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Las bandejas de entrada de mi vida

23 Oct

La punta del iceberg en GTD es la bandeja de entrada, la cual cumple la función de una bolsa de “cosas” que llegan a nuestra vida; en la cual depositamos nuestra confianza en ella, ya que si dejamos algo en “la bandeja de entrada”, tendremos la tranquilidad que podemos pensar mas tarde lo que debemos hacer con esas cosas, y nuestra mente descansará y nos liberará del estrés.

Crear y saber utilizar tus bandejas de entrada, es uno de los hitos mas importantes en GTD, y lo mejor, que es el mas fácil de agregar a tus hábitos personales.

Bueno, vamos al grano, ¿Cómo comencé a implementar mis bandejas de entrada?, lo primero que me puse a pensar es en identificar desde donde llegaban las cosas a mi vida, la primera bandeja que estaba en la lista fue el email, — que tengo uno personal y otro laboral —, también me llegan algunas cartas por correos de chile a la casa, las cuales eran principalmente estados de cuentas. Después de pensar largamente si había alguna mas, lamentablemente la última que encontré, fue mi mente, es decir, de lo que me acordara en algún momento. En ese momento, me dí cuenta que tenía un gran desorden en mi vida, y que no podía seguir de esa manera, si es que realmente quería aprovechar mi vida.

Después de tener claro — mi descontrol — , analicé en cuales eran las bandejas que debía tener, y también tenía claro, que no tenía que tener muchas bandejas, ya que a futuro sería mas difícil realizar el posterior procesamiento — del cual hablaré sobre esto mas adelante. Entonces comencé a listar cuales eran los lugares físicos que generalmente estaba, y que tipo de cosas llegaban a mi vida — papeles, correos, CD’s, emails, etc. — , con las cuales comenzaría a llenar mis bandejas, y así comencé pensando en cada uno los lugares, en el cual pasaba la mayor parte del tiempo:

  • En el trabajo: el 50% estoy sentando en mi oficina frente a mi notebook, y el restante en reuniones de trabajo o coordinaciones con otros equipos, en las cuales algunas veces portaba mi notebook, u otras veces, solo con una libreta de papel, por lo tanto, debía pensar como crear mis bandejas en base a este mundo. La conclusión fue, cuando estaba con el computador, utilizar las tareas de Microsoft Outlook 2010, asignándoles la categoría que llamé Inbox — que le asigno rápidamente con Ctrl-F2 —, y cuando estoy, en reuniones sin el notebook, anoto en mi libreta de papel, que también llevo a todos lados, y no me refiero solo al trabajo.
  • En mi casa: estoy en mi habitación, sentado en el escritorio, en el comedor y en el living por lo general, y también tengo un buzón en conserjería. La mayoría de las cosas que “me llegan” en este contexto, son ideas que se me ocurren, cosas que me pide mi esposa o que me comprometo con ella, también me llega correspondencia que está en conserjería, también otras cosas que me comprometo por teléfono con mi hermano y mamá. Dado este mundo, comencé con una libreta, anotando las cosas y lo que me sucedió fue que socialmente, me miraban extraño otras personas cuando yo sacaba mi libreta y me ponía a anotar ;-), y era recurrente que comenzaran las preguntas de porqué anotaba todo, y el interrogatorio mas de alguna vez me desgastaba mas de la cuenta. Motivo esto, me compré un StmartPhone con Android, y hago lo mismo lo mismo que hacía con mi libreta, pero ahora la gente piensa, que estoy en facebook, twiter o haciendo cualquier cosa, es decir, pasa mas desapercibido, o como decimos acá en Chile — paso mas piola—.
  • En transito: y a este lugar me refiero, a cualquier lugar que no sea mi casa o trabajo, bueno acá si que no tenía absolutamente nada, y rápidamente se me vino a la mente, utilizar mi SmartPhone, el cual llevo a todas partes, y me permite varias formas de recopilación, puedo crear tareas escritas, y lo bueno que se sincronizan con Outlook, también puedo tomar fotos, notas de voz cuando no puedo escribir. Para realizar esto, uso una aplicación llamada Catch,  que permite realizar todo esto, y además se pueden ver las notas por Internet a través de https://catch.com.

En entradas posteriores, les comentaré como recopilar e ir dejando las cosas en las  bandejas de entrada, y como organizarse para no perder esas valiosas cosas que pasan por tu vida.

De esta forma comencé el camino hacia alguna forma parecida a GTD.

Ahora cuéntame sobre ti, ¿tienes bandejas de entrada?¿Cuál fue el resultado de identificar tus bandejas de entradas? ¿Tienes lugares físicos especiales que no sepas como crear una bandeja de entrada? ¿No sabes por donde comenzar? No dudes en escribir tus comentarios de tus actuales experiencias sobre esto.

Mis agradecimientos a dnkemontoh por compartir la fotografía.

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9 comentarios

Publicado por en 23/10/2011 en Productividad

 

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9 Respuestas a “Las bandejas de entrada de mi vida

  1. Berta Carmona

    25/10/2011 at 7:59

    ¡Hola Julio! Me gusta mucho tu blog y el objetivo que persigues, así que me suscribo a tus entradas… Mucha suerte en la blogosfera y seguiremos leyéndonos…

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      25/10/2011 at 9:14

      Muchas gracias Berta, es un proyecto que estoy recién comenzando, pero con muchas ganas de entregar mi punto de vista que es productividad. Sigamos leyéndonos…!!

       
  2. JC

    26/10/2011 at 14:56

    Si, un mecanismo es no tener una única Bandeja de Entrada, y si un esquema de integración del material. Por lo demás, todo lo accionable pasa cuanto antes a mi sistema de organización. El resto, lo cargo cuando tengo tiempo suficiente, dado que no es ni urgente ni importante.

