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Mis listas de GTD.

10 Nov

En — Mis Bandejas de entrada al desnudo —, les comenté cuales son las bandejas que utilizo para el proceso de recopilación. No comentaré sobre el flujo de GTD de David Allen, ya que lo pueden encontrar en el libro Getting Thing Done o en su versión en español Organízate con Eficacia.

En mi oficina tengo todas las bandejas para procesarlas, y les recuerdo que son el email desde Outlook 2010, OneNote 2010, libreta de papel, bandeja de papeles y Catch. Cuando tengo que trasladar papeles y otras desde la casa a oficina o viceversa, utilizo un sobre que es mi bandeja de traslado entre esos lugares, y como regla los reviso cada vez que llegue a cualquiera de esas dos partes.

Tengo el hábito adquirido de procesar todos los días las bandejas, en el cual tengo una reunión diaria conmigo durante la última hora de trabajo para realizar esta actividad y dejar — ordenado el sistema —. Es importante mencionar que interrumpo esta reunión, solo cuando ocurren urgencias u otras actividades que no puedo negarme a realizar, una hora al médico que no se cambiar o una reunión exigida por mi jefe — aunque trato de evitarlo a toda costa que ocurra esto.

En esta entrada, les mostraré como tengo implementado el sistema de listas y en las posteriores les indicaré como proceso cada una de mis bandejas.

MIS LISTAS GTD EN OUTLOOK.

Para crear las listas de GTD, utilizo las tareas de Microsoft Outlook 2010, que las tengo sincronizadas con mi móvil, permitiéndome andar con el sistema en cualquier lugar. Cada lista son tareas clasificadas en categorías.

1.- Inbox: Es la bandeja de entrada

2.- Esperando Por: Son todas las cosas las cuales he delegado o alguien se ha comprometido conmigo.

3.- @Accion_#CONTEXTO#: Son las acciones que tengo que realizar en cada contexto. Tengo creada una categoría — acción por contexto— , simplemente porque las aplicaciones para teléfonos móviles existentes no permiten el filtro por dos categorías a la vez.

4.- Alguna Vez/Quizás: son las tareas que en la revisión semanal evalúo las siguientes acciones o las mantengo en esta categoría.

5.- @#Contacto#: Tengo una categoría por contacto “importante” y la uso cuando tengo temas que conversar con ese #Contacto, es decir, cuando lo vea la próxima vez. También uso esta tarea combinada con esperando por, con el mismo fin.

6.- Proyectos GTD: la utilizo para indicar que esta acción pertenece a un proyecto, y me es más fácil listar las acciones de los proyectos en curso.

7.- Next Action: la utilizo en mayor medida, para indicar que es una próxima acción y no solo una acción como la marco en @Accion_#CONTEXTO#. En realidad las acciones que no son próximas deberían ir en algún día quizás, pero me queda mas cómodo tener todas las acciones e ir marcando como próxima acción las que tengo que ejecutar.

8.- El Calendario: anoto todas las reuniones que tengo que realizar en una fecha y hora determinada, no hay tareas, ni reservo tiempo para la tarea X.

Para visualizar el sistema, tengo tres principales vistas personalizadas de tareas en Outlook.

1.- Por categorías: que muestra el sistema completo, sin ningún filtro.

2.- Por Next Action: Filtro todas las acciones que son — Próximas acciones—.

3.- Por Proyecto GTD: Filtro todas las acciones que pertenecen a proyectos. Adicionalmente comienzo la tarea con un tag, como los de twitter #ProyectoSecreto y con el buscador me muestra todas las tareas relacionadas.

Básicamente con estas listas, soporto todo el trabajo tanto laboral como el del hogar. Para los archivos de referencia utilizo carpetas del sistema, que mostraré en próximas entradas.

Gracias por la fotografía a seudoanonimo.

Ahora cuéntame sobre ti… ¿Cómo organizas tu sistema GTD? ¿Qué software usas? ¿Qué cambios me recomendarías realizar a mi sistema de listas?…

Incentívame a seguir escribiendo comentando los artículos…

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15 comentarios

Publicado por en 10/11/2011 en Productividad

 

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15 Respuestas a “Mis listas de GTD.

  1. sergiodmt

    10/11/2011 at 20:04

    Utilizo evernote con una lista de tareas diarias que muevo a tareas realizadas para controlar lo que voy haciendo

    En el buzón 4 carpetas: pendiente_respuesta lo que me deben, pendiente_responder lo que debo, lectura para las cosas informativas y archivo para todo lo ya leído (así las búsquedas van ahí)

    Todo en papeles para recoger pero todo lo acabo volcando a la lista de evernote (un libro de urgente_importante y otro de importante_no_urgente)

    Gracias por compartir!!!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      11/11/2011 at 9:59

      Gracias Sergio por compartir tu forma de trabajo. Pero me gustaría saber ¿Cómo manejas el INBOX de las cosas que no te llegan al correo?

