:
  • Bitácora de Sucesos: Escribo todos los sucesos importantes que se han ido realizando en el proyecto, con el fin de tener una clara visión de los hitos del proyecto en una página.
  • Dudas y Preguntas: son las dudas que actualmente tengo del proyecto, algún desvío, nueva idea, algo que profundizar, etc. cuando las aclaro los quito y los pongo en una documentación detallada.
  • Tareas Pendientes: me indica cuales son las acciones pendienes y cuales son las proximas en espera que dependen de las acciones en curso. De esta forma,  rápidamente si — avanzo mas rapido de lo planificado en la semana  — miro cuales son las acciones siguientes y continúo.
Toda esta documentación, generalmente la voy escribiendo durante la semana, o la completo en la revisión semanal. Si el proyecto es muy grande realizo una revisión semanal solo para un proyecto específico.
Resumiendo la entrada, el mensaje que quiero dejar, es que es importante detallar cada proyecto que tengas teniendo claro el objetivo y cuales son las principales actividades al comienzo. Luego que vas avanzando el proyecto, es importante granular las acciones fisicas y tener un panel de control que facilmente te muestre el estatus del proyecto, con el fin de evidenciar el camino del proyecto.
Mis agradecimientos a wenday 😀 por la fotografía.
Ahora cuéntame de tí, ¿Como organizas tu proyectos? ¿Controlas los proyectos solo con el listado de próximas acciones?…
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5 comentarios

Publicado por en 02/12/2011 en Productividad

 

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5 Respuestas a “¿Proyectos GTD o solo próximas acciones sueltas?

  1. Lucía

    06/12/2011 at 6:50

    Mi gran duda es si vale la pena realmente llamar “proyecto” a cualquier cosa que requiera más de una acción.

    Te doy un ejemplo, tengo que renovar un documento de identidad. Se que lleva más de un paso, que primero debo averiguar el teléfono de la oficina, luego llamar para reservar hora, después ir y más tarde agendarme de retirar el documento.

    Ahora, vale la pena llamarlo “proyecto”? Porque si lo hago y lo meto en la misma categoría de otros proyectos realmente importantes entonces mi lista de proyectos crece enormemente y como David Allen dice que la lista de proyectos es solo una lista, que no debe tener orden de prioridad ni importancia, entonces me puede pasar que los grandes proyectos quedan tapados de los proyectos diminutos o casi sin importancia.

    Por más que tenga una acción siguiente definida para cada proyecto, y esta acción ubicada en su contexto correspondiente (llamadas para hacer, en la computadora, en casa, etc…) la lista es enorme y me genera estrés.

    ¿Cómo trabajas en estos casos?

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      06/12/2011 at 20:53

      @Lucía, si vale la pena llamar proyectos. Llevo casi tres años con GTD, y pasé por lo mismo. De los puntos que planteas en el comentario veo dos problemas. (1) El estrés que te genera poner las listas de próximas acciones de los proyectos pequeños, y (2) como elegir que accion realizar entre tanta próxima acción.

      Para el problema (1), no llamar – proyectos – a las tareas que para completarlas necesitan más de una acción, siempre uno cae en el error de poner todas las acciones que corresponden a el proyecto y no solo las próximas acciones, y utilizando tu ejemplo:

      Proyecto X :
      (a) primero debo averiguar el teléfono de la oficina
      (b) luego llamar para reservar hora,
      (c) después ir
      (d) más tarde agendarme de retirar el documento.

      Si te das cuenta acá tienes el BrainStorming del Proyecto X… en tu lista de acciones no las puedes poner todas.. Solo las próxima acción que sería la (a), las restantes en la lista Algún día quizás, o en una lista de tareas del proyectos pequeños como lo realizo yo.

      Recuerda que las acciones deben ser físicas, “Averiguar el teléfono de la oficina”, no es una acción, quizás sería “Buscar en internet el teléfono de la empresa X”, es una acción digerida, si no la escribes así, tendrás que pensar, <> solo debes ejecutar.

      Sobre el problema (2) puede ser que la gran cantidad de proyectos te agobie, pero quizás te estás ahogando en un vaso de agua. Como bien dices, Allen en su libro, no deja muy claro como decidir qué acción realizar y cual no. El truco que utilizo se llama TMI, tareas más importantes. Cada día al finalizar la jornada, decido cuales son las 3 a 5 tareas que realizaré el siguiente día. Y las que elijo sí o sí las realizo. ¿Cómo decido cuál realizar? Generalmente decido realizar 3 tareas laborales para cumplir de proyectos importantes y 2 tareas de las otras áreas de responsabilidad de acorde a mi visión y objetivos de vida descritos.

      @Lucia, favor comentar tus dudas.

       
  2. JC

    07/12/2011 at 15:46

    Muy bueno Julio. Excelente mecanismo para seguir los proyectos. Mis respetos!!!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Explote su Agenda para dar un Seguimiento Implacable

     
  3. Lucía

    10/12/2011 at 17:34

    Gracias por la respuesta voy a ver como lo implemento.

     

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