    Interesante nota.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com/

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      26/10/2011 at 15:17

      Entiendo tu punto de vista tener una bandeja “Accionables” y otra ” no importantes”, aunque David no lo recomienda.. ya que la “no importantes” pude caer al olvido..
      aunque algún tiempo estuve realizando algo parecido, y llegué a la conclución que procesar bandeja de entrada no significa “realizar las cosas”, ya que si tienes muchas cosas en tu bandeja de entrada, puedes disminuir los dos minutos de las tareas rápidas quizás a 1, así puedes lograr vaciarla completa en menos tiempo y ya tienes en el sistema tienes claremente las próximas acciones físicas listas para ejecutar. De esta forma cuando decides que próxima acción realizar, ya las tienes todas listas para ejecutar.. y no en la bandeja de entrada..

      Creo que no es bueno decidir si es accionable, importante, urgente, etc. en la bandeja de entrada, ya que ese no es el momento de pensar, el momento es cuando procesas tus bandejas..

       
  3. JC

    02/11/2011 at 21:40

    Creeme, tratar de meter todo en la misma bandeja de entrada a cierto nivel de actividad genera una recarga de elementos de tal magnitud que prefiero meter en el sistema diractamente. Si lo tengo que archivar, lo archivo donde va, si lo tengo que anotar para hacer lo mando al To DO list, y si tengo que responder ejecuto.

    Depende mucho de la carga. El método de Allen es muy lindo si la carga de trabajo es razonable. Cuando se pasa de lo standard empiezas a hacer agua, porque no puedes asegurar todos los días disponer de tiempo para ordenar tu bandeja IN. Muchas veces tienes sencillamente que ponerte a trabajar a primera hora. Dos días de acumulación en el IN, y ya tienes que dedicar mucho tiempo a volver a poner en caja.

    Cada caso es un mundo. No me sumo a la lista de los “GTDistas” a cualquier costo.

    Saludos

    JC

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      02/11/2011 at 23:32

      JC, creo que detallaste mucho mejor con respecto al mensaje anterior sonbre tener una bandeja urgente/importante. Creo que tienes mucha razón, que cuando dejas muchas cosas en la bandeja sin procesar, genera estrés, sobretodo cuando no tienes tiempo de procesar tu bandeja de entrada. El método de “bypass” de la bandeja de entrada también lo realizo, cuando es mas conveniente que registrarlo en la Inbox, es decir, generar la próxima acción directamente, o archivar algo, etc.
      Hace algún tiempo me exijo, “tener tiempo para procesar mi inbox” , y como todo el mundo, algunas veces tengo tantas cosas urgentes — que me olvido de lo importante–, pero esto lo trato de evitar de cualquier forma, y reservo esos 30 minutos diarios que me demoro en procesar el inbox… considerando que me llegan 200 correos + unas 50 cosas que tengo en los demás inbox.

      En el caso cuanto tengo rebalsado mi sistema, realizo estas acciones:

      1.- Intento negociar el retraso de los entregables — que están en mis próximas acciones –.
      2.- Evito adquirir nuevos compromisos así disminuyo la presión en el inbox.
      3.- Enfocar a “disminuir” la urgencia de la tarea que me esta colapsando si es posible, si no se puede, busco apoyo a otros personas ya sea en casa u oficina.
      4.- No me permito descuidar el sistema, que esto es lo que mas me cuesta realizar… reservo en la agenda el tiempo para realizar revisiones diarias, semanales y mensuales, y si tengo que destinarle tiempo extra a estas actividades, la mayoría de las veces lo hago.
      5.- Me salto las entradas en los blogs … o aviso de la pausa 🙂

       
  4. Jon Ander

    07/10/2012 at 18:49

    Buen artículo.
    Nosotros trabajamos con metodología GTD desde hace tiempo (sin saber entonces que así se llamaba) y vamos afinando.
    Algunos apuntes:
    Realizamos GTD con Gmail.
    Android APPs
    Gtasks que se sincroniza al instante con Google tasks. No es tan completa como otras apps para GTD pero en su sencillez está su buena utilidad.
    Calengoo (de pago) calendario+tareas completísimo
    Extensiones como ActiveInbox for Gmail (para chrome) hacen del Gmail una herramienta muy potente para hacer que las cosas ocurran.
    Por otra parte todavía GTD no parece haber calado fuerte en las redes sociales.
    saludos

     
  5. bigara

    07/10/2012 at 18:53

    Buen artículo.
    Nosotros trabajamos con metodología GTD desde hace tiempo (sin saber entonces que así se llamaba) y vamos afinando.
    Nosotros utilizamos Gmail + Gtasks como herramientas básicas de metodo GTD
    Algunos apuntes:
    Android APPs ~ Gtasks
    – Gtasks: que se sincroniza al instante con Google tasks. No es tan completa como otras apps para GTD pero en su sencillez está su buena utilidad.
    – Calengoo: (de pago) completísimo
    Extensiones como ActiveInbox for Gmail (para chrome hacen del Gmail una herramienta muy potente para hacer que las cosas ocurran.
    Por otra parte todavía GTD no parece haber calado fuerte en las redes sociales.
    saludos

     
    • Julio Ortiz Gonzalez

      01/12/2012 at 21:19

      Gracias, Calengoo nunca la he utilizado, creo que puede ser una buena herramienta, la miraré…
      sobre las redes sociales, ya hay varias aplicaciones, que simulan redes sociales internas…
      gracias por pasar por notefaltatiempo

       

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