       
  2. JC

    11/11/2011 at 15:52

    Julio:

    Conozco de primera mano el tema de las categorias en Outlook porque los uso (en mi caso es un 2003) y un Blackberry. Lo que yo hago con las tareas es marcarlas en múltiples contextos cuando corresponde, para que aparezcan donde yo decidí que lo hagan. Así tengo pocas categorías / Contextos para andar conmutando.

    En términos generales me funciona muy bien.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot
    Ultima Nota:¿Qué quiero de mi sistema de organización?

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      12/11/2011 at 2:26

      Si es excelente forma, también lo uso de esa forma cuando la misma tarea la puedo realizar en diferentes contextos. Yo utilizo mi movil con android y no he logrado encontrar algun programa que me permita filtrar con dos categorías a la vez…

      muchas gracias por pasar y compartir tu buena experiencia con Outlook 2003…

       
  3. Alejandro Álvarez

    11/11/2011 at 19:17

    Hola Jeroen!

    En mi caso utilizo Remember The Milk sincronizada en web,iPhone y iPad. Anteriormente habia utilizado NirvanaHQ pero la deseché porque su interfaz móvil dejaba mucho que desear.Bueno,me meto en mis listas:
    – Next: Para todas las próximas acciones.A cada acción le vinculo tiempo/energia, el proyecto/area de responsabilidad al que pertenece y su fecha de caducidad(en caso de que tenga alguna).
    – Projects: Todos los proyectos que tengo activos durante la semana en la que me encuentro.
    – Projects (Inactive): Los proyectos que habia comenzado pero que no voy a poder hacer frente durante la semana (Detectado durante la revisión semanal)
    – Someday/Later: Cosas que seguramente haga en un futuro
    – Someday/Maybe: Cosas que no sé si haré.
    – Calendario: Únicamente dos listas, “Citas y tareas” y “Recordatorios y Seguimiento”. La estructura de estas listas está inspirado en las enseñanzas de Aguayo en DutuDú.
    Aparte de estas listas tengo todas las próximas acciones filtradas por contexto y contacto(aqui tambien añado las acciones a la espera)

    Por último, tanto en mi correo personal como profesional tengo un archivo y las siguientes carpetas(@Pending,@Waiting). Pese a mantener seguimiento de estas tareas en el mail, también las añado a RTM para no perderles la pista y tener todo en un único sitio.

    Y eso es todo!!

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      12/11/2011 at 2:41

      @Alejandro

      te comento que este post pertenece a este blog Notefaltatiempo.cl, y que lo publicitó el gran Jeroen.. 😉

      Me parece excelente tu sistema!!!. Me llama la atención la lista Proyects inactive: proyectos que por alguna razón no vas a poder realizar, lo que no me queda claro es si nunca los podrás realizar o los dejarás pendiente. ¿Que haces para no acumularlos en la lista Proyectos Inactivos, como si fuera un cementerio de lo que no pudiste hacer?

      Me encantó la idea de las listas Someday/Later — que creo que mi sistema se asemejaría a Acciones — y la lista Someday/Maybe que sería en mi sistema Algun Día/Quizas.

      muchas gracias por pasar, y espero que sigas leyendome…

       
      • Alejandro Álvarez

        12/11/2011 at 16:36

        Hola Julio!
        Me di cuenta del despiste según envié el post…llegué via Jeroen y por eso la confusión!
        La lista Projects Inactive tiene proyectos que ya se habian empezado en su momento pero que durante la revisión semanal te das cuenta que no vas a tener tiempo a hacer durante la semana que comienza.Lo importante es revisar esta lista en la sgte revisión para ver si dejamos es proyecto “durmiendo” o lo volvemos a activar.Si esta lista se te llena muy rápido de proyectos deberás reflexionar si,tal vez,no estarás intentando hacer más de la cuenta.
        Sobre la lista Someday/Later, en realidad se trata de un subconjunto de Someday/Maybe pero con cosas que estás más convencido de que harás en un futuro cercano (pero no las has empezado,sino se trataria de un proyecto inactivo).

        Se me olvidó mencionar una lista en el post anterior:
        – Next/Inactive: Son próximas acciones que se encuentran también “dormidas”.La mayoria de las veces contendrá las próximas acciones de proyectos que,por alguna razón,se han pasado a la lista Projects/Inactive. El objetivo de esta lista es eliminar cualquier tipo de ruido sobre mi pista de próximas acciones,teniendo ahi ùnicamente las verdaderas próximas acciones con las que estoy comprometido.

        Si hay algo que no queda claro,aqui me tienes!

