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(I) Procesando mis bandejas – el email.

13 Nov

En la entrada mis listas de gtd, les comenté sobre las listas que utilizo para mantener el sistema operativo. Comenzaré a explicar cómo proceso el email, y en las entradas posteriores continuaré con las demás bandejas, que les comenté en la entrada, Mis bandejas de entrada al desnudo.

Un gran porcentaje de cosas de mi vida, me llegan por email, ya sean del ámbito laboral o personal. Tengo un correo de mi empresa, y dos personales; uno formal, para buscar empleo, compras importantes, etc. y otro para las suscripciones de blogs, foros, etc. y los leo todos los días, reenviando al correo de la empresa, todas las cosas que tengo que accionar, archivar, delegar más tarde. ¿Por qué centralizo todo?, porque generalmente los correos personales los leo en mi teléfono móvil, y todo el procesamiento lo realizo en el email de mi empresa.

Cuando comienzo a procesar, tomo todos los correos que tengo en la bandeja de entrada de outlook y los que están en la carpeta elementos enviados, los traslado a una carpeta común llamada procesamiento correos. De esta forma realizo un corte en la entrada, y solo proceso los que tengo en la carpeta Procesamiento Correos. Quiero destacar que procesar los elementos enviados me ayudó a tener controlado mis emails, ya que, más de alguna tarea se me puede haber quedando rezagada en los elementos enviados, o me ha simplificado el control, cuando he solicitado a alguien una tarea, que pienso que me la entregará rápido, me quedo tranquilo, ya que está en los emails enviados, por lo que evito generar una tarea Outlook marcándola con la categoría esperando por, disminuyendo la burocracia.

Después de tener todo centralizado en la carpeta procesamiento de correos, voy aplicando el flujo GTD, generando tareas asignándoles las categorías según corresponda. Cuando quiero mantener el hilo del correo en la tarea outlook, arrastro el correo hacia el menú tarea y automáticamente se copia el contenido del correo a la tarea, y en el asunto indico si es parte de un proyecto marcándola con un tag #ProyectoX, o si es una acción normal la asigno a lo mencionado en la entrada anterior. No recomiendo utilizar los botones de seguimiento de Outlook, ya que la tarea no se traspasa a la carpeta de tareas Outlook, y además de esta forma no se transfiere a los equipos móviles sincronizados con Outlook Web Access.

Cada email que proceso, lo traspaso a una subcarpeta Correos Procesados — que son los que quiero mantener para una posible referencia —, o a correos para Eliminar, que traspaso los emails que no necesitaré a futuro, y en esta carpeta, voy borrando los emails que superan los tres meses. De esta forma solo mantengo lo que realmente necesito y voy borrando la — basura — que va llegando.

Ahora cuentame de tí … ¿Cómo procesas los email’s? ¿Revisas los elementos enviados para realizar seguimiento? ¿Me recomiendas algo para mejorar?…

Mis agradecimientos a RambergMediaImages por fotografía.

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7 comentarios

Publicado por en 13/11/2011 en Productividad

 

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7 Respuestas a “(I) Procesando mis bandejas – el email.

  1. JC

    14/11/2011 at 14:08

    Julio:

    El tema del correo enviado lo resolví con una regla de “autoenviar”. Cuando quiero mantener el hilo de un correo que envié, me lo copio oculto a mi mismo, y la regla de mi cliente detecta que el origen soy yo y lo carga en la Carpeta: @WaitingFor

    Luego, tengo mis reglas para mantenerlo al día. Ahí lo opero como cualquier otro correo, sólo que ya está en una subcarpeta del Inbox. Así me ahorro tener que ir a revisar los elementos enviados.

    Tu sistema de organización de correos se ve muy bueno!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot
    Ultima Nota:¿Qué quiero de mi sistema de organización?

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      14/11/2011 at 23:09

      @JC, también es una buena idea enviarse el correo con copia oculta, asi solo controlas solo lo que te copias. También usé esa idea, pero algunas veces escribiendo correos rápido se me pasaban algunas cosas.. y preferí cambiar la estrategia, ya que todo correo que envío la mayoría de las veces les hago seguimiento..

      gracias por pasar!!

       
  2. Berta

    14/11/2011 at 17:13

    Hola Julio, me ha costado seguirte en esta entrada… Hace unos días empecé el libro de Allen y justo ayer comencé a utilizar Outlook, así que estoy en pleno proceso de aprendizaje de GTD, por lo que hay cosas que aún me cuesta asimilar. Eso sí me has dado la solución a cómo convertir un correo en tarea, que aún no sabía cómo hacerlo. ¡Saludos y mil gracias por compartir tus conocimientos!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      14/11/2011 at 23:15

      @Berta Bienvenida a GTD 🙂 , cualquier consulta que necesites, no dudes en preguntar, acá pasan varios lectores que te pueden ayudar también :-).
      gracias por pasar nuevamente…
      Sobre las tareas estruja las categorias y las vistas, te recomiendo Outlook 2007 hacia arriba, ya que tiene mejor desarrollado el tema de las tareas…
      ¿Tienes SmartPhone?

       
  3. Antonio Simón Malagón

    15/12/2011 at 7:53

    Sólo una sugerencia que a mi me da muy ben resultado.

    Outlook tiene una interesante opción para que cuando envias correso desde cualquier bandeja que no sea la de entrada, guarde el enviado en esa carpeta, no en la de enviados.

    Dado que la versión 2010 tiene una agrupación por conversaciones estupenda, yo tengo una regla que mueve todo mi correo directamente a una carpeta que llamo InBox, que es mi carpeta de Pendientes de procesar.

    Eso me permite que auqellos correos que puedo contestar al momento o necesito pedir que ompleten información quedan agrupados en esa carpeta y en la revisiónes tengo siempre todo junto.

    ¿Que os parece?

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      15/12/2011 at 8:37

      Estimado Antonio!!! me alegra tener estas sugerencias en mi Blog. Te cuento que esta alternativa es fabulosa, debido a que te despreocupas de enviarte el correo con CC, ya que Outlook mediante una regla lo realiza automáticamente. El tema se complica cuando tu usas un Smartphone y usando una aplicación alternativa a Outlook — que es mi caso–, las reglas de outlook no se gatillan. Por esa opción opté de realizar el proceso manualmente a la carpeta “01.-Procesamiento de correos”, ya que se quedaban los correos en la carpeta enviados.

      bienvenido al Blog!! y espero verte seguido aportando tus conocimientos!!!…

       

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