        Un saludo

         
      • Julio Ortiz Gonzalez

        14/11/2011 at 12:51

        @Alejandro Bienvenido ;-). Perfecto me queda muy claro tu sistema, y lo encuentro bastante completo.Voy a agregar al sistema de proyectos Activos e Inactivos, que yo actualmente lo manejo a nivel de tags, pero creo que teniendo una clara lista de Proyectos es mucho mas facil recordar si falta esa próxima acción…

        Saludos!!

         
  4. Julián Sevilla

    13/11/2011 at 20:57

    Hola Julio, buen artículo.
    Yo utilizo Evernote y coincido contigo en muchas categorías (libretas en mi caso) entrada, tareas quizás, proyectos, next task,…

    Pero quería destacar un elemento fundamental de esta herramienta que es la capacidad de compartir libretas por lo que la categoría “esperando por” se convierte en una libreta compartida con tu colaborador y permite hacer seguimiento a la evolución de esa tarea.

    Claro siempre y cuando esa tarea dependa de un colaborador cercano al cual puedas “inducir” a utilizar Evernote.

    Un saludo

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      14/11/2011 at 12:56

      @Julian,
      Si estuve utilizando EverNote algún tiempo, lamentablemente mi empresa lo tiene bloqueado a nivel Web por lo que simplemente lo tuve que descartar por eso. Cuando tienes un equipo de trabajo a cargo, es una forma bastante buena de que tus trabajadores revicen facilmente sus tareas. aunque para lo que indicas, te recomiendo mas https://qubity.com/s/es es una herramienta muy poderosa para poder controlar los proyectos, mucho mas flexible para poder manejar las tareas pequeñas…

      Bienvenido y espero seguir viendo tus comentarios por estos lados ;-)..

       
  5. simonjosepulido

    24/12/2011 at 3:10

    Hola, Julio. Me encontré ayer tu blog desde Murcia (España), al otro lado de los dos océanos, buscando touchdown -categorías – outlook, y me gustó mucho tu título “no te falta tiempo”. El tiempo es el único recurso democrático, igualitario. Todos tenemos 24 horas, lo que no hagamos no depende del tiempo que tenemos, sino del tiempo que empleamos en otras cosas, etc. En fin, gran nombre, muy sugerente.
    Buscaba las tres palabras que te indicaba arriba porque tengo algo más de un centenar de categorías en mi Outlook 2003 sincronizado con touchDown en un terminal Android recientemente adjudicado por mi empresa y el Outlook Web Access para conectarme desde el portátil.

    Cada vez que no pongo exactamente el mismo nombre de categoría al proyecto al que corresponde la acción (tarea Outlook-touchdown) al que adjudico la acción se me alarga la lista de categorías y esto me hace emplear un tiempo excesivo en subir y bajar por la lista… Aburrido.

    De modo que me voy a quedar con las categorías que he nombrado como
    @A-la-espera-de,
    @Algún-día,
    @Casa,
    @Conectado,
    @Donde-sea,
    @Llamadas,
    @Oficina,
    @Ordenador (el ordenador de la oficina),
    @Portátil (el ordenador portátil para cuando estoy en casa o “en tránsito) y
    @next (para las próximas acciones, aunque he de ser más disciplinado en su uso, recientemente me he dejado llevar por las sacudidas de mi entorno…).

    Y me apunto al hashtag twittero en el asunto de las tareas para los proyectos. así se pueden filtrar con facilidad las tareas de los proyectos. De esa manera puedo mantener una lista de proyectos a mano que volcaré periódicamente a excel y los proyectos que pasan al archivo no se quedan engordando y entorpeciendo mi lista de categorías.

    Este sistema de los hashtags se parece a The-Deadline, una app de Chrome, iPhone y Android que asignaba tareas a compañeros de trabajo, aunque desistí porque les obligaba a loguearse con Google. Es muy flexible adjudicar una acción a un proyecto, y también finalizar los proyectos, enviarlos al archivo y lograr que no dejen rastro.

    Los 2-3 posts que he leído sobre tu sistema me están siendo de gran ayuda. Muchas gracias!
    Tengo una pregunta: ¿Cómo eliminas (del todo, para que no vuelvan a verse) las categorías antiguas, tanto de Outlook.

    Más adelante me ocuparé de implantar sistemas de notas en el móvil, actualmente uso las notas de mi libreta, o muevo los correos a las tareas, o escribo directamente las tareas. Lo bueno de Android es que puedes incluso dictarle las tareas de viva voz en algunos terminales. Lástima que los acrónimos de los proyectos en que ando metido sean tan impronunciables…

     
  6. Julio Ortiz Gonzalez

    24/12/2011 at 14:49

    Primero que todo bienvenido @simonjosepulido al mundo de la productividad y GTD, te aseguro que tu vida cambiará para bien, y esas 24 horas, las sentirás que ahora son 30 :-).

    Sobre las listas, explota la potencialidad que tiene Outlook de poner 1, 2, 3 o mas categorías a cada tarea, por lo que podrías eliminar la categoría @Donde-sea. Sobre la categoría @next sería bueno que me explicaras cual es el objetivo, ya que pensé que @casa @oficina las tenías para tus próximas acciones. Recuerda poner en el sistema solo las próximas acciones no toda la secuencias de tareas de un proyecto.

    Sobre las notas en el móvil, Catch y Evernote te pueden servir muchísmo.

    Para eliminar categorias, busca la opcion de categorizar de outlook y luego encontrarás un botón eliminar.

    Suerte con tu implementación con GTD.. y espero seguir viendote por acá…

    Escribes muy buenos post en tu blog.. seguimos leyendonos…

    Saludos y Feliz Navidad.

     
    • simonjosepulido

      25/12/2011 at 4:44

      Muchas gracias Julio.
      Estoy haciendo limpieza y @next también caerá de mi lista (además de @Donde-sea, que en paz descanse), no tenía sentido mantenerla.
      Todo lo que no sean próximas acciones irá como tareas a @Algún-día, y aún tengo que decidir cómo organizaré las etapas futuras de los proyectos, usando notas(me gustará probar Catch y Evernote) o usando tareas de @Algún-día que ya tienen un # adjudicándolas a su proyecto.
      Sobre la eliminación de categorías, al haber usado una categoría en cada proyecto, asignándolas a cada tarea (fui demasiado paciente con esto, me temo), no tengo muy claro que sea tan sencillo. Las estoy borrando con el OWA, pero no sé si seguirán visible en el TouchDown, estorbándome y frenándome a la hora de clasificar tareas. Pero como en adelante sólo voy a usar las categorías con @, los contextos aparecerán al principio de la lista.
      Lo que sí tendré que hacer a menudo es revisar la lista de # para asegurarme la coherencia de las tareas en la lista de proyecto (Asegurarme de que todas se llaman igual y de que no hay pequeñas variaciones ortográficas que me oculten la tarea al filtrar por #). Pero a pesar de todo este confuso párrafo, creo que ahora lo tengo mucho más claro. Gracias de nuevo por la linterna y por tener la paciencia de ojear mis posts. Por supuesto que seguiré leyéndote, estas en mis RSSs.

       
      • Julio Ortiz Gonzalez

        26/12/2011 at 12:20

        Si es mas sencillo de hacer que explicar el tema de las categorías. Cuando las elimnines, debes buscar todas las tareas/citas asociadas a esas categorías (ya que al eliminarla no se eliminan de las tareas), y debes ir tarea por tarea eliminando esa asignación.
        Me parece que estas tomando excelente camino para implementar GTD. Felicidades y bienvenido a NoTeFaltaTiempo.cl

         
  7. David Contreras Magaña

    20/08/2012 at 8:59

    Hola!

    Yo después de usar 3 años Remember the milk, me pasé hará 1 a Wunderlist, y más contento, la verdad.

    Las mías:

    – Bandeja de entrada (lo que aún no tiene forma o no he decidido/clasificado)

    – Personal (recados, cosas que hacer, etc.)

    – Estudio (lo relacionado con mis estudios, libros que quiero leer próximamente, etc.)

    – Trabajo (cosas relacionadas con mi trabajo pero que NO son trabajo. En el trabajo tengo una hoja de papel con lo que tengo que hacer, a la que saco una foto cada día. Esas cosas sólo quiero hacerlas en el trabajo. En esta lista van cosas más como comprar un tupper para la oficina, o unos post it etc.)

    – Proyectos (eso. Como no tengo sublistas, cada proyecto lo meto como una tarea con dos puntos “:” y despues las siguientes acciones separadas por ” | “. “Aprender a tocar la trompeta: Buscar una academia | Buscar comparativa de marcas de trompetas” etc.)

    – Seguimiento (tareas que dependen de otra persona, entre corchetes pongo el motivo de la espera “Comprar nueva TV [Esperar al día 1 a cobrar]”)

    – Lista de la compra (compartida con mi pareja, sobre todo alimentación y cosas para la casa. Si la compra es para mi, lo suelo meter en “Personal”)

    – Algún día (esta me encanta.)

    No tengo una lista de “Acciones siguientes”, y en general el formato de la lista de proyectos me sirve. Tampoco suelo usar contextos como “Casa” o “Ordenador”, ahora bien, decir que suelo tener como mucho unas 20-30 tareas, no “granulo” demasiado.

    ¿Qué decís? 🙂

     

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